Dobrze skonstruowana umowa to gwarancja na wypadek niewywiązywania się drugiej strony ze swoich zobowiązań. Zabezpieczy cię przed poniesieniem dodatkowych kosztów, pomoże uniknąć niepotrzebnego stresu w okresie przedświątecznym.

1. Pamiętaj o zachowaniu formy pisemnej

Kluczowym elementem organizacji każdego eventu jest umowa zawarta na papierze i koniecznie podpisana przez zainteresowane strony przed rozpoczęciem imprezy. Pomaga to uniknąć niepotrzebnych napięć i stresu w przypadku jakichkolwiek problemów.

Praktyka ta dotyczy zarówno nowych współpracowników jak i firm, z którymi działamy od wielu lat. Jeśli po zawarciu umowy będziesz chciał cokolwiek zmienić lub doprecyzować, koniecznie podpisz aneks. W momencie pojawienia się trudności wszyscy zapomną o ustnych ustaleniach.

2. Określ precyzyjnie przedmiot umowy i obowiązki obu stron

Dobra umowa powinna być precyzyjnie i jasno sformułowana. Dokładnie określ przedmiot umowy oraz obowiązki obu stron. Nie pozostawiaj w umowie wieloznaczności i możliwości interpretacji w dowolny sposób. Często cena oferowana w ofercie podstawowej różni się znacznie od tej na fakturze, gdyż nie zawiera np. dodatkowej obsługi czy ukrytych opłat.

Tu wracamy do potrzeby stworzenia bardzo szczegółowego zapytania ofertowego, tak by nie było wątpliwości, co zawiera cena. Warto rozbić poszczególne składowe na osobne linie z wyceną. Skumulowana cena za wydarzenie zawsze pozostawia furtkę na dodatkowe interpretacje.

3. Określ dokładnie terminy realizacji poszczególnych etapów wydarzenia

Jeśli zależy ci, aby impreza była organizowana w spokojnej atmosferze, a nie na ostatnią chwilę określ jasno ramy czasowe całego wydarzenia oraz terminy realizacji poszczególnych etapów zadania. Jeśli event odbywa się w twoim biurze ustal, kiedy wykonawcy muszą uzyskać dostęp do pomieszczeń, aby przygotować wszystko na czas. Warto zapewnić sobie bufor czasowy, by być pewnym, że w dniu imprezy wszystko będzie dobrze przygotowane.

4. Prawa autorskie – nie zapomnij o nich

Jeśli korzystasz z usług artystów, to pamiętaj o tym, aby nabyć odpowiednie licencje i prawa do utworów. Należy zadbać o określenie strony, która wnosi ewentualne opłaty na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi (ZAIKS).

5. Konkurencja – jak się uchronić

Dobra umowa uchroni także nas samych. Koniecznie umieść zapisy, które uniemożliwią wykorzystanie twoich autorskich pomysłów przez podwykonawców. W umowie zawrzyj również klauzulę o zachowaniu poufności lub podpisz odrębną umowę w tym zakresie. To szczególnie istotne jeśli wydarzenie i jego przebieg celowo nie jest w całości znane uczestnikom. Uchroni nas to przed wyciekiem informacji.

6. Sytuacje nieprzewidziane w umowie

Ostatnim elementem, wartym uwagi są sytuacje trudne do przewidzenia, przed którymi należy zabezpieczyć się w umowie. Zapisy powinny określić odpowiedzialność poszczególnych stron w przypadku konieczności odwołania czy zmiany terminu imprezy. Koniecznie ustal zasady wzajemnych rozliczeń, kwestie ubezpieczeń czy zwrotu poniesionych kosztów.

7. Wykorzystaj narzędzia elektroniczne i wynegocjuj najlepszą cenę

Cały proces wyboru wykonawców czy agencji eventowej możesz usprawnić, korzystając z elektronicznych narzędzi zakupowych takich jak eRFx czy aukcje elektroniczne do ustalenia ostatecznej ceny.


>> Znajdź organizatora eventu świątecznego  >>


Podobne