Małe i średnie przedsiębiorstwa co rusz szukają rozwiązań zakupowych, które usprawnią proces i przyniosą firmie dodatkowe korzyści. Jedną z najbardziej skutecznych metod jest przeprowadzanie zakupów w chmurze.

W artykule tłumaczymy, dlaczego tak jest.

Platforma zakupowa w chmurze

Narzędzia zakupowe na co dzień doskonale usprawniają pracę. Dzięki nim kontrolujemy wydatki, łatwiej przeprowadzamy transfery, korzystamy z factoringu, możemy szybko przeanalizować sytuację w firmie, a przede wszystkim oszczędzamy czas i pieniądze.

Aby jednak czerpać jeszcze więcej korzyści, zyskać czas i uporządkować wszystkie dokumenty dotyczące transakcji zakupowych, warto korzystać z rozwiązania w chmurze. Zakupy w chmurze, czyli takie, które wykorzystują zewnętrzny serwer, to prosty i bardzo skuteczny sposób na przejrzyste transakcje firmowe i oszczędności.

Rozwiązania chmurowe dla MŚP takie jak np. OnePlace to przestrzeń, w której firmy nawiązują relacje biznesowe i z powodzeniem przeprowadzają transakcje handlowe. Zakupy w chmurze pozwalają na łatwe i szybkie kupowanie, sprzedawanie, a przede wszystkim rozliczanie płatności.

Zakupy w przedsiębiorstwie

Każdy przedsiębiorca poszukuje dostawców, a także kupuje towary i usługi na różne sposoby. Najczęściej korzysta z tych dostawców, których już zna, a jeśli osoba odpowiedzialna za zakupy w firmie potrzebuje rozszerzyć listę, nowych dostawców musi poszukać na własną rękę.

Poza tym poszczególne działy często dokonują zakupów samodzielnie, w oderwaniu od całej organizacji. W takim wymiarze zakupy stają się czasochłonnym i bardzo kosztownym procesem.

Brakuje kontroli nawet nad małymi transakcjami, proces staje się nierentowny, a wyniki operacyjne wysokie. W związku z tym warto wybrać taką drogę, która najlepiej odpowie na potrzeby firmy.

Platforma zakupowa w chmurze jest najlepszym na to rozwiązaniem. Znacznie skróci czas poświęcony na realizację zakupów oraz pozwoli wygenerować oszczędności.

Dodatkowo główny cel, jaki przyświeca wprowadzeniu takiego rozwiązania do firmy to koncentracja na zarządzaniu dostawcami, przy zapewnieniu jakości produktu oraz jednoczesnym obniżeniu kosztów.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze?

Aby narzędzie dobrze sprawdziło się w organizacji, należy pamiętać, by było dobrze dopasowane do jej specyfiki. Przed wyborem narzędzia warto odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:

  • W jakim obszarze kupujemy?
  • Na jakie usługi, towary szukamy oferentów?
  • Ile osób jest zaangażowanych w zakupy w całej organizacji?

Dzięki nim łatwiej nam będzie dobrać odpowiednie narzędzie do naszych potrzeb.

Dodatkowo warto przyjrzeć się takim elementom jak:

Zakres działania

Przed wyborem dokładnie poznaj wszystkie funkcjonalności oraz wymagania dotyczące zamówień, które są kluczowe dla organizacji. Zobacz, w jaki sposób możesz zintegrować rozwiązania zaopatrzenia, by odpowiadały potrzebom firmy. Sprawdź, czy system daje Ci pełne i nowoczesne możliwości.

Dla MŚP przewidziano 3 najważniejsze obszary, w których pomaga chmurowe rozwiązanie:

  • badanie rynku;
  • zbieranie ofert;
  • elektroniczne negocjacje.

Koniecznie sprawdź, w jaki sposób narzędzie konstruuje postępowanie, czyli jak określa jego zakres oraz specyfikację. Sprawdź, jak wygląda proces kwalifikacji dostawców. Bardzo ważnym aspektem transakcji jest ich transparentność.

Zweryfikuj, czy narzędzie zapewnia pełną transparentność w pozyskiwaniu dostawców, jak wygląda proces ich weryfikacji oraz jak przeprowadzana jest komunikacja pomiędzy stronami. Sprawny i przejrzysty kontakt pozwoli zaoszczędzić czas i szybko załatwić wszystkie formalności.

Jedną z ważniejszych, a na pewno bardzo przydatnych funkcjonalności jest możliwość przeprowadzania elektronicznych negocjacji. Do tej pory strony negocjowały ze sobą drogą telefoniczną. Teraz negocjacje można prowadzić za pomocą systemu, co pozwala na szybkie i przejrzyste decyzje.

Sprawdzając funkcjonalności, koniecznie zobacz, jak wygląda raportowanie oraz analityka w narzędziu, z którego chcesz korzystać. Informacje zebrane z danych historycznych dotyczących cen produktów i dostawców mogą wzmocnić Twoją pozycję negocjacyjną i zapewnić lepsze ceny.

Baza dostawców w danych kategoriach

Solidna baza dostawców to podstawa dla udanych zakupów. Zwróć uwagę na to jak duża jest baza dostawców w kategoriach, w których firma najczęściej dokonuje zakupów. Pamiętaj jednak, że w procesie zakupowym jakość ma równie duże znaczenie, co ilość, dlatego przyjrzyj się mechanizmom weryfikacji dostawców.

Świetnie, jeśli narzędzie może identyfikować na przykład dostawców wysokiego ryzyka, których można natychmiast wykluczyć, by uniknąć nieprzyjemnych rozczarowań w przyszłości. Wtedy masz pewność, że Twoja baza zawiera jedynie uczciwych dostawców, którzy zrealizują zakupy na miarę firmowych potrzeb.

Oprogramowanie jako usługa

Wprowadzenie chmurowych rozwiązań zakupowych wymaga uwagi. W związku z tym bardzo ważnym elementem przy wyborze narzędzia jest wszystko to, co producent oferuje po zakupie. Sprawdź, czy system z którego chcesz korzystać w firmie ma w pakiecie szkolenia z rozwiązania oraz jak wygląda proces poznawania narzędzia.

Ważne, by wdrożenie przebiegało sprawnie, a zasady funkcjonowania były jasne dla wszystkich, którzy będą korzystali z narzędzia.

Ten aspekt dotyczy także dostawców. Upewnij się, czy dostawca oprogramowania ma przemyślany plan szkoleń, który obejmie również Twoich dostawców. Gdy narzędzie będzie w pełni skonfigurowane nastąpi okres przejściowy, w którym Twoi obecni dostawcy będą mogli zacząć działać.

Ważne, by mieli ku temu jak najlepsze warunki. Wsparcie producenta oraz szkolenia mogą okazać się niezwykle pomocne zarówno dla pracowników firmy, jak i dostawców.

Dostęp bez wdrożenia

Zanim wybierzesz rozwiązanie, sprawdź jakich parametrów technicznych wymaga. Rozwiązanie Saas, na którym bazuje OnePlace, nie wymaga wdrożenia. Przez internet zyskujesz dostęp do wszystkich potrzebnych funkcji oprogramowania. Poza tym, wybierając rozwiązanie Saas zyskujesz szereg korzyści, z których najważniejsza to skuteczne obniżenie kosztów.

A wszystko za sprawą subskrypcji. Dzięki niej nie ma opłat licencyjnych, kosztów oprogramowania czy developmentu. Poza tym rozwiązania Saas bardzo łatwo się obsługuje – potrzebny jest tylko dostęp do sieci internetowej. Integracja rozwiązania z firmowym systemem jest też wyjątkowo łatwa. OnePlace z powodzeniem integruje się z systemami ERP czy CRM.

Chmura daje przewagę konkurencyjną

Zakupy B2B to nie tylko wybieranie i zamawianie towarów jak w przypadku zakupów B2C. Proces zakupowy w firmach zakłada również korzystanie z przydatnych narzędzi np. z zapytań ofertowych. Najwięksi gracze wiedzą, jak z nich korzystać, by uzyskać najlepsze warunki i minimalizować koszty.

W mniejszych firmach powielane są często mechanizmy z indywidualnych zakupów, a przecież pozycja negocjacyjna jest tu zupełnie inna. Nawet, gdy zakup dotyczy 15 laptopów, firma może zyskać zupełnie inną cenę za sztukę niż konsument indywidualny. Warto mieć tego świadomość i korzystać z narzędzi chmurowych dla MŚP takich jak OnePlace.

Podobne