Trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie firmy bez technologii. Sprzęt elektroniczny rozwija biznes i pozwala mu działać sprawnie, dlatego jest jednym z najważniejszych punktów na liście wydatków.

W artykule podpowiemy, na co zwracać uwagę przy zakupie takiego sprzętu i jak dobrze przeprowadzić proces zakupu. Powiemy też, dlaczego warto wybrać elektroniczną formę komunikacji z dostawcami.

Za przykład dobrze przygotowanej i zrealizowanej transakcji posłuży nam proces zakupu skanerów dla jednej z polskich firm.

Osoby, które odpowiedzialne są za zakupy w przedsiębiorstwie nie raz mają niełatwy orzech do zgryzienia. Jeśli nie korzystają z narzędzia do zakupów firmowych, często spotykają się z kłopotami w komunikacji z potencjalnymi dostawcami.

Muszą również poświęcić swój czas, aby znaleźć odpowiedniego dostawcę i wybrać najlepszą ofertę. Całość działań zajmuje mnóstwo czasu i nie gwarantuje sukcesu.

Często brak czasu na realizację poprawnego procesu, prowadzi do pominięcia procesu wyboru (brak możliwości weryfikacji ceny), i zakup u znanego dostawcy.

Takie postępowanie niekoniecznie musi być złe, pod warunkiem, iż decyzja dokonywana jest świadomie i bazuje na obiektywnych przesłankach np. dostawca specjalistycznego sprzętu komputerowego – monopolista w swojej podkategorii.

A przecież zakupy sprzętu elektronicznego mogą przebiegać prosto i przyjemnie dzięki platformie zakupowej i elektronicznej komunikacji z dostawcami.

Zakupy w takiej formie można przeprowadzić za pośrednictwem dedykowanych narzędzi, np. konta OnePlace Partner części Marketplanet OnePlace. To ogromne ułatwienie zarówno dla strony kupującej, jak i sprzedającej.

nagranie-02-03-02-min

Dodatkowo platforma zakupowa zwiększa standaryzację i optymalizację procesu oraz umożliwia bardziej zaawansowane negocjacje cenowe. Dzięki czemu kupujący ma dostęp do większej ilości danych i może lepiej przewidzieć trendy oraz zmiany cen.

Zobaczmy zatem, jak wygląda krok po kroku taki proces zakupu poprzez e-platformę.

Krok 1: Specyfikacja na start

Wszystko zaczyna się od konkretnej potrzeby. Na początku kupujący musi określić zapotrzebowanie na wybrany sprzęt oraz wskazać niezbędne wytyczne, preferencje, cechy i warunki techniczne i handlowe.

Taka pełna specyfikacja to przejrzysta instrukcja dla dostawców, dzięki której mogą dostarczyć prawidłową oraz odpowiadającą potrzebom ofertę.

To bardzo istotne zarówno dla kupującego, jak i dostawcy, chociażby ze względu na skuteczność i istotę procesu sprzedażowego.

Dobra praktyka:

Dzięki prawidłowo sformułowanemu opisowi przedmiotu zapytania dostawca dostarcza nam przedmiot, który najlepiej spełnia potrzeby firmy i pracowników. Kupujący jest również w stanie oszacować wartość zamówienia, precyzując dokładnie warunki techniczne i handlowe.

Krok 2: publikacja zapytania

Po sporządzeniu specyfikacji dla potencjalnych dostawców można opublikować zapytanie. Na tym etapie następuje również określenie formuły zapytania: zamknięte – do wybranych przez kupca dostawców lub otwarte – poszukiwanie nowych dostawców.

Otwarta forma zapytania zwiększa jego widzialność, co skutkuje większą liczbą ofert oraz nowych dostawców. Z kolei w przypadku wrażliwych przedmiotów zapytań oraz gdy kupujący posiada już grupę wybranych, sprawdzonych dostawców lepiej sprawdzi się forma zamknięta.

Kiedy zapytanie zostanie upublicznione informacja o nim trafia do sprawdzonej bazy dostawców w danej kategorii asortymentowej. Umożliwia to otrzymanie większej ilości ofert. Co z kolei zwiększa konkurencyjność oraz docelowo możliwość wygenerowania znacznych oszczędności. (w przypadku zapytania otwartego/z ogłoszeniem)

Krok 3: zbieranie ofert i wybór dostawcy

Po opublikowaniu zapytania lub wysłaniu go w trybie zamkniętym, do kupującego w formie elektronicznej spływają oferty. Umożliwia to automatyczną klasyfikację w oparciu o policzalne kryteria przypisane do zapytania (oszczędność czasu).

Po badaniu i ocenie oraz porównaniu wszystkich ofert następuje wybór dostawcy, którego oferta jest dla firmy najkorzystniejsza. Pamiętajmy, że wszystko odbywa się w formie elektronicznej, budując jednocześnie bazę wiedzy technicznej i handlowej dla kolejnych zakupów.

W przypadku, kiedy cały proces odbywa się drogą elektroniczną, obie strony zyskują. Przede wszystkim wspiera to elektroniczną komunikację między kupującym, a dostawcą. Dodatkowo gwarantuje optymalizację procesu oraz skraca jego czas.

Narzędzie elektroniczne gwarantuje również automatyczne porównywanie ofert, co znacznie ułatwia wybór najlepszej opcji. Z kolei sam wybór dostawcy odbywa się w pełni transparentnie, a wszystkie dane są odpowiednio zabezpieczone i archiwizowane.

Dzięki elektronizacji całego procesu, komunikacja z dostawcami staje się wyjątkowo prosta, a wybór dostawcy przejrzysty.

Dobra praktyka:

Jeśli kupujący otrzymuje bardzo zbliżone do siebie oferty i ma kłopot z wyborem najlepszej, może wykorzystać opcję dogrywki w postaci aukcji elektronicznej. Takie rozwiązanie pozwala ostatecznie rozstrzygnąć zapytanie.

Aukcja elektroniczna to bardzo szybka i sprawna alternatywa do klasycznych negocjacji, zwłaszcza w aspekcie dużej ilości dostawców biorących udział w zapytaniu.

Krok 4: Informacja o wyborze oferty

Kiedy kupujący ogłasza zapytanie, ustala terminy z nim związane, w tym datę ogłoszenia wyników. Należy również pamiętać o tym, by dopełnić formalności i poinformować dostawców o swoim wyborze.

Dzięki platformie zakupowej taka informacja szybko i sprawnie trafia do dostawcy. W samym systemie można również przeprowadzić proces rozliczania transakcji lub dostarczać elektroniczne faktury.

Narzędzia elektroniczne znacząco ułatwiają proces. Wybierając drogę elektronicznej komunikacji oraz odpowiednie e-narzędzie (konto OnePlace Partner), zarówno kupujący, jak i dostawca otrzymuje pełen wachlarz korzyści.

Dla kupującego to przede wszystkim automatyzacja i optymalizacja procesów oraz oszczędności. Z kolei dla dostawcy to zwiększenie sprzedaży poprzez dostęp do zapytań ofertowych z wielu źródeł.

Firma zamawiająca sprzęt może w prosty i przejrzysty sposób zoptymalizować swoje wydatki, a wybór dostawców dokonuje się w pełni transparentnie, szybko i efektywnie. Komunikacja pomiędzy stronami jest szybsza i prostsza, niż w przypadku tradycyjnych zakupów

Case study: zakup skanerów dla polskiej firmy

Zobaczmy teraz, jak elektronicznie przeprowadzone zamówienie wygląda w liczbach.

Polska firma opublikowała zapytanie na zakup skanerów (e-sourcing). Zapytanie ofertowe odbyło się z dogrywką w postaci aukcji elektronicznej.

Informacja o zapytaniu trafiła do 42 firm z których 25 wyraziło zainteresowanie, a w aukcji udział wzięło 9 potencjalnych dostawców.

Efektem działań był wybór oferty nowego dostawcy, który przedstawił korzystniejszą niż dotychczasowy dostawca ofertę cenową.

Dzięki elektronicznej formie realizacji przetargu cały proces przebiegał sprawnie i przejrzyście.

Kupujący osiągnął spore oszczędności, które wyniosły 16,15% kwoty wyjściowej.

Chcesz wiedzieć więcej o prostych i szybkich zakupach firmowych?
Zapisz się na demo OnePlace Partner.

Podobne