Usprawnienie zakupów w jednostce zakupowej to dłuższy proces: dążenie w kierunku działu zakupów, zarządzania asortymentem i dostawcami, a nie tylko realizacja przetargów.

Na początku może przewrotnie, ale czy w sumie w jednostce samorządu terytorialnego jest w ogóle potrzeba powoływania jednostki zakupowej?

Po podniesieniu progu zamówień publicznych do 30 tys. euro przeciętnie około ¾ zakupów jest realizowanych pod progiem zamówień publicznych. Oznacza to w praktyce, że przeciętny dział przetargów, lub dział zamówień publicznych nie realizuje nawet połowy zakupów. Działy te charakteryzują się przede wszystkim dbałością o przestrzeganie formalnych procedur.

Miarą powodzenia postępowania jest skuteczny, bez ewentualnego odwołania wybór wykonawcy.

Dlatego też na pytanie, czy w jednostce samorządu terytorialnego potrzebny jest dział zakupów, należy odpowiedzieć zdecydowanie tak.

Zamówienia realizowane pod progiem PZP w pierwszej kolejności wymagają skuteczności w rozumieniu: krótki czas realizacji potrzeby zakupowej i wygenerowane oszczędności.

Wydzielenie w ramach działu zakupów dwóch komórek: dział przetargów, dział zakupów podprogowych.

Kolejny element, który wpłynie niewątpliwie na usprawnienia to elektronizacja zamówień publicznych. Zaznaczyć należy w tym miejscu, że kontekst elektronizacji rozumiem szerzej niż tylko elektronizacja zamówień publicznych (przejście na e-komunikację z dostawcami zgodnie z wymogami Dyrektywy UE).

W moim przekonaniu elektronizacja zamówień powinna objąć także:

  • zamówienia podprogowe,
  • cały proces zakupowy od planu zakupów, poprzez wniosek zakupowy i jego akceptację, zapytania ofertowe, prace komisji przetargowej, aukcje elektroniczne, aż po aktywne repozytorium umów kosztowych i ocenę/kwalifikację dostawców.

Raz jeszcze warto podkreślić, elektroniczna komunikacja z oferentami, elektroniczne zebranie ofert to absolutne minimum. Przewagę działu zakupów dzisiaj wyznacza pełna elektronizacja procesów zakupowych i ich automatyzacja.

Pełna elektronizacja procesów zakupowych

W sytuacji, kiedy kupcy zostaną „wyzwoleni’’ z formalizacji procesów zakupowych i wyposażeni w platformę zakupową, wtedy można od nich oczekiwać realizacji strategicznych celów zakupowych.

Przede wszystkim będą to:

  • generowanie oszczędności negocjacyjnych,
  • poszerzanie bazy dostawców,
  • weryfikacja rynkowa specyfikacji,
  • ocena dostawców.

Elementem koniecznym będzie wyznaczenie odpowiednich celów strategicznych i ich mierników KPI na poziomie kupców.

Wyznaczenie celów strategicznych i ich mierzenie

Zakupy na poziomie jednostek samorządu terytorialnego charakteryzują się wielością jednostek budżetowych, które są nadzorowane przez gminy, a w mniejszym stopniu przez powiaty. W zależności od przyjętego modelu: przedszkola czy szkoły mogą być tylko wnioskodawcą zgłaszającym potrzeby zakupowe do realizacji albo też samodzielnie realizować zakupy.

Biorąc pod uwagę, że:

  • asortyment tych jednostek jest jednorodny (tożsamy rodzajowo)
  • zbudowany został dział zakupów, wyposażony w platformę zakupową,

możliwa jest agregacja wspomnianych asortymentów ich wspólny zakup.

Taka konstrukcja umożliwi stworzenie CUW-u zakupowego (centrum usług wspólnych) realizującego zakupy jako usługa dla wszystkich podległych jednostek,  nadzorowanych przez daną jednostkę samorządową.

Nie ma formalnych przeszkód, aby CUW realizował zakupy dla sąsiednich gmin (na pomocy porozumienia międzygminnego), albo dla podmiotów prywatnych, które z racji skali działalności nie mają wykształconych kompetencji zakupowych po swojej stronie.

Podsumowując, z dzisiejszej perspektywy nadmiernym problemem nie jest też ryzyko wejścia w rygory postępowania publicznego. Ustawa Prawo zamówień publicznych w obecnym brzmieniu wręcz wspiera dzielenie postępowań na części z wydzieleniem zadań dla mniejszych podmiotów z sektora małych i średnich przedsiębiorstw.

Chcesz się dowiedzieć więcej, co Cię czeka po 18.10.2018r. i jak się przygotować do zmian.
Zapisz się na nasz bezpłatny webinar:

Zagrożenia i szanse dla zamawiających związane z elektronizacją zamówień publicznych

Podobne