3 lipca br. na stronach internetowych Urzędu Zamówień Publicznych opublikowano informację o przyznaniu dofinansowania (w wyniku konkursu zorganizowanego w ramach „Działania 2.1 Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych” Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa) do projektu e-Zamówienia – elektroniczne zamówienia publiczne.

Powyższe zadanie realizowane jest przez Ministerstwo Cyfryzacji i Urząd Zamówień Publicznych w ramach ustanowionego partnerstwa.

Centrum Projektów Polska Cyfrowa rekomendowała kwotę na ten projekt w wysokości 16 mln 110 zł (tożsamą z wydatkami kwalifikowalnymi). Podpisania umowy o dofinansowanie można spodziewać się w ciągu 45 dni od dnia uzyskania informacji o wynikach konkursu.

Jest to bardzo dobra informacja dla wszystkich uczestników rynku zamówień publicznych w Polsce. Dzięki tej decyzji prace nad platformą e-Zamówienia nabiorą w końcu odpowiedniej dynamiki.

Decyzja stała się również okazją do ujawnienia bardziej szczegółowych informacji na temat samej platformy e-Zamówienia.

Ministerstwo Cyfryzacji udostępniło na swojej stronie internetowej zestaw najistotniejszych zagadnień dotyczących tej platformy. Informacje mogą być przydatne nie tylko instytucjom zobowiązanym do stosowania ustawy PZP, ale również podmiotom rynkowym chcącym zaoferować swoje platformy wspomagające proces zakupowy publicznym zamawiającym.

Poniżej wskazujemy najważniejsze zagadnienia dotyczące działania platformy e-Zamówienia oraz stanowisko Ministerstwa w danej sprawie.

Realizacja pełnego procesu udzielenia zamówienia przez platformę e-Zamówienia

Przeprowadzenie kompletnego postępowania ZP poprzez centralną Platformę nie jest możliwe ponieważ nie udostępnia ona wszystkich usług / podprocesów przewidzianych w prawie ZP.

Platforma nie będzie obsługiwała komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą w zakresie wyjaśnień, zapytań do SIWZ oraz treści ofert.

Ponadto Platforma centralna nie będzie zapewniała wsparcia procesu tworzenia i monitorowania Planu Zamówień Publicznych.

Relacja między Platformą centralną a platformami/portalami regionalnymi albo komercyjnymi

Zamawiający i wykonawcy będą mogli realizować proces udzielania zamówień publicznych na dowolnym portalu, własnym, udostępnionym przez inny podmiot lub komercyjny.

Planowane rozwiązanie łączy rozwiązanie scentralizowane z jednoczesnym udziałem wielu portali komercyjnych lub własnych zamawiających, czyniąc rozwiązanie spójnym i komplementarnym i opiera się o następujące założenia:

  • Proces udzielania zamówienia publicznego realizowany jest poprzez usługi oferowane przez komercyjne portale lub portale poszczególnych zamawiających (w tym systemy EZD).
  • Portale te wspierać będą poszczególne etapy procesu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego od momentu przygotowywania ogłoszenia o zamówieniu (lub wstępnego ogłoszenia o zamówieniu) do podpisania umowy z wyłonionym oferentem i publikacji ogłoszenia o udzielonym zamówieniu lub ogłoszenia o zmianie umowy.
  • Każdy zamawiający i wykonawca może korzystać z usług dowolnego portalu w procesie udzielania zamówienia publicznego bez względu na to na jakiej dokonał rejestracji.
  • W trakcie kolejnych etapów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do Repozytorium z portali przekazywane będą metadane, dane ustrukturyzowane powstające w procesie zamówień publicznych niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania (szczegółowy zakres danych zostanie określony na etapie analizy).
  • Na Platformie e-Zamówienia nie będą przetwarzane informacje oznaczone klauzulą tajności w rozumieniu Ustawy o ochronie informacji niejawnych z 5.08.2010 r.

Forma zabezpieczenia ofert

Składane oferty (zaszyfrowane w określonym standardzie) są gromadzone w centralnej Platformie. Do każdej złożonej oferty wystawiane jest Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO) dla oferenta.

Po upływie terminu składnia ofert, są one przekazywane do zamawiającego wraz z elektronicznym kluczem prywatnym wygenerowanym na Platformie umożliwiającym „otwarcie” zaszyfrowanych ofert.

Składanie ofert przez wykonawców

Wykonawcy będą mogli złożyć ofertę poprzez dowolny portal tj. własny, innego zamawiającego czy komercyjny. Wszystkie te portale będą musiały przejść proces weryfikacji by zapewnić bezproblemową wymianę danych z Platforma e-Zamówienia.

Standardy bezpieczeństwa stosowane w projekcie

W projekcie będą stosowane następujące standardy dot. bezpieczeństwa:

    • XMLsig (ang. XML-Signature Syntax and Processing) – przyjęty przez organizację W3C standard dotyczący podpisu elektronicznego dokumentów w formacie XML,
    • WS-Security (ang. Web Services Security) – przyjęty przez organizację Oasis standard zapewnienia bezpiecznej komunikacji przy wykorzystaniu usług sieciowych (ang. Web services),
    • X.509 – przyjęty przez organizację ITU standard wykorzystania kryptografii w mechanizmach: PKI (ang. Public Key Infrastructure), SSO (ang. Single Sign-On) oraz PMI (ang. Privilge Management Infrastructure).
      Oferta, jako dokument elektroniczny, powinna być podpisana zgodnie z przepisami ustawy o ZP kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Usługa monitorowania i analiz – zakres sprawozdawczości

Centralne Repozytorium Danych będzie przechowywało ustandaryzowane dane dotyczące procesu zamówień publicznych w szczególności obejmujące zakres obecnie obowiązującej sprawozdawczości rocznej.

Moduł Monitorowania i Analiz umożliwi wygenerowanie wymaganej sprawozdawczości ad hoc w oparciu o przechowywane dane. Usługa to umożliwi monitorowanie własnych postępowań przez Zamawiających i bieżącą kontrolę i analizy przez organy kontroli.

Archiwizacja danych i dokumentów na platformie e-Zamówienia

Poprzez Centralne Repozytorium Danych (CRD) zapewniony zostanie dostęp do danych i dokumentów niezależnie od miejsca rejestracji interesariusza procesu.

Należy podkreślić, że pod pojęcie gromadzenia danych w CRD nie jest tożsame z gromadzeniem dokumentów składanych przez wykonawców. Obowiązek archiwizacji dokumentów postępowania leży po stronie zamawiającego.

W CRD gromadzone będą dane o charakterze statystycznym dotyczące zamówień niezbędne do celów sprawozdawczych i analitycznych jak również możliwa będzie ich wizualizacja. Natomiast w repozytorium nie będą przechowywane dokumenty elektroniczne czy też skany dokumentów.

Podobne