Dynamiczna i konkurencyjna gospodarka wymusza na firmach, także rynkowych liderach, stałe dążenie do poprawy swojej efektywności. Jednym ze sposobów realizacji tego celu jest optymalizacja procesu zakupów. W tym zakresie szczególnie duży potencjał ukryty jest w możliwościach poprawy współpracy pomiędzy działami zakupów i finansów w przedsiębiorstwie.

Przede wszystkim właściwy obieg informacji

Dział zakupów odpowiada za dostarczenie firmie wszystkich produktów i usług, które są niezbędne, aby przedsiębiorstwo mogło osiągać swoje cele biznesowe. Im większą świadomość nt. stanu finansów firmy posiada dział zakupów, tym bardziej efektywna i oszczędna będzie jego działalność.

Dla przykładu, jeżeli przedsiębiorstwo dysponuje obecnie rezerwami gotówki, dział zakupów może pozwolić sobie na zamówienie większej partii produktów ze zwiększonym rabatem. Dział zakupów może także zaproponować dostawcom wcześniejszą spłatę zobowiązań w zamian za dodatkowy rabat. Gdy zaś z działu finansów płynie informacja, że w najbliższym czasie mogą pojawić się problemy z płynnością, dział zakupów będzie negocjował z dostawcami wydłużenie terminów zbliżających się płatności, aby sytuacja firmy w zakresie płynności nie pogarszała się jeszcze bardziej. Negocjacje z dostawcami w takich sytuacjach będą z reguły dużo bardziej opłacalne i skuteczniejsze niż gwałtowne szukanie możliwości szybkiego pozyskania dodatkowych środków pieniężnych np. w bankach.

Aby dział zakupów mógł maksymalizować swój wkład w sukces przedsiębiorstwa, ze strony działu finansów powinien otrzymywać nie tylko informacje dotyczącej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Dyrektor finansowy firmy z reguły dysponuje znakomitą wiedzą na temat priorytetów przedsiębiorstwa. Jeżeli dane te przekaże do kierownika działa zakupów, możliwe będzie opracowanie np. optymalnej strategii zakupowej dla różnych grup produktów i usług, których firma potrzebuje. Najczęściej dział finansów ma niezbędną wiedzę, by zhierarchizować potrzeby zakupowe przedsiębiorstwa, dzięki czemu pion zakupów będzie mógł w zajmować się organizowaniem dostaw produktów i usług z zachowaniem właściwych priorytetów.

Współpraca kluczem do optymalizacji na wielu płaszczyznach

To oczywiście tylko przykłady tego, jak współpraca działów zakupów i finansów może poprawić funkcjonowanie firmy. Badanie przeprowadzone wśród kadry menedżerskiej ds. IT, finansów i zakupów podczas konferencji Marketplanet OnePlace (Sopot, marzec 2016) potwierdza, że taka współpraca daje możliwości optymalizacji działania firmy na wielu płaszczyznach, np.:

  • kontrola i zarządzanie budżetem (26% wskazań);
  • analiza wydatków (25%);
  • zarządzanie i rozliczenia umów (23%);
  • prognozowanie cashflow (14%);
  • realizacja zobowiązań (12%).

Dobra organizacja procesu zakupowego wynikająca ze współpracy działów zakupów i finansów możliwa będzie w praktyce tylko pod warunkiem, że przedsiębiorstwo stosuje właściwe rozwiązania informatyczne. Nowoczesne systemy zakupowe obsługują dziś nie tylko planowanie zakupów i zarządzanie projektami zakupowymi, ale również komunikację z dostawcami, ich kwalifikację i ocenę, automatyczne przetwarzanie i obsługę faktur oraz zarządzenie umowami, a także przetargami, również na podstawie ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Dobra współpraca pomiędzy działami zakupów i finansów zależy przecież nie tylko od woli zarządu firmy, czy kierowników danych pionów, ale także od tego, czy mają ku temu odpowiednie narzędzia. Ich brak lub stosowanie nieefektywnych rozwiązań może doprowadzić do tego, że zamiast licznych korzyści, o których wspominaliśmy wcześniej, firmę zaczną trapić trudność organizacyjne, wynikające z nieporozumień na linii zakupy-finanse.

Podobne