Dlaczego warto e-fakturować?

Jeszcze w 2007 roku stosowane były w Polsce sporadycznie, obecnie cechują się coraz większą popularnością. Trudno się dziwić – faktury elektroniczne w państwach Europy Zachodniej (a także w Ameryce Południowej) wykorzystywane są z powodzeniem w znacznie większym zakresie, pozwalając m.in. na spore oszczędności.

Czym jest e-faktura?

E-faktura to nic innego, jak dokument, który posiada cechy faktury, wystawiony w formie elektronicznej. W Polsce w 2005 roku została ona (decyzją ministra finansów) zrównana z fakturami tradycyjnymi, czyli papierowymi. Z kolei od 2011 roku obowiązują zasady, dzięki którym podatnik posiada znacznie większą swobodę w odniesieniu do zapewniania ich autentyczności oraz integralności.

Najistotniejsze jest jednak to, że w rozliczeniach e-faktura nie odbiega w żaden sposób od faktur papierowych – elektronicznie mogą być również wystawiane dokumenty korygujące czy duplikaty. Jeżeli natomiast faktura przesłana przez sieć zostanie wydrukowana, uznać ją można za tradycyjną.

By korzystać z e-fakturowania, należy wcześniej uzyskać zgodę od swojego kontrahenta. Analogicznie, jej wycofanie uniemożliwia dalsze wystawianie dokumentów w formie elektronicznej. Zarówno wystawca, jak i odbiorca – podobnie jak w przypadku faktur tradycyjnych – powinni przechowywać e-faktury (w formacie, w którym zostały przesłane, z gwarancją autentyczności i integralności), aż do czasu, kiedy upłynie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Korzystne e-fakturowanie

Wdrożenie e-faktur w firmach to liczne korzyści. To przede wszystkim zdecydowanie krótszy czas realizacji procesu P2P (Purchase to Pay) niż w przypadku stosowania faktur tradycyjnych. Nie mniej ważne są także niższe koszty, które związane są z przetwarzaniem i przechowywaniem dokumentów. Pojawia się zresztą również mniej błędów w ich przetwarzaniu – ogromne znaczenie w tej kwestii ma m.in. automatyzacja procesu potwierdzania zgodności dokumentu zamówienia, faktury i odbioru, co eliminuje wpływ tzw. czynnika ludzkiego. Kolejną zaletą jest możliwość utworzenia wspólnego, usprawniającego działanie księgowości, repozytorium dokumentów. Często podkreśla się, że dzięki stosowaniu faktur elektronicznych firmy mają do czynienia z mniejszą liczbą przeterminowanych płatności. Nieocenioną wartość e-fakturowanie ma również dla środowiska naturalnego – znacznie zmniejsza zużycie papieru!

Coraz popularniejsze

W najbliższych latach fakturowanie elektroniczne stanie się jeszcze popularniejsze, a trend ten kształtować będą nie tylko wymienione wcześniej zalety tej formy rozliczeń. Postęp technologiczny w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów jest niepodważalny – zarówno w odniesieniu do prywatnych przedsiębiorstw, jak i do administracji państwowej – i to on będzie mieć decydujące znaczenie.

Podobne