Obowiązek wysyłania danych do urzędów podatkowych w formacie JPK (Jednolity Plik Kontrolny) wprowadzony od 1 lipca bieżącego roku oznacza z pewnością dodatkową pracę dla osób zarządzających finansami w największych firmach. W kolejnych etapach, od 1 stycznia 2017 roku, wymóg ten będzie obowiązywał już także małe i średnie organizacje, a od 1 stycznia 2018 roku również mikroprzedsiębiorstwa.

Oczywiście najwięksi producenci systemów księgowych przygotowywali się do tych zmian już od jakiegoś czasu. Na rynku można już znaleźć rozwiązania, które pozwalają na automatyczne wysłanie danych w formacie JPK do urzędu. Jednak prawdziwą wartość dla firm usprawniającą nowe procedury niesie za sobą dopiero funkcjonalność, jaką jest automatyczne odczytywanie pozycji faktur.

Jak w praktyce działa automatyczne odczytywanie pozycji faktur?

Firmy miesięcznie otrzymują setki faktur VAT z wieloma pozycjami, między innymi za paliwo, artykuły biurowe, najmy i dzierżawy , artykuły handlowe i eksploatacyjne czy sprzęt IT. Skutkuje to koniecznością ręcznego wprowadzania niekiedy tysięcy pojedynczych pozycji do systemu księgowego, co oznacza olbrzymią stratę czasu pracowników działów księgowości. Ustawa raportowania JPK dodatkowo zwiększyła ilość niezbędnej do wykonania w tym zakresie pracy. Rozwiązanie, jakim jest aplikacja SaldeoSMART z funkcjonalnością automatycznego odczytywania i wprowadzania danych z faktur wraz z pozycjami eliminuje ten problem, a Twoja organizacja oszczędza czas i zasoby. SaldeoSMART pozwoli na automatyczne przeniesienie danych do Twojego systemu księgowego i ich łatwe pobranie do pliku JPK. Oszczędzasz czas i usprawniasz pracę swojego zespołu.

Automatyczne odczytywanie faktur możliwe jest dzięki technologii OCR.  Umożliwia ona wielokanałowe wprowadzenie do systemu faktur z takich formatów jak: pdf/txt, skan, www, EDI/xml, a nawet faktur papierowych, a następnie eksport danych do dowolnego formatu, w tym także do JPK. Co więcej, dotyczy to różnych typów graficznych faktur, zarówno jedno-, jak i wielostronicowych.

Aby proces ten był wsparty kompleksowo, SaldeoSMART uruchomiło nową funkcjonalność, jaką jest automatyczne odczytywanie pozycji faktur. W praktyce umożliwia ona:

  • Odczytywanie pozycji towarowych wraz z kodem producenta (jeśli występuje), nazwą towaru, ilością, jednostką, ceną jednostkową, stawką VAT, wartością netto i brutto
  • Kompleksowe wyszukiwanie dokumentów także po słowach zawartych w pozycjach towarowych
  • Pobieranie dokumentu wraz z pozycjami faktury do JPK.

Pozycje faktur można ponadto importować do systemów zewnętrznych – systemów ERP, programów księgowych i magazynowych, z wykorzystaniem integracji API lub Webservice.

Jakie korzyści niesie za sobą automatyczne odczytywanie pozycji faktur?

  • Szybsze wprowadzanie pozycji z faktur
  • Mniej błędów na dokumentach dzięki automatycznemu odczytywaniu pozycji faktur
  • Bardziej efektywna praca zespołu
  • Łatwy eksport danych do JPK

Podobne