Krótszy czas realizacji procesu Purchase to Pay oraz mniejsze koszty związane z przetwarzaniem faktury to główne korzyści, jakie menedżerowie zakupów i finansów widzą w związku z wdrożeniem e-faktury w firmach.

e-faktury03

Zbliżona liczba badanych (29% i 28%) jako główną korzyść z implementacji e-faktury podało krótszy czas procesu Purchase-to-Pay oraz mniejsze koszty przetwarzania dokumentów.

Nie ma znaczenia, w jakiej formie firma dostaje faktury od dostawcy: w formie papierowej, pdfie czy wordzie: zaawansowane rozwiązania przetworzą każdy rodzaj dokumentu do takiej formy, aby ze wszystkimi wymaganymi informacjami został on wpisany do systemu finansowo-księgowego w firmie.  Dzięki automatyzacji tego procesu czas związany z obiegiem pojedynczego dokumentu zostaje zmniejszony do niezbędnego minimum. Tym samym zmniejsza to koszty związane z przetwarzaniem dokumentów i umożliwia osiągnięcie oszczędności związanych z wykorzystaniem zasobów: sprzętu drukująco-kopiującego, papieru, czasu pracowników.

Warto przypomnieć, że wspomniane koszty dotyczą nie tylko oszczędności finansowych. Użycie e-faktury jednocześnie przyczynia się do zmniejszenia negatywnego wpływu na środowisko naturalne, poprzez mniejsze wykorzystanie papieru – same plusy!

Kolejną odpowiedzią wskazywaną przez ankietowanych było ograniczenie liczby błędów w procesie przetwarzania dokumentów. Wskazało ją 19% ankietowanych. Automatyzacja eliminuje znacznie czynnik błędu ludzkiego. 3-way matching, czyli automatyczne potwierdzenie zgodności dokumentu zamówienia, faktury i odbioru  eliminuje pracę manualną i ryzyko opóźnienia płatności. Proces ten ma na celu kontrolę, czy otrzymane od dostawcy dane na fakturze odpowiadają temu, co zostało zamówione i faktycznie dostarczone przez kontrahenta. Uzgodniona w ten sposób faktura może być już zaksięgowana oraz skierowana do płatności.

Wspólne repozytorium dokumentów, na które wskazało 14% badanych, to oczywiście kolejna z zalet faktury elektronicznej . Jak jednak wybrać kontrahentów, z którymi powinniśmy się zintegrować w procesie wymiany zamówień i faktur elektronicznych, jeżeli nasze przedsiębiorstwo współpracuje rocznie nawet z tysiącami kontrahentów? Wybierzmy oczywiście tych, z którymi wymieniamy najwięcej dokumentów – ich wspólne repozytorium znacznie ułatwi nam pracę. Wspomniane natomiast wcześniej ograniczone ryzyko błędów i przyspieszenie procesu z pewnością przełoży się na mniej przeterminowanych płatności, na którą wskazało 11% badanych.

Dowiedz się więcej o przetwarzaniu dokumentów z Marketplanet i SaldeoSmart. http://www.marketplanet.pl/2016/04/12/marketplanet-inwestuje-saldeosmart-v-milowy-krok-przyszlosc/

Badanie zostało przeprowadzone podczas konferencji Marketplanet OnePlace w marcu 2016 w Sopocie, wśród kadry menedżerskiej ds. IT, finansów i zakupów. Ankietowani w tym pytaniu mogli wybrać więcej niż jedną odpowiedź.

Podobne