Trójstronne uzgadnianie faktur, z języka angielskiego zwane „3-way matching”, to wygodne rozwiązanie, które zagwarantuje transparentny przepływ informacji pomiędzy firmą, a jej dostawcą i zapewni większą kontrolę nad przebiegiem całej transakcji.

 3WM…

 3-way matching” to podstawowa procedura pozwalająca na weryfikację otrzymywanych przez przedsiębiorstwo faktur. Ułatwia ona pracę przede wszystkim księgowym, którzy stosują ją w działach zobowiązań. Kontrola dopasowania informacji i ich spójności bazuje na trzech dokumentach: Zamówieniu, Odbiorze i Fakturze. Sprawdzeniu podlega przede wszystkim zgodność informacji związanych z przedmiotem zamówienia, ilością, ceną oraz warunkami płatności i odbioru. Cały proces ma na celu kontrolę, czy otrzymane od dostawcy dane na fakturze odpowiadają temu, co faktycznie zostało zamówione i czy dostarczone już zamówienie jest w 100% zgodne z wymaganiami. Uzgodniona w ten sposób faktura może następnie być już zaksięgowana i przekierowana do płatności. Większość obecnych na rynku systemów klasy ERP posiada funkcjonalności 3WM, które automatycznie wstrzymują płatności i raportują faktury, które nie spełniają warunków zgodności.

Jak zagwarantować sobie sukces?

 Aby zautomatyzować działania związane z przetwarzaniem faktur, przedsiębiorstwa bardzo często koncentrują się tylko na wdrażaniu nowych rozwiązań w obszarze zobowiązań – Account Payables. Usprawnienie procesu obsługi dokumentów zobowiązaniowych jest jednak zawsze związane z całym procesem Purchase to Pay – P2P. Jest to zatem domena nie tylko jednostek finansowych, ale wszystkich jednostek obsługujących zakupy w firmie.

W całym procesie 3 way matching niezwykle istotny jest poziom jakości i spójności danych nie tylko na fakturze, ale również na zamówieniu i dokumencie odbioru. Aby całkowicie wykorzystać funkcjonalności wdrażanego systemu ERP, oprócz zmian w przedsiębiorstwie, ważne jest też zaangażowanie w proces P2P głównych dostawców firmy, poprzez integrację na poziomie elektronicznej wymiany zamówień oraz faktur.

Najlepszym rozwiązaniem jest bezpośrednia integracja  systemu ERP firmy z systemem ERP jej kontrahenta. Jest to jednak bardzo czasochłonny proces, który wymaga uruchomienia projektu, dostosowania narzędzi IT i ponadto zaangażowania zasobów zarówno po stronie firmy jak i po stronie jej dostawcy. Każde z wdrożeń wymaga również później utrzymania. Ciężko jest także prowadzić projekty integracyjne z kilkoma dostawcami jednocześnie, dlatego też warto zwrócić uwagę na rozwiązania oparte o zewnętrzne platformy handlu elektronicznego (B2B).

 Zamiast wielu wdrożeń, w ramach uruchomienia procesu EDI z każdym z dostawców, integrujemy się tylko z jedną wybraną Platformą B2B. Po integracji z Platformą B2B nasi dostawcy mogą otrzymywać od nas zamówienia zakupu oraz przesyłać do nas e-faktury.

Takie możliwości oferuje rynek dla firm OnePlace, który jako platforma integracyjna dysponuje wszystkimi informacjami dotyczącymi  historii zamówienia i kontaku z dostawcą. Umożliwia to automatyczne potwierdzenie poprawności faktury, zamówienia i dokumentu odbioru  i przekazanie faktury do płatności . Dzięki temu eliminowana jest praca manualna i ryzyko zmian wprowadzanych przez dostawcę. Jednocześnie dostawcy zostają automatycznie powiadomieni o ewentualnych błędach występujących na fakturze.

Podobne