Brak odpowiedniej dyscypliny i porządku w obszarze indeksów materiałowych w systemach firmy może wpływać szkodliwie na całą organizację. Oddziaływanie indeksów sięga znacznie dalej niż łańcuch dostaw, w którym oczywiście najwyraźniej widać ich przepływ.

Konsekwencje braku systematyki w indeksach materiałowych

W niektórych przedsiębiorstwach można łatwo wskazać przykłady negatywnego wpływu braku porządku w bazie SKU. Zaliczają się do nich organizacje, które w ramach swojej działalności kooperują z dużą ilością dostawców, zamawiają szerokie spektrum surowców, towarów czy usług bądź mają obszerne portfolio ofertowe. Charakteryzować się mogą także złożoną siecią dystrybucyjną albo skomplikowaną strukturą geograficzną (np. mają oddziały w różnych państwach).

Do głównych skutków braku dobrej organizacji indeksów zaliczyć można:

  • dublowanie indeksów (ten sam produkt jest reprezentowany przez wiele wpisów)
  • ograniczenie potencjału raportowego (brak wymaganej transparentności własnych zasobów i potrzeb)
  • zmniejszenie perspektyw optymalizacji kosztów i przychodów
  • słabsza pozycja negocjacyjna w relacji z dostawcami czy odbiorcami (brak miarodajnej wiedzy o zakupach i sprzedaży)
  • zmniejszenie skuteczności marketingowo-sprzedażowej

Przyczyny braku dobrej organizacji

W miarę wzrostu ilości wpisów w bazie SKU, coraz trudniej utrzymać pożądaną przejrzystość. Dodatkowo specyfika indeksów praktycznie w każdej firmie jest odmienna, m.in. w zakresie rozmiaru i notacji oraz wykorzystaniu określonych liter, cyfr czy znaków specjalnych. To także kwestia merytorycznej zawartości kodów, które mogą obejmować wybrane charakterystyki produktu, lub być pozbawionymi treści numerami porządkowymi.

Nawet w ramach jednej organizacji indeksy są zakładane przez różne osoby, które z nierówną rzetelnością mogą podchodzić do swoich obowiązków (np. nie wypełniać wszystkich wymaganych informacji o produkcie, uzupełniać je w niewłaściwych rubrykach, lub używać niejednorodnej nomenklatury). Niemałą, negatywną rolę odgrywa tu również rotacja personelu. Ponadto istnieje jeszcze znaczący aspekt wykorzystywania różnych języków w katalogach indeksów w zagranicznych filiach przedsiębiorstwa.

indkesy

Co daje właściwy porządek w indeksach materiałowych?

Przede wszystkim pozwala na zbudowanie przewagi konkurencyjnej na wielu polach. Wymienię tylko kilka przykładów:

  • Polepszenie świadomości asortymentu, który kupuje przedsiębiorstwo, pozwalające na lepszy wybór dostawców, sprawniejsze zarządzanie kontraktami oraz skuteczniejszą negocjację ceny
  • Zyskanie lepszej widoczności własnego portfolio (co i komu jest sprzedawane, na jakich warunkach)
  • Umożliwienie skutecznego raportowania, agregowania danych, analizowania i wyciągania użytecznych wniosków
  • Optymalizowanie działalności operacyjnej i strategicznej na bazie miarodajnych analiz i rekomendacji

Jak go osiągnąć?

Punktem wyjściowym będzie oczywiście wiedza ekspercka i wypracowanie jasnej wizji, czyli określenie jak wyglądać ma baza indeksów materiałowych w kontekście danego biznesu (w tym opisanie na ilu poziomach je kategoryzujemy). Na koniec jednak ktoś musi dokonać uciążliwej i obarczonej dużym ryzykiem błędu (w przypadku działania manualnego) pracy związanej z mapowaniem i czyszczeniem bazy indeksów. Kluczowe jest więc wsparcie odpowiednim narzędziem, które przyspieszy proces i zapewni jego wysoką jakość.

Mapowanie indeksów bez właściwego narzędzia może trwać nawet rok

Żeby zobrazować jak pracochłonny jest proces mapowania indeksów posłużę się przykładem. Przyjmijmy, że funkcjonująca w firmie X baza indeksów ma 100 tys. pozycji. Przy założeniu, że na każdy produkt przypadają średnio 3 indeksy materiałowe (z powodu zdublowania wpisów bądź innych przyczyn), oznaczać to będzie wolumen ponad 33,3 tys. instancji, dla których należy przeprowadzić mapowanie. Załóżmy dalej, że weryfikacja opisów i szukanie odpowiedników (w przypadku rdzenia procesu mapowania z wykorzystaniem choćby pakietu biurowego MS Office), zajmie pracownikowi średnio 3 minuty na instancję. To daje nam pełen rok roboczy przy uwzględnieniu efektywnej ilości 7 godzin roboczych dziennie i okresu urlopowego. Oznacza to rok pracy pracownika, poświęcony wyłącznie na dokonanie mapowania, którego efekt ma duże szanse odbiegać od naszych oczekiwań.

Nasze R&D pracuje nad elastycznym narzędziem, które w oparciu o autorską metodykę i algorytmy, pozwoli w kompleksowy sposób podejść do automatyzacji mapowania indeksów materiałowych. Więcej wkrótce.

Podobne