Celem audytu jest weryfikacja słabych punktów w funkcjonowaniu firmy oraz odkrycie niewykorzystanych źródeł potencjału rozwoju. Pytanie zatem czy audyty dostawców są w Polsce stosowane wystarczająco często oraz jakie podejście tak naprawdę mają do nich kupujący.

Tak samo ważne jak samo istnienie kodeksów postępowania dostawców są sposoby, w jakie firmy weryfikują ich przestrzeganie przez swoich dostawców. Regularne przeprowadzanie oceny i audytów pokazuje postępy i zmiany we współpracy z dostawcą oraz stopień realizacji strategii w danej kategorii asortymentowej.

Audyt dostawcy może być przeprowadzony przez firmę lub przez zewnętrznego wykonawcę. Cel jest jasny – weryfikacja wszystkich bądź wybranych obszarów działania dostawcy, która ma prowadzić do zidentyfikowania  zagrożeń oraz końcowo znalezienia rozwiązań pozwalających na bezpieczną i bardziej efektywną współpracę.

Kontrola dostawcy czy partnerstwo?

Audyt stanowi element zarządzania jakością dostawcy (Supplier Quality Assurance). Niesie za sobą nie tylko korzyści dla kupującego, ale i dla organizacji będącej celem audytu, dostarczając jej wyniki, które może ona wykorzystać do zdobywania przewagi konkurencyjnej. Zatem jeżeli audyt jest przeprowadzony prawidłowo, staje się narzędziem stosowanym w celu upowszechnienia partnerskich relacji z dostawcami i budowanie wartości dodanej dla obu stron transakcji.

FAQ

Audyt często przeprowadzany jest przed podjęciem współpracy ze strategicznym dostawcą. Częstotliwość audytu jest jednak zależna od potrzeb i wymagań firmy. Kwestią budzącą oczywiste kontrowersje jest to czy i kiedy stosować audyty zapowiedziane, a w jakiej sytuacji o nich uprzedzać. Zależy to przede wszystkim od poziomu relacji z dostawcą oraz nawzajem ustalonego kodeksu postępowania. Ponadto wrażliwym tematem jest również wybór osób, z którymi decydujemy się prowadzić rozmowy podczas audytu. Z kim należy rozmawiać – czy z kadrą zarządzającą czy z szeregowymi pracownikami? Odpowiedź nie jest uniwersalna jednak najczęściej stosowanym modelem jest w pierwszej kolejności rozmowa z kadrą zarządzającą, która służy ustaleniu ich oczekiwań względem audytu (jeżeli to oni są zleceniodawcami) i otrzymaniu od nich informacji oraz dokumentów potrzebnych do wstępnego określenia sytuacji firmy. Następnie odbywają się z rozmowy z szeregowymi pracownikami, które mają na celu uzyskanie dodatkowych informacji oraz uzupełnienie raportu o brakujące dane.

Od prewencyjnego do naprawczego

Audyt może być całościowy bądź skupiać się na wybranym aspekcie funkcjonowania organizacji jak np. poszanowaniu zasad ochrony środowiska. Zależy to od celu w jakim jest organizowany. Może mieć charakter prewencyjny, służąc ocenie faktycznych możliwości i perspektyw współpracy z dostawcą. Prowadzone są również audyty projektowe, gdy organizacja wykazuje szczególne potrzeby związane z charakterem prowadzonych w danym czasie działań. Istnieje również rodzaj audytu stanowiący formę reakcji na problem, jaki zaistniał we współpracy z dostawcą. Wtedy celem jest identyfikacja problemu i znalezienie odpowiedniego remedium, a w niektórych sytuacjach utworzenie programu naprawczego. Definiuje on zadania, jakie dany dostawca musi zrealizować, aby ponownie uzyskać status dostawcy kwalifikowanego. W następstwie, zależnie od wyniku raportu programu, współpraca może być kontynuowana bądź rozwiązana.

Oceniane aspekty

W trakcie audytu rozpatrywanymi aspektami są m.in. parametry łańcucha dostaw, np. czas dostawy i jakość usług. Istotna jest także zgodność otrzymanego zamówienia z kontraktem oraz poziom satysfakcji klienta. Aspektami również wymagającymi rejestru są np. ilość błędów proceduralnych, jakość dokumentów i ogólna jakość współpracy.

Co dzieje się po audycie?

Przede wszystkim uzyskane wyniki należy złożyć w jeden obraz, który jasno przedstawia słabe punkty, miejsca zagrożenia, a także obszary potencjału dostawcy. Utworzenie takiego raportu wymaga wszechstronnego poglądu na funkcjonowanie firmy oraz doświadczenia w zakresie oceny dostawców. Komunikacja wyników, jakie przedstawia raport powinna różnić się w formie, zależnie od odbiorców. Inny komunikat wystosujemy do wewnątrz firmy, inny zaś na zewnątrz do dostawcy. Wyniki powinny być nie tylko przekazane, ale również wyjaśnione oraz skomentowane w odpowiedni sposób. Wtedy audyt może mieć charakter prawdziwie edukacyjny. Dalsze etapy działania leżą po stronie dostawcy, który zależnie od decyzji podejmuje kroki w celu wdrożenia sugerowanych zmian, angażując jednostki zarządzające poszczególnymi obszarami firmy.

Podobne