Jaka jest rola organizacji zakupowej w procesie Purchase-to-Pay (P2P)? Jak poszukiwać rezerw w obszarze obsługi i rozliczania zakupów? Przy pomocy jakich wskaźników (KPI) monitorować efektywność procesu P2P w organizacji?  Optymalizacja procesu w obszarze Purchase-to-Pay wymaga zaangażowania całej organizacji. Wysiłek ten warto jednak podjąć, gdyż osiągane korzyści przekładają się na wzrost efektywności całej firmy.

Role i wyznaczanie celów w procesie P2P

Kiedy próbujemy zidentyfikować uczestników procesu Purchase-to-Pay (P2P), instynktownie na myśl przychodzą działy księgowości i finansów. Tymczasem, w nowoczesnych organizacjach odpowiedzialność za poszczególne etapy realizacji procesu P2P przypisana jest  wielu jednostkom organizacyjnym. Najpierw klienci wewnętrzni definiują i inicjują zapotrzebowania zakupów. Następnie do działań włączają się działy kontrolingu i finansów, planujące budżet oraz działy zakupów, realizujące działania sourcingowe i zarządzające relacjami z dostawcami. Proces kończy się na obsługiwaniu faktur i płatności przez księgowość.

Optymalizacja procesu P2P zależy od zaangażowania całej organizacji. Wzrost efektywności w obszarze P2P jest zależny od sprawnego działania i realizacji celów uczestników każdego etapu procesu.

Jakie wyzwania najczęściej stawia się przed uczestnikami procesu P2P? Przede wszystkim wygenerowanie oszczędności – zarówno w wymiarze finansowym, jak i procesowym. W związku z nastawieniem na tak globalne cele, nowoczesne organizacje oczekują m.in:

  • Szybszej reakcji na potrzeby biznesowe – własne i rynkowe,
  • Optymalizacji w procesach weryfikacji i akceptacji dokumentów,
  • Eliminacji obiegu i logistyki dokumentów papierowych,
  • Automatyzacji w procesie weryfikowania dokumentów „uruchamiających” płatności,
  • Zapewnienia wysokiej jakości danych zarządczych – koniecznych do monitorowania i planowania procesów w firmie.

Organizacja zakupowa staje się istotnym elementem w postępowaniu – optymalizacja strategicznych i operacyjnych funkcji zakupów przekłada się na wzrost efektywności całego procesu P2P. Wysoka jakość danych dostarczanych w procesie zakupowym i wypracowany model zarządzania nimi na kolejnych etapach procesu P2P, powala osiągać korzyści w obszarze zarządzania fakturami i rozliczeniami. U podstaw działań optymalizacyjnych leży wykorzystanie narzędzi informatycznych – wdrożenie rozwiązań, które automatyzują zarówno procesy wewnętrzne w organizacji (np. składanie zamówień, zarządzanie bazą dostawców, czy obsługę procesu akceptacji), jak i współpracę z kontrahentami (np. komunikację, czy wymianę dokumentów).

Wskaźniki efektywności procesu P2P

Aby sprawnie zarządzać procesem, konieczne jest monitorowanie jego przebiegu, a zwłaszcza ocena działań optymalizacyjnych. Warto w tym celu zdefiniować kluczowe wskaźniki (tzw. KPI – Key Performance Indicators), których cykliczny przegląd pozwoli na weryfikację faktycznego wzrostu efektywności w poszczególnych obszarach procesu.

Dobór odpowiednich wskaźników uzależniony jest od warunków biznesowych, w jakich działa organizacja oraz od etapu jej dojrzałości. Susie West, założycielka portalu sharedserviceslink.com zebrała 10 kluczowych KPI dla procesu P2P. Odwołują się one do obszaru fakturowania i rozliczania płatności. Określając wskaźniki dla procesu P2P, warto również wziąć pod uwagę efektywność obszarów z nim powiązanych oraz takie elementy procesu, jak: obieg dokumentów w firmie, akceptacja i weryfikacja zamówień, czy zarządzanie bazą dostawców i umów. Wśród przykładowych wskaźników znalazły się m.in.:

  • Ilość transakcji realizowanych poza systemem zakupowym,
  • Średni czas obiegu akceptacyjnego dla dokumentu,
  • Skala generowanych oszczędności,
  • Odsetek zamówień realizowanych bez referencji do umów,
  • Stosunek dokumentów procesowych w formie papierowej do ich formy elektronicznej.

Modelowanie i wdrożenie procesu P2P – dobre praktyki

Dzieląc się swoimi doświadczeniami w optymalizacji procesów biznesowych, przedstawiciele Orange Polska – Grzegorz Ligęza – Dyrektor Zakupów Masowych i Henryk Morski – Dyrektor Zakupów Produktów i Systemów Abonenckich na konferencji Marketplanet OnePlace wskazali 10 dobrych praktyk, o których warto pamiętać, rozpoczynając optymalizację obszaru P2P i wdrażanie narzędzi informatycznych, wspierających ten proces:

  1. Inwentaryzacja zakupów w organizacji – w pierwszej kolejności organizacja powinna zidentyfikować kupowany asortyment oraz klientów wewnętrznych, zgłaszających zapotrzebowania.
  2. Zdefiniowanie obszarów wymagających usprawnienia i ich priorytetyzacja – kolejnym krokiem jest identyfikacja procesów, które w pierwszej kolejności powinny podlegać działaniom optymalizacyjnym.
  3. Określenie zaangażowania organizacji w podejmowane inicjatywy optymalizacyjne – przed rozpoczęciem kolejnych działań, warto zidentyfikować obszary organizacji, które biorą lub powinny brać udział w modelowaniu procesu P2P.
  4. Wypracowanie modelu obsługi procesów w obszarze P2P – czyli ustalenie kluczowych zasad weryfikacji, akceptacji, przekazywania i utrzymywania danych, wykorzystywanych w procesie P2P.
  5. Zdefiniowanie celów i zakresu odpowiedzialności uczestników procesu P2P – niezmiernie ważnym krokiem w podejmowanych działaniach jest określenie przebiegu procesu oraz wskaźników, które będą wspierały organizację w osiąganiu wspólnego celu, jakim jest optymalizacja w obszarze P2P.
  6. Określenie strategii wyboru źródeł zaopatrzenia dla poszczególnych grup asortymentowych – organizacja zakupowa powinna zidentyfikować strategiczne asortymenty, zabezpieczyć źródła dostaw oraz wspólnie z innymi uczestnikami procesu wypracować zasady  płatności i rozliczeń z kluczowymi dostawcami.
  7. Wybór narzędzi informatycznych, wspierających obsługę procesu P2P – czyli identyfikacja rozwiązań (już działających w firmie, jak i nowych), które mogłyby zautomatyzować poszczególne etapy procesu, np. katalogi elektroniczne czy elektroniczna forma współpracy z dostawcami.
  8. Wybór partnerów doradczych i wdrożeniowych w realizacji działań optymalizacyjnych w obszarze P2P – w celu wdrożenia narzędzi IT i modelowania w nich procesu warto podjąć współpracę z partnerami, którzy mają doświadczenie w optymalizacji analogicznych obszarów biznesowych i wdrożeniach o podobnej skali.
  9. Ocena potencjału zaangażowania dostawców w działania usprawniające proces P2P i plan inicjowania elektronicznej współpracy z wybranymi dostawcami – W zautomatyzowaniu procesu konieczne jest zaangażowanie dostawców. Kluczowa jest zatem identyfikacja podmiotów, z którymi można będzie nawiązać elektroniczną współpracę w zakresie wymiany dokumentów.
  10. Zdefiniowanie wskaźników efektywności i monitorowanie przebiegu procesu – organizacja powinna dokonywać cyklicznego przeglądu procesu P2P w obszarze realizowanych działań optymalizacyjnych.

Podobne