Wdrożenie efektywnego systemu zakupowego w Young Digital Planet S.A., to doskonały przykład, na to jak uporządkować zakupy w średniej firmie. Same oszczędności w 2013 r., wygenerowane dzięki konsolidacji, zostały oszacowane na 2 mln zł. Już w pierwszym kwartale 2013 r. wypracowano oszczędności na poziomie 600 tys. zł.

Young Digital Planet (YDP) to największy w Polsce producent  i wydawca edukacyjnych programów komputerowych.  Jest dostawcą systemów szkoleniowych oraz treści edukacyjnych opartych na technologiach informacyjnych. Klientami firmy są zarówno osoby indywidualne, jak i instytucje oświatowe oraz przedsiębiorstwa.

Spółka kupuje głównie komponenty produktowe, czyli opakowania, płyty CD oraz ich tłoczenie. Za tę część zakupów odpowiedzialny był dział logistyki. O to, by nie brakowało innych produktów, dbały poszczególne działy: dział IT kupował wyposażenie IT, licencje, serwery, macierze, sieci;  HR (outsourcing) zdobywał informatyków, grafików itp.; marketing odpowiadał za zakupy marketingowe (gadżety, targi, usługi graficzne); administracja zajmowała się zakupem artykułów biurowych, podróży służbowych, hoteli, biletów itp.

Taki podział obowiązków, typowy dla wielu firm, niepozbawiony był wad: po pierwsze zakupy z różnych kategorii podlegały pod różnych kierowników, a zatem proces zakupowy czy ścieżka akceptacyjna danego zakupu w każdym przypadku mogła wyglądać inaczej. Nie istniał również plan zakupowy firmy ani inne dokumenty, które ujednolicałyby system, dlatego zakupy nie były konsolidowane. Produkty zamawiano w miarę potrzeb, co wiązało się z dodatkowymi kosztami (np. wyższy koszt biletów lotniczych z niewielkim wyprzedzeniem). Dodatkowo problemem był fakt, że działania na zasadzie realizacji pojedynczych zamówień nie wykorzystywały efektu skali – tak działo się np. w wypadku zakupu komputerów przez różne działy – od różnych dostawców.

Efektywny system zakupów

Celem projektu było opracowanie i wdrożenie efektywnego systemu zakupowego w spółce Young Digital Planet S.A. Projekt składał się z trzech głównych etapów:

  1. Analizy stanu obecnego obszaru zakupowego.
  2. Opracowania planu wdrożenia kluczowych zmian w obszarze zakupowym.
  3. Opracowania polityki zakupowej wraz z dokumentami wykonawczymi.

Ocena

Podczas pierwszej fazy, analizy stanu obecnego obszaru zakupowego, konsultanci szukali odpowiedzi  na pytania:co spółka kupuje i czy kupuje tyle, ile powinna? Jak kupujemy i od kogo? Analiza stanu obszaru zakupów jest etapem wyjściowy do kolejnych działań. Obejmuje nie tylko analizę działań stricte związanych z realizacją zamówień przez dane jednostki, ale także perspektywę klienta wewnętrznego. Za przykład może posłużyć dział IT. W przypadku kwot związanych z zakupami IT konsultanci zadawali następujące pytania:

  • Czy została sprecyzowana polityka informatyzacji firmy?
  • Czy w firmie określono politykę zarządzania sprzętem IT?
  • Jakie są zasady utylizacji zużytego sprzętu?
  • Jakie są standardy sprzętu?
  • Gdzie i jak odbywa się inwentaryzacja sprzętu?
  • Jakie standardy obowiązują przy zatrudnieniu nowych pracowników?

Jeśli odpowiedzi były negatywne, następowała analiza poszczególnych działań operacyjnych. Takie działanie pozwala na odkrycie rzeczywistego sposobu prowadzenia zakupów, np. zbyt często otrzymywane faktury na niewielkie kwoty lub brak selekcji marek komputerów (co wpływa np. na utrudnioną konserwację sprzętu czy zakup części zamiennych) natychmiast pokazały obszar, który wymagał gruntownych zmian.

Plan

Następnie konsultanci Marketplanet razem z zespołem YDP opracowali plan wdrożenia kluczowych zmian w obszarze zakupowym. Wprowadzono drzewo kategoryzacji w podziale na zakupy direct i indirect. Określono kategorie strategiczne oraz stworzono „mapę drogową”, czyli plan postępowań na cały 2013 rok. W projektach tych określono modelowy proces zakupowy z rozróżnieniem progów kwotowych oraz sposobów akceptacji na różnych poziomach.

Strategia

Po przygotowaniu planów została opracowana polityka zakupowa. Sformalizowano system zakupów w całym przedsiębiorstwie, wprowadzono proces planowania, trzy tryby wyboru dostawcy (zapytanie ofertowe otwarte, zamknięte, zamówienie u jednego dostawcy), określono transparentne zasady oceny dostawcy oraz metody zarządzania umowami. Przygotowano wzory dokumentów niezbędnych w procesie, takich jak wniosek zakupowy i jego akceptacja, zamówienie, szablon bazy dostawców, karta kategorii asortymentowej.

Podczas projektu przeprowadzono wiele spotkań i warsztatów z przedstawicielami Spółki Young Digital Planet S.A. Prace trwały niecałe 2 miesiące.

Rezultaty

Wdrożenie zaproponowanych zmian przełożyło się na powstanie organu zarządzającego zakupami, powołano specjalistę ds. zakupów strategicznych. Oddzielono tym samym organizację merytoryczną od zakupowej. W zakresie oszczędności / efektywności wprowadzonych rozwiązań zostały wyznaczone mierzalne i osiągalne cele.

Zasady planowania zakupów zostały wprowadzone do polityki firmy. Obecnie planowanie zakupów jest dokonywane w cyklu rocznym i podlegają mu wszystkie zakupy, których realizacja jest możliwa do przewidzenia na dzień zbierania formularzy planistycznych. Plan zakupowy oraz harmonogram postępowań podlegają akceptacji zarządu firmy. Podczas planowania dużą rolę odgrywa specjalista ds. zakupów, który jest odpowiedzialny za zebranie zapotrzebowań, standaryzację zakupów itp.

Wprowadzenie wniosków zakupowych umożliwiło weryfikację potrzeb zakupowych już na etapie zapotrzebowania, a nie w momencie realizacji wydatku, natomiast wprowadzenie obowiązkowych zapytań ofertowych w przypadku wniosków zakupowych (zebranie z rynku minimum trzech ofert) jako podstawowego trybu zamawiania, dało wymierne oszczędności na poziomie 5-10%, dzięki konkurencyjnemu wyborowi dostawcy. Jednocześnie wprowadzono system rejestracji wszystkich umów, dzięki czemu łatwiejsze stało się zarządzanie umowami, ich przegląd, możliwość proponowania, zmian i aneksów.

Procedura zakupowa wprowadziła jasną ścieżkę akceptacyjną dla zakupu: obecnie wniosek podlega musi zostać zaakceptowany pod względem finansowym przez kierującego działem właściwym dla wnioskującego oraz kierującego działem przypisanym do danej kategorii, a w wypadku większych kwot, także członka zarządu. Tylko największe zakupy wymagają weryfikacji przez prezesa, dla zakupów o niższych wartościach wystarczy akceptacja dyrektorów.

Stworzono system organizacji postępowań skonsolidowanych z wykorzystaniem dźwigni oszczędności w postaci aukcji elektronicznych. Wspólne zakupy zagwarantowały jednolite warunki gwarancji, serwisu. Same oszczędności w 2013 r., wygenerowane dzięki konsolidacji, zostały oszacowane na 2 mln zł. Już w pierwszym kwartale 2013 r. wypracowano oszczędności na poziomie 600 tys. zł.

Podobne