Skrócenie czasu na ocenę i wybór ofert, przejrzystość, aktualne informacje o trendach to korzyści, na które zwracają uwagę kupcy korzystający z elektronicznych zapytań ofertowych (eRFX).  eRFX to narzędzie wspierające wybór dostawcy. I choć na pierwszy rzut oka może się wydawać, że ułatwiają tylko pracę kupców, dostawcy świadomie odpowiadając na eRFXy mogą wykorzystać ich funkcjonalności, aby zwiększyć swoje szanse na pozyskanie nowego klienta. Kluczowe jednak jest zrozumienie istoty wysyłanych zapytań.

Pozwólcie zatem Drodzy Zakupowcy, że zwrócę się teraz do Waszego potencjalnego Dostawcy.

eRFX czyli elektroniczne zapytanie o x

Każde zapytanie, które wysyła firma – potencjalny kupujący ma swój cel. Im szybciej go zrozumiesz, tym przygotujesz lepszą odpowiedź i będziesz o krok bliżej, żeby pozyskać nowy kontrakt.  Najczęściej na rynek wysyłane są trzy rodzaje zapytań:

Zapytanie o informację (Request For Information) – RFI

Przedstaw się

Celem RFI jest pozyskanie ogólnej informacji o przedsiębiorstwie, jego profilu, kondycji finansowej, polityki jakości. Zapytanie o informację nie musi dotyczyć konkretnej potrzeby zakupowej, kupujący wysyła zapytanie o informacje w celu pozyskania większej wiedzy o rynku, powiększenia swojej bazy dostawców, lub aby zweryfikować firmy i wykluczyć te nierzetelne.

Wiele firm, które dostaje zapytanie o informację, nie odpowiada na nie. To błąd. Kupujący wysyłając RFI pozostawia najwięcej swobody. Najczęściej prosi o udzielenie ogólnej informacji o firmie i jej ofercie, tak więc masz największe pole manewru co do sposobu, jak chcesz się zaprezentować. Często pierwsze wrażenie jest kluczowe!

Zapytanie o ofertę (Request For Proposal) – RFP

Pokaż, że to Ciebie szukają

Zapytanie o ofertę jest stosowane najczęściej do wstępnej weryfikacji rynku dla konkretnego zakupu. Kupujący najczęściej oczekuje wstępnej informacji cenowej, specyfikacji produktu, opisu sposobu wykonania usługi, może zawierać zapytanie o możliwość alternatywnych rozwiązań. Kupujący wysyła RFP w celu stworzenia listy potencjalnych dostawców, którzy mogą w najwyższym stopniu zaspokoić potrzeby firmy. Na podstawie odpowiedzi (ofert wstępnych) zebranych podczas tego rodzaju zapytania najczęściej podejmowana jest decyzja o utworzeniu tzw. „krótkiej listy” oferentów, do których wysłane zostanie zapytanie o cenę.

Zapytanie o cenę (Request For Quotation) – RFQ

Nie odpowiesz, nie wygrasz

Zapytanie o cenę jest najczęściej wysyłane tylko do wyłonionej etap wcześniej „krótkiej listy” dostawców. RFQ ma na celu zebranie ostatecznych ofert handlowych dotyczących konkretnego procesu zakupowego. Często kończy proces wyboru dostawcy, ale może być jednocześnie wstępem do zorganizowania aukcji elektronicznej.

eRFX dla dostawcy, a jednak się opłaca

  • Niższe koszty – elektroniczne ofertowanie nie wymaga angażowania dodatkowych środków do złożenia oferty – oszczędzasz na czasie i angażujesz mniejszy zespół do przygotowania oferty;
  • Mniejsze ryzyko niekompletności oferty – system elektroniczny „przypilnuje”, aby twoja oferta zawierała wszelkie niezbędne dane, o które pyta kupujący;
  • Możliwość zmiany warunków oferty – elektroniczny system ofertowania pozwala na bezpłatne, wielokrotne złożenie oferty w przewidzianym na to czasie; ułatwia to dostosowanie założeń oferty do zmieniających się warunków rynkowych;
  • Rzetelna ocena oferty – złożenie oferty elektronicznie pozwala uniknąć wpływu „pozabiznesowych” czynników na wybór kupującego; wyrównuje to szanse firm, z którymi kupujący dotąd nie współpracował, pozwala ocenić ofertę „na chłodno” tylko za pomocą omówionych wcześniej kryteriów.

Podobne