Czy w wyborze dostawcy liczy się tylko cena? Kilka lat temu mój znajomy rozpoczął prace w skandynawskiej firmie. Jednym z pierwszych zadań, jakie otrzymał była renegocjacja kontraktu z kluczowym dostawcą pracodawcy. Zweryfikował zapisy kontraktu, warunki rynkowe – zarówno skandynawskie, jak i polskie – i obrał sobie za cel pozostanie twardym negocjatorem. Wynik negocjacji zaskoczył nawet jego samego – udało mu się uzyskać od dostawcy niższe ceny niż średnia rynkowa. Dumny ze swego sukcesu obwieścił szefowi dobrą nowinę: „Będziemy płacić dwa razy mniej niż dotychczas i dwa razy  mniej niż nasza konkurencja!”. Jak wielkie było jego zaskoczenie, kiedy szef złapał się za głowę i zawołał: „I co my teraz zrobimy?! Tak się nie da prowadzić biznesu! Nie po to współpracujemy z tą firmą od kilku lat, regularnie ją oceniamy, dajemy feedback i budujemy relacje, żeby teraz doprowadzić ją do bankructwa…”. Ocena dostawców – kluczowa w relacjach, ale musi być prowadzona z głową.

Ocena dostawców

Czy cena jest najważniejszym kryterium, według którego podejmujemy współpracę z dostawcą? Niewątpliwie ma duże znaczenie – w końcu lepiej wydawać mniej, niż więcej – ale w wielu sytuacjach o zakupie decyduje jakość, czas realizacji, innowacyjność, czy prestiż. Czynniki, brane pod uwagę przy pierwszym zakupie, są często uwzględniane w długofalowej strategii zakupowej. Nabywcy cyklicznie poddają ocenie nie tylko konkretne produkty i usługi, ale również ich dostawców.

Okresowa ocena dostawców bazuje na doświadczeniach, jakie organizacja gromadzi w procesie procurementowym (składanie zamówień i realizacja dostaw), a jej wyniki wspierają proces sourcingowy (w zakresie decyzji o utrzymaniu lub rezygnacji z danego źródła dostaw). W procesie okresowego przeglądu współpracy z dostawcą, oceniane są najczęściej:

  • terminowość i kompletność dostaw,
  • jakość produktów,
  • posiadane certyfikaty i systemy zarządzania jakością oraz ryzykiem,
  • elastyczność ofert i warunków transakcji.

Nierzadko weryfikowane są również aspekty związane z komunikacją i dostępnością dostawcy, rozwojem technologii i portfolio produktów, ochroną środowiska czy wykorzystaniem systemów informatycznych. A jeśli mowa o systemach…

Marketplanet wdraża rozwiązania wspierające sourcing w zakresie okresowych ocen dostawców. Moduł oceny dostawców pozwala na tworzenie formularzy ankiet (predefiniowanych na etapie wdrożenia rozwiązania lub zarządzanych samodzielnie), które mogą być kierowane do dowolnych osób w organizacji, zaangażowanych w proces zakupowy. System umożliwia przypisywanie wag do poszczególnych pytań, przez co możliwe jest położenie nacisku na najistotniejsze dla organizacji kryteria. Ankietowani mogą udzielać odpowiedzi opisowych lub wskazywać punkty, według zdefiniowanej w formularzu skali ocen – takie rozwiązanie pozwala na łatwe raportowanie i automatyczne zliczanie odpowiedzi, z uwzględnieniem wag. System wspiera zatem organizację w budowaniu rankingów dostawców i daje zakupom narzędzie, dzięki któremu możliwe jest opracowanie informacji zwrotnej dla dostawców – pomocnej nie tylko w negocjacjach, ale budowaniu relacji z dostawcami.

Budując relacje

Budowanie relacji z dostawcami to jeden z istotniejszych aspektów procesu zakupowego, a jednocześnie jeden z trudniejszych do realizacji. Dlaczego? Ponieważ nie opiera się wyłącznie o reguły prawne i przepisy ustawodawcze. Wymaga doświadczenia, czasu, a przede wszystkim partnerstwa – partnerstwa, które nie sprowadza się jedynie do podpisania umowy ramowej, wyznaczenia wskaźników SLA, według których rozliczany będzie dostawca i ustalania terminów płatności.

W budowaniu i rozwijaniu relacji partnerskich z dostawcami kluczową rolę odgrywa dialog – pozyskiwanie informacji o dostawcy i udzielanie informacji zwrotnych (z ang. feedback). Rozpoczynając więc współpracę z kontrahentem, a także poddając ją okresowym ocenom, nabywca i dostawca powinni się wzajemnie dzielić wiedzą. Nabywca powinien przedstawiać jasno swoje oczekiwania względem współpracy, ale i brać pod uwagę:

  • zasady i filozofię działania firmy  dostawcy – jak przyjmuje zamówienia, jaki ma cykl produkcji, z jakimi podwykonawcami pracuje,
  • zespół i zasoby, którymi dysponuje dostawca – jaka jest skala zatrudnienia w jego firmie, jakie kwalifikacje posiada zespół dostawcy, jakie ma doświadczenia i referencje,
  • strategię rozwoju i otoczenie biznesowe, w jakim działa dostawca – jak odnajduje się na rynku, jak jest oceniany w porównaniu z konkurencją, jakie są prawa rynkowe w branży, w której działa,
  • otwartość dostawcy i zaangażowanie we współpracę – jakie rozwiązania dostawca proponuje, w jaki sposób wspiera strategiczne procesy nabywcy, w jaki sposób reaguje na prognozy i harmonogram sprzedaży nabywcy.

W ostatnich latach także polscy przedsiębiorcy zaczęli doceniać korzyści z przeprowadzania okresowej oceny dostawców – i to nie tylko w kontekście zarządzania jakością i norm ISO. Również firmy, które nie wdrożyły ISO sięgają po narzędzia oceny dostawców w celu monitorowania poziomu świadczonych usług, terminowości dostaw i zaangażowania dostawcy. Ocena dostawców przynosi wartość w budowaniu relacji, o ile nabywca dzieli się swoimi spostrzeżeniami i sugestiami z dostawcą. Dostawca mobilizowany do rozwoju i doskonalenia swoich procesów, przyczynia się również do budowania przewagi konkurencyjnej swoich partnerów biznesowych.

Podobne