Urząd Zamówień Publicznych przygotował ankietę dotyczącą narzędzi wspierających elektronizację, którą wypełniło 712 przedstawicieli zamawiających.

Jakie są główne wnioski z tego badania?

Instytucje przeprowadzające przetargi publiczne potrzebują funkcjonalności, które… na rynku już są. I wnioskują o cyfryzację oraz automatyzację całego procesu organizacji zamówień publicznych, bo sama elektronizacja to dla nich za mało.

Celem przeprowadzonego badania było sprawdzenie satysfakcji z dostępnych na rynku rozwiązań do e-przetargów oraz zidentyfikowanie potrzeb i oczekiwań uczestników rynku zamówień publicznych w zakresie komunikacji elektronicznej. UZP przygotował w sumie 9 pytań.

Wyniki ankiety mogą zaskoczyć. Uczestnicy badania mogli między innymi wskazać funkcjonalności, których życzyliby sobie w rozwiązaniu do przeprowadzania e-przetargów. Wśród nich znalazły się np. pełna komunikacja z wykonawcami wraz z historią całej komunikacji w danym postępowaniu w jednym miejscu, możliwość automatycznego przygotowywania sprawozdań z zamówień, reużywalność danych, automatyczne zaciąganie danych, tworzenie informacji z otwarcia ofert, automatyczne szyfrowanie i deszyfrowywanie ofert.

Dlaczego takie odpowiedzi zaskakują?

Bo dobre komercyjne narzędzia dostępne już od dawna na polskim rynku takie funkcjonalności oferują. Brakuje ich natomiast w rządowym miniPortalu, z które korzysta 48% ankietowanych. Dodatkowo, 20% z wypełniających ankietę nie przeprowadziło żadnego postępowania w formule elektronicznej, a 46% jedynie od 1 do 5 takich postępowań. To za mało, aby ocenić potencjał dostępnych narzędzi, ale wystarczająco, by określić, czego zamawiający wymaga od systemu.

Najciekawszym aspektem tego badania jest dla mnie to, że pokazuje ono, iż zamawiający wcale nie oczekują elektronizacji zamówień publicznych, czyli elektronicznej komunikacji z wykonawcami. Oni oczekują pełnej cyfryzacji i automatyzacji całego procesu udzielania zamówienia – od początku do końca. Cyfryzacja to pojęcie dużo szersze od samej elektronizacji i pozwala całkowicie pozbyć się papieru w ramach przetargu. Sprawia też, że wiele rzeczy dzieje się automatycznie – szyfrowanie i deszyfrowanie dokumentów, przygotowywanie sprawozdań i raportów, otwarcie ofert i publikacja informacji, publikacja w dziennikach, zaciąganie raz wprowadzonych danych itd. Takich możliwości nie daje miniPortal, są one jednak dostępne z rozwiązaniach komercyjnych, bo te są po prostu bardziej dojrzałe. W przypadku eZamawiającego ta dojrzałość wynika z 20 lat doświadczeń w obsłudze rynku zamówień publicznych – mówi Grzegorz Filipowski, członek zarządu Marketplanet.


>> Poznaj platformę wspierającą pełną elektronizację >>


Biorąc pod uwagę potrzebę automatyzacji i cyfryzacji, to portale komercyjne spełniają dziś wymagania zamawiających. Ich funkcjonalności wynikają z dojrzałości samych rozwiązań i tego, w jaki sposób odpowiadają na potrzeby rynku. Zapewniają planowanie, przeprowadzenie całości postępowania, archiwizację, obsługę podpisu elektronicznego, raportowanie, łatwość ponownego użycia danych, całość komunikacji dotyczącej postępowania w jednym miejscu.

Wyniki ankiety przeprowadzonej przez UZP mnie osobiście bardzo ucieszyły. Bo wszystko to, czego życzą sobie zamawiający, mamy już od dawna w eZamawiającym. Zwracają wielokrotnie uwagę np. na reużywalność danych. Po to jest taki system jak nasz, aby raz wprowadzone do niego dane można było wykorzystać przy protokole, przy sprawozdawczości, przy różnego rodzaju raportach, kontrolach, przy archiwizacji. Kolejny niezwykle ważny aspekt wymieniany przez ankietowanych, czyli weryfikacja podpisu elektronicznego. Tego typu potrzebę zamawiający zgłaszali już jakiś czas temu, dlatego wprowadziliśmy w eZamawiającym taką funkcjonalność. Prawdą jest jednak, że takich opcji nie ma w rządowym rozwiązaniu, z którego korzysta znaczna część ankietowanych – mówi Magdalena Szmalec, Business Director w Marketplanet.

Wciąż czekamy na centralną Platformę e-Zamówienia, nad którą pracuje UZP. Być może ona zapewni zamawiającym więcej funkcjonalności, które z ich punktu widzenia są ważne. Trudno jednak dziś wskazać datę uruchomienia tego rozwiązania. Tymczasem organizatorzy przetargów publicznych mają do dyspozycji miniPortal i komercyjne portale e-Usług. Wielu z nich wciąż boi się korzystać z tych drugich i wybiera rządowy system ze wszystkimi jego ograniczeniami. Patrząc na wyniki ankiety przeprowadzonej przez UZP, można śmiało powiedzieć, że tym samym instytucje pozbywają się tego, co w ich własnej ocenie ułatwiłoby im pracę.

Czy warto?

Każda jednostka musi odpowiedzieć na to pytanie samodzielnie.

Podobne