Mnogość zmian czekających na zamawiających i wykonawców wraz z wejściem w życie nowej ustawy Prawo zamówień publicznych spędza sen z powiek całej branży. Podobnie jak inne, niektóre zupełnie niedawno wprowadzone obowiązki.

Chcąc cały proces dostosowania do wymogów prawa jak najbardziej uprościć, uzupełniamy eZamawiajacego o nowe funkcjonalności, które mają pomóc użytkownikom i prowadzić ich niemal za rękę podczas realizacji przetargów w duchu zmodyfikowanych przepisów.

Wchodząca w życie w 2021 roku nowa ustawa wymaga od zamawiających między innymi analizy potrzeb i wymagań w postępowaniach o wartości przekraczającej progi unijne; bieżącej aktualizacji planu postępowań; przekazania prezesowi UZP informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz ofertach czy przygotowywania raportów z realizacji zamówień po zakończeniu umowy.

Jak eZamawiający wspiera e-przetargi w tym zakresie?

Planowanie zamówień publicznych

Obowiązek przygotowywania planu zamówień publicznych jest już znany zamawiającym i wynika z potrzeby wsparcia strategicznego podejścia do udzielania zamówień, czyli innymi słowy, o wymuszenie przemyślanych zakupów i zadbanie o rozsądne wydatkowanie pieniędzy publicznych.

Jednak art. 23 nowej ustawy obarcza zamawiających dodatkowym zadaniem elektronicznego aktualizowania planu zamówień publicznych. Za rok na liście obowiązków niektórych specjalistów ds. zakupów pojawią się zatem zupełnie nowe pozycje.

Ale zanim się to wydarzy, my już dziś staramy się wszystkich do tego przygotować. Szkolimy, słuchamy, dostosowujemy i zmieniamy nasze narzędzie tak, aby było w tym procesie realnym wsparciem i najlepszym asystentem. Uruchamiamy więc w eZamawiającym nowy moduł pozwalający właśnie na przygotowywanie, aktualizację i publikację planów postępowań.

Do dyspozycji zamawiających są też dwa mechanizmy, przy pomocy których mogą przygotować cały plan. Pierwszy pozwala na uzupełnienie formularza systemowego.

W tym przypadku jeden formularz odpowiada jednej pozycji planu. Drugi opiera się na wypełnieniu wygenerowanego z systemu szablonu arkusza Excel. To znaczy, że za pomocą jednego formularza można zaimportować wiele pozycji planu.

Planowanie nie jest obce zamawiającym. Jednak planowanie w formie elektronicznej, z wykorzystaniem eZamawiającego, to nie tylko przygotowanie zestawienia przetargów, ale przede wszystkim zbiór benefitów i narzędzi wspomagających pracę. Należy do nich między innymi cały formularz pozycji planu, który zawiera informacje o pełnej historii zmian i wszystkich aktualizacjach wykonywanych na poziomie danej pozycji planu. Można go edytować oraz publikować w strefie publicznej. Dzięki temu zamawiający ma nieustającą kontrolę nad przetargami i zmianami wprowadzonymi w ich obrębie – mówi Magdalena Szmalec, Business Director w Marketplanet.


>> Poznaj platformę wspierającą pełną elektronizację >>


Sprawozdania o udzielonych zamówieniach

Artykuł 98 Pzp nakazuje zamawiającym złożenie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach w terminie do 1 marca każdego roku. I o tym przepisie pomyśleliśmy, wprowadzając zmiany do eZamawiającego. Nasz system pomoże użytkownikom w tym procesie, generując potrzebny dokument, który należy przesłać do Urzędu Zamówień Publicznych.
Sprawozdania to bardzo ważna część pracy zamawiających. Przygotowanie odpowiednich dokumentów, które można przesłać do UZP, zajmuje zazwyczaj naprawdę sporo czasu. Z eZamawiającym generowanie raportów dotyczących zamówień udzielonych w konkretnym przedziale czasowym jest proste i intuicyjne. System korzysta ze zgromadzonych w nim danych, które szybko porządkuje i zestawia w pożądanej przez zamawiającego formie – tłumaczy Magdalena Szmalec z Marketplanet.

eZamawiający oferuje gotowe zestawy raportów, które zbierają dane z platformy w jednym miejscu. To znacznie skraca czas potrzebny na przygotowanie rocznych sprawozdań o udzielenie zamówienia.

Weryfikacja podpisu elektronicznego

Według artykułu 10a ustawy Pzp wykonawcy opatrują oferty kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oferta podpisana niekwalifikowanym podpisem elektronicznym jest nieważna. To po stronie zamawiającego leży weryfikacja podpisu na zgodność z wymaganiami artykułu 32 rozporządzenia elDAS. Jak to zrobić, zwłaszcza w sytuacji, gdy wykonawca podpisze dokumenty poza systemem?

W tym również pomoże eZamawiający.

Zamawiający nie będzie już musiał korzystać z narzędzi zewnętrznych. To w systemie znajdzie funkcję, która pozwoli mu na automatyczne zweryfikowanie podpisu elektronicznego w formacie XAdES, CAdES, PAdES. Co więcej, platforma wygeneruje także raport .pdf potwierdzający zgodność podpisu na konkretną datę, zawierający Elektroniczne Poświadczenie Weryfikacji (EPW), szczegóły weryfikacji oraz dane o certyfikacie.

Jakie korzyści osiągnie dzięki temu zamawiający?

Będzie miał możliwość sprawdzenia, czy dokument załączony do oferty przez wykonawcę jest autentyczny, nie został zmodyfikowany i jest opatrzony prawidłowym certyfikatem bez konieczności korzystania z zewnętrznego oprogramowania lub innych stron internetowych.

Zmian w prawie nie trzeba się bać. Dzięki nowościom, które wprowadzamy do eZamawiającego na podstawie wniosków z rozmów z naszymi użytkownikami, zamawiający otrzymają nowe narzędzia, które będą ich wspierać w codziennej pracy.

Chętnie opowiemy o nich podczas bezpośrednich spotkań i prezentacji. Zapraszamy do kontaktu!


>> Jak szybko i skutecznie weryfikować podpisane dokumenty – obejrzyj nagranie >>


Podobne