Negocjacje to skomplikowany proces prowadzenia rozmowy, w którym chyba każdy – nie tylko zawodowo – miał okazję kiedyś uczestniczyć. Te prowadzone w biznesie mają dwa oblicza – mogą przynieść same korzyści lub spowodować impas i przysporzyć wielu problemów. Właśnie z tego powodu pozytywny wynik takich rozmów ma niebagatelne znaczenie w branży zakupowej.
Dobre zarządzanie i negocjowanie z dostawcami to strategiczny punkt w przypadku optymalizacji kosztów. Prościej mówiąc – bezpośrednio wpływa na wynik finansowy przedsiębiorstwa.

Nie od razu Rzym zbudowano

Nie każdy – szczególnie w dziale zakupów – od razu zostaje skutecznym negocjatorem. Dobrą informacją jednak jest to, że owocnych negocjacji można się zwyczajnie nauczyć. Potrzebne do tego są cierpliwość, umiejętności słuchania i analizowania tego, co mówi druga strona, oraz stosowanie kilku specjalnych technik. Co więcej, bez solidnego przygotowania do negocjacji osiągnięcie w nich sukcesu staje się po prostu niemożliwe. Identyfikacja wzajemnych korzyści, poznanie interesów obydwóch stron oraz pozycji przetargowych jest fundamentem skutecznych rozmów zakupowych.


>> Zobacz, jak wspieramy Twoje wyzwania zakupowe >>


As z rękawa zakupowca

Najważniejszą techniką w negocjacjach jest umiejętność stawiania partnerowi rozmowy skutecznych pytań. To, o co go pytamy bowiem, może dać nam przewagę i pozwolić osiągnąć założony cel rozmowy. Odpowiednie pytania pozwalają m.in. „odkryć” plusy i minusy dostawcy, zdemaskować jego ograniczenia (np. dotyczące możliwości produkcyjnych czy logistycznych), ale także dają świetny obraz tego, na co powinniśmy zwracać baczniejszą uwagę. Jest to również najskuteczniejszy sposób na osiągniecie porozumienia i wypracowanie wspólnego rozwiązania, satysfakcjonującego obu partnerów.

Przejdźmy do konkretów. Dobrze zadane pytania w czasie spotkania handlowego pozwalają na wzmocnienie pozycji – zwłaszcza w sytuacji, kiedy zamawiający ma ograniczony wybór dostawców. Są też rewelacyjnym sposobem na weryfikację wiarygodności drugiej strony – pomagają rozpoznać realne granice rozmówcy i blef. Mają niezwykłą moc, szczególnie wtedy kiedy każda ze stron obstaje przy swoim lub gdy sytuacja jest wyjątkowo trudna – np. gdy obie strony muszą ze sobą współpracować. Dzieje się tak w przypadku prowadzenia negocjacji z monopolistą. Tak czy inaczej zgłębienie tajników negocjacyjnych to jedyny sposób, żeby być o krok przed sprytnymi handlowcami, umieć kontrolować rozmowę, a później również skutecznie egzekwować realizację warunków zawartego kontraktu.

Waga i moc pytań

Można powiedzieć, że profesjonalne negocjacje to po prostu dobrze postawione pytania. To one pozwalają na gromadzenie wiedzy i budowanie siły negocjacyjnej. Wpływają też na większe zaangażowanie stron w poszukiwanie rozwiązań korzystnych – uwaga – dla obu, nie tylko jednej ze stron. Są świetnym sposobem na osiągnięcie lepszego zrozumienia wzajemnych stanowisk i przełamanie impasu w rozmowie.

Jakie jest dobre pytanie? Po pierwsze przemyślane, dlatego do negocjacji trzeba się przygotować jeszcze przed ich rozpoczęciem. Po drugie – zadane jak najwcześniej, nie warto więc zwlekać z przedstawieniem swojego stanowiska. Po trzecie takie, na które chcemy otrzymać odpowiedź, nawet jeśli wydaje nam się, że ją znamy, lub samo pytanie może zabrzmieć banalnie. Takie, wydawałoby się, oczywiste zagadnienia często prowadzą rozmowę w dobrym kierunku i pozwalają na zdobycie przewagi. Na koniec, bardzo ważne – każde pytanie należy kierować do konkretnych osób, nawet jeśli na spotkaniu obecny jest cały zespół.

Czego trzeba unikać? Nikogo chyba nie zdziwi to, że zakazane są wypowiedzi agresywne i sugerujące złe zamiary. Podstawowa definicja negocjacji mówi jasno, że jest to dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie POROZUMIENIA. Do niego wobec tego trzeba dążyć za wszelką cenę – nie rezygnując wcale lub w jak najmniejszym stopniu ze swoich postanowień i celów.

I tak rozumianego porozumienia w każdych negocjacjach dotyczących zakupów życzymy!  A jeśli chcesz rozwijać negocjacyjne kompetencje własne lub swojego zespołu, chętnie w tym pomożemy.

 

Podobne