Zakupy odgrywają istotną rolę w strategii biznesowej każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości czy rodzaju. To od nich i od poczynionych w ich obszarze oszczędności w dużej mierze zależy kondycja finansowa firmy. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby zakupami w przedsiębiorstwie odpowiednio zarządzać. Jednym z elementów, który wpływa na jakość tego zarządzania, jest umiejętność podpisywania dobrych umów handlowych, chroniących interesy obu stron.

Każdy doświadczony przedsiębiorca wie, że w relacjach handlowych nie warto zostawiać zbyt dużo przestrzeni na niedopowiedzenia. Dlatego im więcej szczegółów współpracy doprecyzowanych zostanie w umowie, tym łatwiej osiągnąć porozumienie w przypadku kwestii spornej. Precyzyjnie skonstruowana umowa handlowa, zawarta w formie pisemnej, daje obu stronom poczucie bezpieczeństwa biznesowego, jednocześnie przeciwdziałając konfliktom wynikającym z braku wzajemnych ustaleń. Jak ją dobrze przygotować?

Informacje, jakie obowiązkowo powinny znaleźć się w dobrej umowie handlowej:

  • Data i miejsce zawarcia kontraktu
  • Nazwa i adresy stron zawierających kontrakt
  • Podpisy stron – warto sprawdzić umocowania stron do zawierania umów w imieniu danej firmy
  • Przedmiot kontraktu lub – jeśli mówimy o umowie ramowej – zakres współpracy, jaki obejmuje umowa
  • Ceny i ilości, jeśli jest to umowa przedmiotowa, lub cenniki, wartości upustów, wartości minimalnych zamówień
  • Termin realizacji


    >> Zobacz, jak wspieramy Twoje wyzwania zakupowe >>


Informacje, jakie warto dodatkowo zawrzeć w umowie:

  • Warunki płatności (wynagrodzenie, termin płatności, waluta, forma itp.)
  • Prawa i obowiązki obu stron
  • Kary umowne i ich wartość (w procentach od wartości kontraktu lub w kwotach – za każdy dzień, tydzień lub miesiąc zwłoki w realizacji kontraktu)
  • Sposób opakowania i oznakowania towaru (z ustalonym rodzajem zarówno opakowania jednostkowego, jak i zbiorczego na potrzeby transportu i składowania)
  • Zasady kontroli i odbioru towaru (sformułowania dotyczące kontroli ilościowej i jakościowej towaru oraz warunki odbioru końcowego)
  • Odpowiedzialność stron w przypadku zaistnienia siły wyższej
  • Prawo kontraktu (umowa powinna określać, według jakiego prawa mają być rozstrzygane ewentualne spory)
  • Arbitraż – kontrakt powinien określać organ arbitrażowy lub sposób jego powołania w przypadku zaistnienia sporu
  • Sposób ewentualnego rozwiązania umowy lub jej wygaśnięcia

Jak wybrać optymalny rodzaj umowy?

To, jaką umowę podpisać, zależy m.in. od tego, jaki rodzaj zakupu planujemy zrealizować, jaka jest jego wartość i jakim ryzykiem ten zakup jest obarczony. Metodą pomocną w tym procesie ustalania tego jest tzw. Macierz Kraljica. Została ona podzielona na cztery grupy produktów i uwzględnia dwa główne kryteria: wpływ nabywanego dobra na wynik finansowy firmy oraz ryzyko dostaw. Najważniejszym założeniem macierzy jest możliwość zakwalifikowania każdego zakupu do jednej z 4 kategorii produktów: standardowych, „dźwigni”, strategicznych oraz wąskich gardeł. Klasyfikacja dóbr zaopatrzeniowych wg Kraljica wskazuje, jak bardzo istotny jest dla przedsiębiorstwa dany produkt. Do każdej z „ćwiartek” macierzy dopasowane zostały również optymalne typy umów. Oczywiście od każdej zasady będą wyjątki i żaden schemat nie zastąpi zdrowego rozsądku kupca i jego doświadczenia.

ok-naj-um

  1. Standardowy format umów – jest to draft umowy wypracowany w danej firmie i zawierający wszystkie kluczowe elementy umowy.
  2. Umowy ramowe – to taki typ porozumienia, który ma na celu przygotowanie zawarcia umowy w przyszłości. Umowa ta ustala warunki zamówienia, ogólne warunki rozliczeń i dostaw między podmiotami. Z założenia nie definiuje konkretnych ilości lub produktów, które mają być przedmiotem finalnych zamówień. Może być zawarta na czas nieokreślony.
  3. Ogólne warunki współpracy (OWW) – duże firmy najczęściej mają opracowane OWW, które mniejsi partnerzy akceptują, chcąc rozpocząć z nimi współpracę. Definiują one m.in. podstawowe zasady, które będą obowiązywać w trakcie trwania umowy, np. ogólne postanowienia, zasady dostaw, rodzaje niezbędnych dokumentów, sposób wystawiania i płatności faktur, terminy płatności, jakość, gwarancje, reklamacje.
  4. Klauzule zabezpieczające – przy wysokim ryzyku dostaw warto zawrzeć umowę określającą szczegółowo zabezpieczenia na wypadek opóźnień lub niewywiązania się kontrahenta z umowy. Często w takich umowach zawiera się również obowiązek ubezpieczenia dostawcy od odpowiedzialności za nienależyte wykonanie usługi/dostawy. 

Równowaga w biznesie

Należy pamiętać, że umowa zawierana pomiędzy partnerami o nawet bardzo różnej pozycji i sile na rynku nie powinna wskazywać na dominację żadnej ze stron. Zapisy krzywdzące i wykorzystujące pozycję rynkową którejkolwiek z nich mogą zostać w sytuacji konfliktu potraktowane jako naruszenie zasad uczciwej konkurencji. To dlatego tak ważne jest to, aby nie dopuścić do sytuacji, w której jeden z partnerów biznesowych poczuje się wykorzystany. Takie sytuacje rzadko wróżą dobrą współpracę w przyszłości.
Jak widać, temat umów handlowych jest ważki i może budzić różne wątpliwości. Czasem warto więc skorzystać z wiedzy i doświadczenia ludzi, którzy tego typu dokumentów przygotowali już wiele. Takim zespołem z szerokim know-how dysponujemy w Marketplanet. Nasi pracownicy doradzą, jak zabezpieczyć interesy obu stron, dysponują też odpowiednimi wzorami umów. Zapraszamy do współpracy, bo w przypadku umów handlowych prawidłowe i rozważne zapisy nie tylko uchronią nasz biznes, ale też przysłużą się dobrej współpracy z kontrahentem na długie lata.

Podobne