Kupcy w organizacjach coraz częściej stają przed dylematem – jakie procesy i usługi najlepiej wyoutsourcować, aby jak najwięcej zyskać? Jak przygotować się do przekazania części kompetencji firmie zewnętrznej i w końcu – czy można i czy warto oddać innemu podmiotowi pieczę nad samym procesem zakupów?

Nie ma jednoznacznych odpowiedzi na tak zadane pytania, bo – jak to zwykle w biznesie bywa – wszystko zależy od wielu czynników. Niemniej są wytyczne, które pomagają przebrnąć przez proces outsourcingu. Oto kilka z nich.

Kiedy outsourcować?

Kiedy zależy nam na ciągłości procesów w firmie, ale nie chcemy się nimi bezpośrednio zajmować. Gdy brakuje nam specjalistów w dziedzinie, która nie jest najważniejsza z punktu widzenia naszego biznesu, ale jest niezbędna do jego prawidłowego działania. I w końcu – gdy zwyczajnie się na czymś nie znamy i chętnie skorzystamy z wiedzy innych osób, dzieląc się jednocześnie z nimi także odpowiedzialnością za wyniki tej pracy.

Co outsourcować?

Zacznijmy od tego, czego absolutnie nie powinno się outsourcować: to nasze know how dotyczące technologii czy sposobu wykonywania naszej core’owej usługi, marka (w tym lojalność klientów i relacje z nimi) oraz kultura organizacyjna. Te elementy stanowią o wartości naszej firmy i musimy o nie wyjątkowo dbać.

Wyoutsourcować można tak naprawdę wszystkie pozostałe obszary – IT, HR twardy, transport, magazynowanie, finanse i księgowość, utrzymanie budynków, produkcję, handel itd. Zanim przedsiębiorca podejmie decyzję o outsourcingu, musi rozważyć, jak rozległy jest w jego organizacji proces, który chce outsourcować, i jakie będą finansowe konsekwencje tak zatrzymania procesu w firmie, jak i oddania go na zewnątrz. Czasem utrzymywanie całego działu, który pracuje tylko kilka dni w miesiącu lub w określonych przedziałach czasowych w roku, po prostu jest nieopłacalne. Tak samo jak nieoptymalne może okazać się oddanie na zewnątrz procesu, który w rzeczywistości stanowi większą część naszej działalności.


>> Zobacz, jak wspieramy Twoje wyzwania zakupowe >>


Jakie korzyści płyną z outsourcingu?

Outsourcing to nie tylko oszczędności kosztów. To także dostęp do specjalistów i kompetencji, których zbudowanie jest czasochłonne i drogie. Co jeszcze? Jedną z tych korzyści, które najbardziej przekonują przedsiębiorców do outsourcingu, jest podzielenie się ryzykiem biznesowym z dostawcą usługi. Jak to działa? Dostawca zapewnia nam chociażby ciągłość dostarczenia usługi. Jeśli jako firma organizujemy transport samodzielnie, musimy mierzyć się z trudnościami wynikającymi np. z awarii samochodu. W najlepszym przypadku kończy się na stresie, dodatkowych kosztach związanych z wynajęciem innego auta i lekkim przesunięciem harmonogramu. W gorszym – karami umownymi, gdy nie dostarczymy towaru na czas do naszego klienta.

Korzystanie z usług outsourcera rozwiązuje tego typu problemy. To on bierze na siebie odpowiedzialność za wywiązanie się z warunków umowy na czas. I ma wystarczająco dużo zasobów, aby to zrobić.

Co powinna zawierać mądra umowa z outsourcerem?

Współpraca z outsourcerem rodzi oczywiście także obawy związane choćby z utratą części kontroli nad firmą i jej procesami, utratą kompetencji czy uwolnionymi zasobami ludzkimi. Wielu budzących niepokój konsekwencji można uniknąć, konstruując w odpowiedni sposób umowę z outsourcerem.

Nie ma niestety idealnego wzorca takiej umowy, bo w każdej z nich wyznacznikiem jest interes zleceniodawcy. Kluczem są negocjacje, które zawsze warto podjąć, aby uzyskać to, czego oczekujemy. To dzięki nim możemy „oddać” outsourcerowi wraz z procesem pracowników, którzy zajmują się danym działaniem w naszej firmie, czy też zapewnić sobie przeniesienie kompetencji i wiedzy o funkcjonowaniu procesów w naszej instytucji do nowego outsourcera w przypadku, gdy będziemy chcieli zmienić dostawcę usług.

Outsourcing zakupów – tak czy nie?

Proces zakupów można outsourcować tak jak każdy inny w przedsiębiorstwie. Co więcej – można go outsourcować w całości lub tylko w części – np. oddając firmie zewnętrznej przygotowanie bazy dostawców, audyt wewnętrzny czy przeprowadzenie aukcji internetowej. Jest to szczególnie przydatne w przypadku firm, od których wymaga się transparentności. Zlecenie audytu czy doboru kontrahentów dostawcy usług pomoże uniknąć zarzutów o brak obiektywizmu czy kierowanie się sentymentem. Z usług firm zewnętrznych w zakupach warto skorzystać także w momentach wzmożonych działań, np. w ostatnim kwartale roku czy po wprowadzeniu nowych przepisów. W Marketplanet np. pomagamy klientom w przygotowywaniu zapytań ofertowych, w badaniu rynku czy w wyborze najlepszej oferty.

Outsourcować czy nie? Wybór należy do przedsiębiorców. Dobra firma zewnętrzna to jednak oszczędność kosztów, dodatkowe kompetencje, większa pewność w biznesie oraz możliwość skorzystania z czyjegoś doświadczenia bez konieczności powiększania zespołu. Dzięki rozsądnemu podejściu do tematu i odpowiednim negocjacjom oddanie części działalności firmy na zewnątrz naprawdę może przynieść realne korzyści.

Podobne