Zakupowiec – zło konieczne. Ilu pracowników organizacji tak właśnie widzi rolę kupca? Zapewne zbyt wielu. Tymczasem dział zakupów to ważne ogniwo nie tylko kontaktów z dostawcami, ale i procesu optymalizacji kosztów oraz pracy różnych działów.

Z usług działu zakupów korzysta w organizacjach niemal każdy. Mało kto jednak rozumie, co dokładnie robią jego pracownicy. Powszechnie uważa się, że kupiec to ktoś, kto wymusza przygotowywanie zapotrzebowań, a później wybiera z ogromnego katalogu przedmioty, które zamawia dla pracowników. Innym słowem jest dodatkowym krokiem, zapewne niepotrzebnym, w procesie realizacji potrzeb zakupowych instytucji czy przedsiębiorstwa.

W rzeczywistości jednak rola kupca jest dużo szersza, a jego działania przynoszą realne korzyści na wielu polach funkcjonowania instytucji.

Co kupiec może zrobić dla Twojej organizacji?

Prawda jest taka, że samo kupowanie to zaledwie 20% czasu pracy zakupowca. Pozostałe 80 to dbanie o to, aby proces zakupowy przebiegał pomyślnie, sprawnie, bez przestojów; angażował jak najmniej zasobów, tak ludzkich, jak i finansowych – przed, w trakcie i po zakupie.

Jakie są najważniejsze zadania kupca w organizacji?

Po pierwsze, zoptymalizowanie portfolio dostawców

Bazę dostawców można i zmniejszać, i powiększać. W pierwszym przypadku może pojawić się pytanie, po co ograniczać liczbę dostawców, skoro więcej opcji oznacza szerszy wybór? Warto jednak pamiętać o tym, że nie liczy się ich ilość, a jakość oraz dostosowanie do oczekiwań instytucji. To zakupowiec sprawdza, które firmy są w stanie w optymalny sposób zrealizować potrzeby organizacji, oraz weryfikuje wybranych dostawców. Mniejsze portfolio to z jednej strony krótszy czas potrzebny na przejrzenie ich oferty, a z drugiej – mniej faktur. Cała organizacja oszczędza zatem na takim rozwiązaniu.

Zdarzają się jednak takie sytuacje, w których korzystne dla firmy jest poszerzenie bazy dostawców. Należy to zrobić wtedy, gdy zbyt mała liczba oferentów i tym samym brak możliwości porównania kilku ofert nie pozwalają na wybranie optymalnego rozwiązania, lub wtedy, gdy instytucja kupuje od pośrednika zamiast od 2-3 producentów. Zadbanie o większą konkurencyjność ofert także należy do obowiązków kupca.

Po drugie, usprawnienie procesu zakupowego

Proces zakupowy ma dwa oblicza – wewnętrzne i zewnętrzne. Nad jednym i drugim czuwa kupiec. W środku organizacji bada, czy zastosowane rozwiązania i procedury są optymalne, czy cały proces można jeszcze uprościć, usuwając na przykład jakiś krok lub dział ze ścieżki akceptacyjnej, dążąc do zmniejszenia liczby faktur czy eliminując dostawców, którzy nie są w stanie sprostać oczekiwaniom instytucji lub przedsiębiorstwa. W przypadku współpracy z dostawcami ustala takie warunki umowy, które zabezpieczają interesy organizacji w czasie zakupu i po jego dokonaniu.


>> Zobacz, jak wspieramy Twoje wyzwania zakupowe >>


Po trzecie, zabezpieczenie przed ryzykiem

No właśnie. Proces zakupowy nie kończy się w momencie dostarczenia produktu do firmy. Decydując się na konkretną ofertę, należy wziąć pod uwagę także koszty użytkowania zakupionych urządzeń, np. drukarek czy komputerów, serwis, usuwanie usterek, amortyzację itd. Wszystko to ustalane jest na etapie przygotowywania umowy i należy do obowiązków kupca. To on musi zadbać o to, aby organizacja nie poniosła niepotrzebnych kosztów i uniknęła ryzyk związanych z eksploatacją kupionych produktów.

Po czwarte, zapewnienie przestrzegania procedur

Każda instytucja działa według procedur wewnętrznych, które ustalają kompetencje poszczególnych osób i działów, ścieżki postępowania, zakres obowiązków, procesy decyzyjne, zasady współpracy z klientami zewnętrznymi itd. Zadaniem kupca jest dopilnowanie tego, aby wszystkie te procedury były przestrzegane, a fundusze wydatkowane zgodnie z budżetem i z akceptacją wyznaczonych do tego pracowników.

I na konieckupiec to ktoś, kto w imieniu organizacji dba o relacje z dostawcami. Relacje, dzięki którym dostaje lepsze – czyli bardziej dostosowane do potrzeb instytucji – oferty, jest w stanie wynegocjować korzystniejsze warunki i sprawić, że proces zakupowy przebiega sprawnie i nie generuje niepotrzebnych przestojów w pracy organizacji.

Innymi słowy – kupiec to niezwykle ważne ogniwo w procesie nie tylko zakupów, ale i optymalizacji działalności przedsiębiorstwa. Ogniwo, z którego doświadczenia warto na co dzień korzystać.

To krótka lista, do której wybrałam tylko najważniejsze kompetencje działu zakupów. Kompetencje, które pozwalają zrozumieć, że kupiec to niezwykle ważna osoba nie tylko w swoim dziale, ale i w całej firmie – dba bowiem o jej interesy przed, w trakcie i po dokonaniu zakupu. A to wpływa na budżet i działanie całej instytucji. W Marketplanet w ramach szkoleń i doradztwa pomagamy właśnie zrozumieć firmom miejsce i rolę zakupów w organizacji, a także ich wpływ na procesy zachodzące w firmie. Wspieramy też przedsiębiorców w projektowaniu tych procesów i upraszczaniu ich.

A Wy co jeszcze dodalibyście do listy najważniejszych zadań działu zakupów?

Podobne