Zamawiających czekają kolejne zmiany związane z elektronizacją zamówień publicznych. Od 18 kwietnia tego roku mają obowiązek odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych wystawionych przez wykonawców.

Co to oznacza i jak mogą przygotować się do tego procesu?

Zmiany te związane są z wdrożeniem do polskiego prawa Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Zgodnie z nią faktury elektroniczne wystawiane w procesie zamówień publicznych będą miały odpowiedni format. Będą to zatem faktury ustrukturyzowane, które można automatycznie przetwarzać w systemach informatycznych.

Nowa ustawa daje wykonawcom możliwość wystawiania takich faktur, a zamawiających obarcza obowiązkiem odbierania ich. Wprowadza też dwa terminy początku obowiązywania nowych przepisów: 18 kwietnia 2019 r. dla zamówień powyżej 30 tys. EUR i 1 sierpnia 2019 r. dla wszystkich zamówień publicznych.

Technologia pomoże zamawiającym i wykonawcom

Jak każda zmiana w zakresie elektronizacji, tak i tak wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi informatycznych. Państwo zadbało o uczestników przetargów publicznych i wyłoniło w ubiegłym roku dwóch brokerów, którzy dostarczą odpowiednie platformy wymiany e-faktur.
Wykonawcy mają w tym przypadku łatwiejsze zadanie. Wystarczy, że założą konto na jednej z platform i wprowadzą odpowiednie dane. System wygeneruje ustrukturyzowaną fakturę, która będzie oczekiwała 7 dni na pobranie jej przez zamawiającego.

Zamawiający mają więcej możliwości. Po pierwsze mogą po prostu założyć konto na platformie, pobrać fakturę i przepisać dane z niej do swojego systemu księgowego (lub wprowadzić te dane dzięki technologii OCR, czyli automatycznego odczytu dokumentów, jeśli taką technologię mają).

Po drugie mogą swój system księgowy zintegrować z platformą, korzystając z udostępnionego API. Po trzecie w końcu mogą skorzystać z takich portali e-Usług, które będą zintegrowane z platformami do elektronicznego fakturowania i za zamawiających wszystkie faktury z tych platform pobiorą, zarchiwizują i przypiszą do prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.


>> Poznaj platformę eZamawiający >>


Platforma e-Zamawiający przygotowana do e-faktur

Portalem e-Usług, który będzie w pełni przygotowany do nowych przepisów, jest e-Zamawiający. Portal jest zintegrowany z dostępnymi platformami do e-fakturowania. Zamawiający mają możliwość odbierania e-faktur w podstawowej wersji. Dzięki temu na portalu pojawią się wszystkie ustrukturyzowane faktury wystawione przez wykonawców w związku z prowadzonymi postępowaniami. e-Zamawiający je zarchiwizuje, co oznacza, że zamawiający będzie miał do nich stały dostęp.

W drugiej kolejności, na przełomie II i III kwartału tego roku, wprowadzimy do eZamawiającego możliwość OCR-owania faktur, co sprawi, że zamawiający nie będą musieli wpisywać danych z faktur do swoich systemów księgowych ręcznie.

Jesteśmy też gotowi na zintegrowanie się z systemami księgowymi zamawiających, dzięki czemu obieg faktur związanych z ich postępowaniami publicznymi będzie przebiegał w pełni automatycznie, bez udziału pracowników.

Nowe przepisy na pewno zwiększą stopień elektronizacji zamówień publicznych i przyspieszą procesy związane z obiegiem faktur i płatnościami. Administracja publiczna będzie musiała sięgnąć po nowe narzędzia, jednak nie musi się tego bać. Dostawcy tacy jak Marketplanet od wielu miesięcy przygotowują się do zmian i jeszcze przed 18 kwietnia będą w pełni gotowi na to, aby wesprzeć zamawiających w procesie e-fakturowania.

Podobne