Otwarcie ofert stanowi niezwykle doniosłą czynność dokonywaną w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, dlatego budzi wiele kontrowersji w związku z procesem elektronizacji. To, jak takie otwarcie powinno wyglądać po zmianie przepisów, nie zostało dotąd nigdzie dokładnie opisane.

Tego aspektu zamówień publicznych nie wzięto również pod uwagę w ostatniej nowelizacji ustawy z 20 lipca (Dz.U. 2018 poz. 1603).

Obowiązkiem wszystkich zamawiających pozostaje zatem zapewnienie jawności i możliwości uczestniczenia w otwarciu ofert każdego zainteresowanego.

Nic więc dziwnego, że instytucje publiczne, które przeprowadzają przetargi w formie elektronicznej, nie wiedzą, jak się zachować i jak przeprowadzać prawidłowo etap otwarcia. Dodatkowy zamęt wprowadza mnogość oferowanych w tym zakresie rozwiązań przez e-dostawców.

Jak więc zachować jawność, prowadząc swoje zamówienia w trybie elektronicznym tak, żeby nie straciły one ważności?

Czy zamawiający powinien zapraszać do siebie wykonawców i zamiast otwierać koperty, odczytywać odszyfrowane oferty z komputera lub wyświetlać je prosto z urządzenia na specjalnie przygotowanym telebimie?

A może za każdym razem sesja taka powinna być prowadzona z wykorzystaniem streamingu online?

Nie wiadomo.

A opinie samych zainteresowanych także są podzielone. My w eZamawiającym uważamy, że żadne z powyższych rozwiązań nie jest dobre. Po to bowiem jesteśmy w rozpędzonym wagonie elektronizacji, aby jak najbardziej uprościć całą formułę zamówień publicznych.

Dlatego instytucje powinny całkiem zrezygnować z przeprowadzania publicznych sesji otwarcia ofert w swojej siedzibie i publikować oferty oraz protokoły z ich otwarcia na stronie internetowej. Tym bardziej że przecież od 18 października 2018 roku żaden z wykonawców nie przywozi papierowych ofert, tylko wysyła je zaszyfrowane elektronicznie do zamawiającego. Osobista wizyta wykonawcy u zamawiającego to z jednej strony logistyczny problem, a z drugiej strata czasu.

Nasi klienci, którzy korzystają z platformy eZamawiający, już doceniają nową formułę i mówią, że dostępność ofert złożonych przez wszystkich wykonawców na platformie elektronicznej zlikwidowała kolejki wykonawców, którzy dawniej przychodzili osobiście do placówki na sesje otwarcia, aby zapoznać się ze szczegółami ofert złożonych przez inne firmy.


>> Poznaj platformę eZamawiający >>


Nowe narzędzia, stare nawyki

Mamy nadzieję, że już wkrótce wszyscy zaangażowani w proces zamówień publicznych poczują różnicę i szybko zorientują się, że nie ma potrzeby fizycznej obecności na publicznej sesji, pomimo braku regulacji w tym zakresie. Na pewno wymagać to będzie zmiany podejścia i starych nawyków, ale wraz z upływem czasu wszyscy powinni się do tej nowej sytuacji bez problemów przyzwyczaić. Tym bardziej że proces ten wspierają dziś odpowiednie narzędzia – portale e-Usług, za pośrednictwem których składane muszą być wszystkie oferty w postępowaniach publicznych powyżej progu unijnego.

Odpowiednio zaprojektowane funkcjonalności tych platform automatyzują też sesję otwarcia ofert. Korzystając na przykład z oferowanego przez Marketplanet eZamawiającego, mamy pewność, że wszelkie działania po stronie zamawiającego i wykonawcy są zapisywane i rejestrowane przez system, który również gwarantuje poufność ofert do chwili ich otwarcia.

Zamawiający nie ma możliwości zapoznania się z treścią wniosków o dopuszczenie udziału w postępowaniu lub z zawartością ofert przed upływem terminu ich otwarcia. Sama sesja otwarcia z kolei polega na tym, że po automatycznym odszyfrowaniu ofert system samodzielnie generuje z nich dane, które Zamawiający okreslił jako kryteria oceny ofert. Następnie zaczytuje do wzoru protokołu otwarcia, który po zakończeniu wszystkich czynności może zostać opublikowany przez Zamawiającego na stronie internetowej.

Nie ma więc potrzeby osobistego uczestniczenia w tym procesie, gdyż tak samo jak w siedzibie zamawiającego można w dowolnym miejscu na świecie śledzić przebieg zdarzeń przed komputerem.

Elektronizacja przetargów wciąż rodzi wiele pytań i wątpliwości.
Kolejne postępowania publiczne i doświadczenia rynku na pewno pomogą wszystkim odnaleźć się w nowej sytuacji. Żeby jednak nie liczyć tylko na usus, który może budzić różnej zastrzeżenia, zgłaszamy pod adresem ustawodawcy postulat de lege ferenda, aby jednak określić choć minimalne wymagania dla e-usług w zakresie jawnego, tj. publicznego otwarcia ofert w nowej ustawie o zamówieniach publicznych.

Podobne