W rozmowach z wieloma managerami często poruszamy temat zarządzania kosztami w ich firmach. I każdy, bez wyjątków przekonuje, że to obecnie najistotniejszy z ich punktu widzenia aspekt zarządzania. Kiedy jednak przechodzimy do szczegółów, zaczynamy wątpić w prawidłowość i skuteczność tych deklaracji.

Okazuje się bowiem, że to nie firma zarządza kosztami, a raczej koszty zarządzają firmą.

Skąd więc to błędne przeświadczenie managerów?

Głównie z powodu, iż każda faktura kosztowa w organizacji poddawana jest weryfikacji osobom-autorytetom pod kątem zasadności poniesionego kosztu i właściwego przypisania do centrum kosztów. Tak skonstruowany proces jest psychologiczną i właściwie jedyną barierą dla pracowników przed dokonywaniem zbędnych czy nadmiarowych wydatków i niestety nie wystarczy, żeby efektywnie zarządzać kosztem.

Antidotum

Każda firma poświęca wiele czasu na planowanie budżetu na przyszły rok bilansowy. Niestety nie stwarza to warunków do walidowania planu z bieżącymi wydatkami. Firmy nie bilansują swoich aktualnych potrzeb zakupowych i nie odnoszą ich do zaplanowanych pozycji budżetowych.

Dlaczego?

Ponieważ planowanie najczęściej jest prowadzone w wymiarze wartościowym a nie rzeczowo-wartościowym. Brak takiego powiązania skutkuje dużym błędem akceptacji zapotrzebowań i zamówień. Mówiąc wprost, kiedy firma otrzyma już faktury, jest już za późno na zarządzanie kosztami. Pozostaje tylko ich weryfikacja, akceptacja i ogłoszenie w firmie początku ograniczenia wydatków. A nie o to przecież w tym wszystkim chodzi.

Czy istnieje więc na tę sytuację antidotum?

Tak. Należy zbudować skuteczną organizację oraz przyjazne środowisko informatyczne do rzeczywistego zarządzania kosztami, a następnie konsekwentnie realizować przyjęte założenia.

Nasza praktyka

Z perspektywy naszych doświadczeń, częstymi oczekiwaniami klientów na etapie opracowania koncepcji wdrożenia P2P są:

  • maksymalizacja ilości zamówień (PO – purchase order) rejestrowanych w systemie na etapie zaciągania zobowiązania wobec dostawców,
  • eliminacja duplikatów FV krążących w organizacji,
  • skrócenie czasu uzgadniania faktur w organizacji oraz automatyzacja procesu księgowania dokumentów w systemach ERP.

Co ciekawe, te na pozór proste oczekiwania okazują się dla wielu firm olbrzymim wyzwaniem. Najczęściej wynika to z tradycyjnego podejścia do samego procesu P2P, gdzie powszechną praktyką jest:

  • dokonywanie zakupów przez dowolne osoby rozproszone w strukturze organizacyjnej firmy bez przeglądu rynku dostawców i walidacji otrzymanych ofert z pominięciem służb zaopatrzenia,
  • brak rejestracji zamówień udzielanych dostawcom w referencji do umów ramowych lub jednostkowych,
  • księgowanie faktur kosztowych bez ustanawiania referencji do PO i umów,
  • niewłaściwe lub błędne przypisywanie centrum kosztów (MPK) do pozycji kosztowych faktury na poziomie dekretacji pozycji zakupowych zamieszczonych na fakturze,
  • niewystarczający opis merytoryczny dokumentów księgowych bez odpowiednich referencji do dokumentów źródłowych, inicjujących proces zakupowy, a także opracowanej dekretacji księgowej,
  • utrudniona weryfikacja dokumentów, kłopotliwe ustalenie uczestników inicjujących i prowadzących proces zakupowy,
  • brak efektywnej i wczesnej kontroli kosztów jeszcze przed zaciągnięciem zobowiązania.

Ważne rekomendacje

Najważniejszą kwestią w zarządzaniu kosztami jest techniczna możliwość ich kontroli i co istotne – na samym początku procesu. Aby tak się stało, należy:

  • zbudować wiedzę w firmie w zakresie organizacji zaopatrzenia i działań proefektywnościowych,
  • wyznaczyć interesariuszy, dla których efektywność procesu zaopatrzenia będzie motywatorem do zmiany procesów i procedur,
  • opracować politykę zakupową firmy, przygotować racjonalne i profesjonalne procedury zaopatrzenia,
  • wdrożyć narzędzia IT, dla zabezpieczenia i utrwalenia przyjętych reguł i procedur dla operacyjnych działań w całej firmie,
  • monitorować realizowany proces P2P oraz podejmować działania korygujące dla podnoszenia jego efektywności kosztowej i organizacyjnej.

Nasze rozwiązanie

Osiągnięcie wyżej wymienionych celów wcale nie jest łatwe i wymaga dwóch bardzo istotnych działań. Po pierwsze, zbudowania wśród pracowników świadomości, że zmiana podejścia do zakupów jest potrzebna. Po drugie, wdrożenia systemu klasy e-Procurement. I o ile w pierwszym aspekcie wystarczą dobre szkolenia i warsztaty, o tyle w drugim potrzebne będzie wsparcie doświadczonych firm i konsultantów.

Ważne, aby wybrać takiego dostawcę rozwiązań technologicznych, który rozwija swój system od wielu lat i obsługiwał wcześniej organizacje o potencjale kilkunastu tysięcy PO miesięcznie. Taką firmą jest Marketplanet. W swojej 18-letniej praktyce wspierał już klientów realizujących transakcje zakupowe na poziomie 25.000 POs miesięcznie, zapewniając prawie 100% dostępność transakcyjną systemów. Wszystko to było możliwe dzięki dobrej i wzajemnej współpracy z działami zaopatrzenia, służbami kontrolingu, księgowością, a także jednostkami organizacyjnymi będącymi inicjatorami wszystkich procesów zaopatrzenia. Kluczem podczas takich wdrożeń są również prowadzone szkolenia, które pozwalają na zbudowanie tak ważnej przecież, wspólnej optyki postrzegania procesu P2P i ich efektywność w firmie.

3-way matching

Warto również patrzeć na proces P2P rozwojowo. Kolejnym krokiem bowiem w modernizacji P2P w firmie jest automatyzacja uzgadniania dokumentów księgowych. Warunkiem koniecznym jest jednak wczesna dekretacja księgowa już na etapie opracowywania zapotrzebowań w firmie. Proces automatycznego uzgadniania dokumentów nazywamy 3WM (3-way matching). Polega na automatycznym porównywaniu pozycji zakupowych z zamówienia z przyjęciami magazynowymi zamówionych pozycji zakupowych i pozycji faktury. Walidacja danych zawartych w przytoczonych dokumentach dotyczy nazwy pozycji zakupowej, ilości i ich wartości. Tylko zgodność dokumentów upoważnia do automatycznego uzgodnienia poszczególnych pozycji faktury, a w konsekwencji zwolnienia jej do zapłaty.

Komunikacja z dostawcami

Mówiąc o efektywnym zarządzaniu kosztem zakupów, nie można zapominać, że kluczowymi uczestnikami procesu P2P są dostawcy. Skuteczna i szybka komunikacja z nimi jest istotnym elementem i celem każdego wdrożenia oraz wyzwaniem, przed którym stoją firmy oferujące systemy e-Procurement. W Marketplanet warunek ten spełniamy wykorzystując platformę OnePlace, dzięki której dostawca po otrzymaniu zamówienia i zrealizowaniu dostawy może automatycznie wygenerować i wysłać zwrotnie fakturę. Pamiętać trzeba, że tylko szybka komunikacja elektroniczna pomiędzy firmami jest w stanie znacząco usprawnić proces rozliczenia płatności.

Kompleksowość i innowacyjność podejścia do procesu zaopatrzenia, elektronizacja przetwarzania dokumentów oraz elektroniczna komunikacja z dostawcami jest sposobem na efektywne monitorowanie wydatków przed formalnym zaciągnięciem zobowiązania. I tylko takie podejście prowadzi do rzeczywistego zarządzania kosztem zakupów, powodując zmniejszenie wewnętrznych kosztów przetwarzania dokumentów w firmie, a tym samym realne obniżenie wydatków.

Podobne