Sektor publiczny oswaja się z e-przetargami od kilku miesięcy, jednak wśród instytucji wciąż krąży wiele mitów na temat funkcjonowania nowej rzeczywistości.

Z jakimi mijającymi się ze stanem faktycznym przekonaniami mierzymy się na co dzień?

Oto najważniejsze z nich.

1. Duzi zamawiający mają łatwiej

I duzi, i mali zamawiający mają dokładnie taką samą sytuację. Dotyczą ich te same przepisy i mają do dyspozycji takie same narzędzia informatyczne. Nie jest prawdą, że portale e-Usług są drogie i skomplikowane. To systemy chmurowe, z których skorzystać może każda instytucja – większa i mniejsza. Są proste do wdrożenia, nie wymagają inwestycji w infrastrukturę i żadnych zmian technologicznych po stronie zamawiającego. Także cena jest elastyczna, bo uzależniona od liczby użytkowników i liczby przetargów powyżej progów unijnych. A to oznacza, że mniejsi płacą mniej.

Portale e-Usług i platforma e-Zamówienia konkurują ze sobą

Wciąż dla wielu nie jest jasne, co wydarzy się w momencie, w którym ruszy centralna platforma e-Zamówienia. W branży powtarzane jest niezgodne z prawdą zdanie, że platforma ta zastąpi portale e-Usług. Tak nie będzie. Ustawodawca wyraźnie określił, że funkcjonującym w naszym kraju modelem będzie połączenie platformy e-Zamówienia (jako repozytorium danych) z służącymi do komunikacji między zamawiającymi a wykonawcami portalami e-Usług. Oba rozwiązania technologiczne będą zatem niezbędne i komplementarne, a jedno nie będzie mogło zastąpić drugiego. Portale e-Usług nie są więc tymczasowe, bez obaw można je wdrażać w swoich instytucjach. Pewnym wyjątkiem od reguły ma być miniPortal, który z czasem zniknie, jak zapowiadają jego twórcy.

Elektronizacja przyczyni się do zwolnień z pracy zamawiających

Prawdą jest, że żaden system informatyczny nie wyprze człowieka. Już choćby dlatego, że samym systemem też trzeba administrować. A w przypadku elektronizacji zamówień publicznych sytuacja jest jeszcze inna – to nie cały proces przetargu został zelektronizowany, a tylko komunikacja z wykonawcą. Samo postępowanie przetargowe trzeba wciąż przeprowadzić, przygotować dokumenty, odpowiadać na zapytania wykonawcy – do tego potrzebny jest człowiek i to się nie zmieni. Jednak dobry portal e-Usług, dzięki automatyzacji części procesów, może znacznie usprawnić bieżącą pracę zamawiającego.


>> Poznaj platformę eZamawiający >>


Dokumenty podpisane podpisem elektronicznym mogą być skanowane i przesyłane poprzez platformę

To jeden z bardziej problematycznych punktów. W tym przypadku mamy bowiem już nawet dwa wyroki Krajowej Izby Odwoławczej. Z pierwszego wynika, że zeskanowanie papierowej oferty, opatrzenie jej podpisem elektronicznym i przesłanie poprzez portal e-Usług do zamawiającego nie spełnia wymogów formalnych, a tak dostarczona oferta podlega odrzuceniu. KIO powołała się na art. 10a, ust. 5 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, który nakazuje sporządzenie oferty w postaci elektronicznej. Według tego wyroku skan jest tylko cyfrową kopią oferty.

W innym wyroku jednak (o sygn. KIO 119/19) KIO zmieniła linię orzeczniczą w tym zakresie, przyznając, że dopuszczalne jest sporządzenie pisemnie oferty, a następnie podpisanie i przesłanie jej skanu do zamawiającego.

Podpis elektroniczny jest powszechnie używany

Nic bardziej mylnego. Z naszych ustaleń wynika, że wielu wykonawców wciąż nie ma podpisu elektronicznego. Sytuacja ta dotyczy przede wszystkim małych podmiotów, które składają np. jedną ofertę w roku (choćby na odśnieżanie w małej gminie). Dla nich nowe przepisy mogą okazać się problematyczne. Zamawiający muszą być tego świadomi i odpowiednio podejść do składających oferty. To przede wszystkim po stronie zamawiających leży dziś edukacja wykonawców i tłumaczenie im w prosty sposób na każdym etapie postępowania przetargowego kolejnych kroków, jakie muszą wykonać.

W takim zadaniu wspierać zamawiających powinni także dostawcy portali e-Usług. Marketplanet np. uruchomił specjalną infolinię dla wykonawców, którzy mogą skorzystać z pomocy konsultantów podczas składania oferty przez e-Zamawiającego.

Podobne