Aukcja elektroniczna jest jednym z etapów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zwykle swego rodzaju dogrywką, która pozwala wyłonić wykonawcę.

Kiedy można ją przeprowadzić i jak zrobić to efektywnie?

Aukcja elektroniczna służy temu, aby zamawiający wybrał najkorzystniejszą dla siebie ofertę już po etapie oceny złożonych przez wykonawców propozycji. Narzędzie to można wykorzystywać przy postępowaniach zarówno powyżej, jak i poniżej progów unijnych. Aukcje pozwalają zamawiającym na uzyskanie znacznych oszczędności.

Ustawa Prawo Zamówień Publicznych, a dokładniej art. 91a ust. 1, precyzuje, kiedy możliwe jest zorganizowanie aukcji elektronicznej. Dzieje się tak w przypadku, gdy całe postępowanie przetargowe jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem i wtedy, gdy złożone zostały przynajmniej dwie oferty niepodlegające odrzuceniu.

To jeszcze nie wszystkie warunki postawione przez ustawodawcę. Ważne jest także to, aby zamawiający jeszcze w ogłoszeniu o zamówieniu, zaproszeniu do potwierdzenia zainteresowania lub w ogłoszeniu o ustanowieniu systemu kwalifikowania wykonawców poinformował uczestników przetargu, że przewiduje przeprowadzenie aukcji elektronicznej. Taka aukcja może się odbyć tylko wtedy, jeżeli da się precyzyjnie określić treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Sama idea aukcji zakłada automatyczną ocenę ofert przez system informatyczny, który przydziela ofertom punkty. Podczas aukcji można brać pod uwagę tylko te kryteria, które zostały wyszczególnione i określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Co ważne, wybrać można jedynie te z nich, które pozwalają systemowi na automatyczną ocenę.

Zaproszenie do udziału w aukcji

Kogo i jak zaprosić do udziału w aukcji elektronicznej?

Sprawa jest dość prosta. Zaproszenia należy wysłać do tych wykonawców, których oferty złożone w postępowaniu przetargowym nie zostały odrzucone (były zatem poprawne i zgodne z obowiązującym prawem).

Oczywiście zamawiający zapraszają wykonawców drogą elektroniczną. Profesjonalne portale e-Usług umożliwiają wysyłanie powiadomień do wykonawców, także tych dotyczących aukcji elektronicznych. Taka korespondencja musi zawierać kilka istotnych informacji dotyczących terminu rozpoczęcia oraz zakończenia aukcji, warunków jej zakończenia, sposobu oceny ofert, pozycji złożonych przez wykonawcę ofert i liczby punktów im przyznanych oraz minimalnej wartości postąpień w trakcie aukcji.


>> Przeprowadź aukcję >>


Aukcja testowa

Zanim przeprowadzona zostanie właściwa aukcja, warto skorzystać z możliwości zorganizowania aukcji testowej. Jest to pomocne dla obu stron – zamawiającego i wykonawców.

Dzięki takiemu testowi wszyscy biorący udział w aukcji mogą sprawdzić, jak działa platforma, jak wygląda procedura licytacji, czy z technicznego punktu widzenia wszystko jest w porządku (np. czy jest możliwość złożenia podpisu elektronicznego). Aukcje testowe pozwalają zawczasu wykryć i wyeliminować problemy, które mogłyby przeszkodzić zamawiającym i wykonawcom w czasie właściwego postępowania.

Co ważne – przygotowanie takiej aukcji jest w przypadku profesjonalnych portali e-Usług proste i intuicyjne. Np. na platformie eZamawiający wystarczy jedynie wybrać odpowiednią opcję, która pozwala na utworzenie aukcji testowej (zamawiający ma wybór między aukcją produkcyjną a testową). Często można też indywidualnie ustalić parametry takiego testu.

Frontem do wykonawcy

Zamawiający organizujący aukcję elektroniczną powinni zadbać o potrzeby wykonawców, dla których taka forma negocjacji często jest nowością. Wspomnieliśmy już o aukcji testowej, bardzo pomocnej dla wykonawców. Zamawiający może pomóc wykonawcom także na kilka innych sposobów. Ważna jest dokumentacja dotycząca aukcji, która pojawia się na stronie zamawiającego – powinna zawierać jak najwięcej informacji na temat tego etapu postępowania przetargowego. Podobnie korespondencja elektroniczna z biorącymi udział w aukcji – im więcej szczegółów zamawiający przekaże w wiadomościach, tym większa szansa, że wykonawcy podejdą do aukcji odpowiednio przygotowani.

Zamawiający powinien też dać wykonawcom możliwość zadawania pytań i odpowiadać na nie jak najdokładniej i jak najszybciej.

Nie tylko cena

O aukcjach elektronicznych często myśli się jako o narzędziu do zbijania ceny proponowanej przez wykonawców. W rzeczywistości jednak aukcje pozwalają na wybranie oferty najlepiej dopasowanej do potrzeb zamawiającego pod wieloma względami, nie tylko finansowym. Aby tak się stało, trzeba w odpowiedni sposób wybrać kryteria ważne z punktu widzenia zamawiającego. Za pomocą aukcji można negocjować wszystkie policzalne elementy oferty – gwarancję, terminy płatności, liczbę etapów fakturowania itd. Im bardziej przemyślane kryteria, tym większa szansa na to, że w aukcji wybrana zostanie oferta w pełni odpowiadająca zamawiającemu.

Aukcje elektroniczne to bardzo przydatna opcja negocjacyjna. W ich przeprowadzaniu niebagatelną rolę odgrywają jednak narzędzia informatyczne, z których korzystają zamawiający. Im lepiej dostosowane do potrzeb biznesowych, im większe doświadczenie w tym zakresie dostawcy platformy, tym większa szansa na sprawne przeprocesowanie tego etapu negocjacji.

Podobne