Elektronizacja zamówień publicznych zmieniła rzeczywistość nie tylko zamawiających, ale i wykonawców.

Dziś, aby wziąć udział w przetargu powyżej progów unijnych – a coraz częściej także w takim opiewających na niższą kwotę – musi skorzystać on z portalu e-Usług udostępnionego przez zamawiającego.

Co to oznacza i jak przygotować się do postępowania przetargowego nowego typu?

1. Podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest niezbędny do tego, aby złożyć ofertę w e-przetargu powyżej tzw. progów unijnych. To narzędzie, które pozwala na identyfikację tożsamości podmiotów przesyłających dokumenty drogą elektroniczną. Od 18 października 2018 roku podpisem takim muszą być opatrzone także formularze ofertowe przesyłane do zamawiającego.

Kwalifikowany podpis elektroniczny można zakupić u jednego z dostawców, akredytowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji. Pełna lista takich firm znajduje się na stronie NcCert. Ci przedsiębiorcy, którzy mają już podpis elektroniczny, powinni upewnić się, że jest aktualny oraz wszystkie niezbędne komponenty są odpowiednio zainstalowane na komputerze.

2. Portale e-Usług

Procedura udziału w przetargu wymaga skorzystania z portalu e-Usług. To platformy służące do komunikacji zamawiającego z wykonawcami. Dziś na rynku dostępne są rządowy miniPortal oraz komercyjne narzędzia. Wykonawca nie ma wpływu na to, które z tych aplikacji zastosowane zostały przez zamawiającego.

Warto zatem, aby odpowiednio wcześniej wszedł na stronę przetargu, zarejestrował się i zapoznał się z narzędziem, które posłuży mu do przesłania oferty. Co ważne – większość platform udostępnia dokument z instrukcją obsługi. Zdarza się także, że wykonawca może skorzystać z infolinii producenta platformy. Tak jest np. w przypadku e-Zamawiającego. Na stronie portalu wykonawca znajdzie kontakt do pomocy technicznej bezpośrednio po stronie Marketplanet.

Trzeba pamiętać, że jeśli zamawiający korzysta z miniPortalu, wykonawca będzie musiał mieć konto na platformie e-PUAP, aby złożyć swoją ofertę.


>> Zapisz się na webinar: jak składać oferty >>


3. Czas na złożenie oferty

W przypadku e-przetargów nie warto odkładać złożenia oferty na ostatnią chwilę. Całe postępowanie opiera się na technologii, która może – choć zdarza się to rzadko – okazać się zawodna. Wystarczy chwilowy brak dostępu do Internetu po stronie wykonawcy lub niedostępność serwisu po stronie zamawiającego, aby nie zdążyć z przesłaniem dokumentów w wyznaczonym terminie. Co prawda w tym drugim przypadku, gdy wina leży po stronie zamawiającego, można zmienić termin dostarczania dokumentów. Samo dochodzenie swoich roszczeń nie jest jednak proste.

Krajowa Izba Odwoławcza wydała niedawno wyrok, w którym to na wykonawcę nakłada obowiązek wykazania, że nie mógł dostarczyć swojej oferty z powodu błędu technicznego po stronie zamawiającego.

Wykonawca musi także zarezerwować odpowiednią ilość czasu na wypełnienie online wszystkich dokumentów oraz na podpisanie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym (cała procedura podpisywania, łącznie ze sprawdzaniem aktualności podpisu, może trwać nawet 10-15 minut).

Jeśli będzie po raz pierwszy korzystał z miniPortalu, powinien także odpowiednio wcześnie postarać się o założenie konta e-PUAP.

Z portalami e-Usług i nowymi zasadami udziału w przetargach publicznych warto zapoznać się już dziś. Tym bardziej że od stycznia 2020 r. ich działanie zostanie rozszerzone także na przetargi poniżej progów unijnych. Odpowiednie przygotowanie sprawi, że wykonawcy bez stresu i na czas złożą swoje oferty.

Podobne