18 października 2018 roku firmy i instytucje wkroczyły w nową rzeczywistość. Elektronizacja zamówień publicznych postawiła przed nimi konieczność wyboru rozwiązania, z którego będą korzystać przy postępowaniach przetargowych.

Jakie mają możliwości i z której z nich skorzystać?

Warto pamiętać, że przełożenie w czasie decyzji o wyborze niczego nie ułatwi.

Ustawodawca zdecydował się na model, w którym w zakresie technologicznym będą współpracować ze sobą platforma e-Zamówienia oraz portale e-Usług. Na platformę wciąż czekamy, jednak już dziś dostępne są portale e-Usług, m.in. rządowy miniPortal oraz rozwiązania komercyjne, bez których żaden zamawiający nie może i nie będzie mógł w przyszłości przeprowadzić postępowania zakupowego.

Co ważne, oferta, z której mogą skorzystać zamawiający, jest przeznaczona nie tylko dla dużych firm i instytucji. Także średnie i małe podmioty znajdą tu technologie dostosowane do ich potrzeb i możliwości.

Jakie kryteria warto wziąć pod uwagę, wybierając rozwiązanie dla swojej instytucji?

1. Możliwości na przyszłość

Przede wszystkim warto wybrać rozwiązanie, które nie jest tymczasowe i będzie mogło być wykorzystywane przez lata. Ważny jest plan rozwoju produktu, który zagwarantuje zamawiającemu ciągłą aktualizację i udoskonalenia.
Co więcej, koniecznie należy sprawdzić, czy usługodawca w ramach umowy zapewnia dostosowanie aplikacji do zmieniających się warunków prawnych oraz integrację z platformą e-Zamówienia.

2. Pomoc w codziennej pracy

Wyzwania związane z e-przetargami nie ograniczają się jedynie do spraw elektronicznej komunikacji z wykonawcami. To znacznie szerszy proces, obejmujący między innymi szyfrowanie i deszyfrowanie plików, weryfikację podpisu elektronicznego, przeprowadzanie elektronicznej procedury dialogu technicznego, aukcji i licytacji, porównywanie i ocenę, przygotowanie protokołu z postępowania i w końcu archiwizowanie dokumentacji przetargowej.

Warto pamiętać o tym, że najlepsze portale e-Usług są w stanie wspomóc użytkownika na każdym z wymienionych etapów.

3. Dostęp do konsultantów

Każdy nowy system i nowy sposób wypełniania codziennych obowiązków może rodzić wątpliwości czy pytania. To oczywiste, że i zamawiający i wykonawcy będą je mieli i na początku pracy z nowym narzędziem, i później.
To dlatego tak ważne przy wyborze portalu e-Usług jest zwrócenie uwagi na gwarantowany przez producenta poziom opieki nad zamawiającym oraz wykonawcami.
Szkolenia czy instrukcje oraz przede wszystkim dostępność konsultantów, którzy pomogą poradzić sobie z konkretnym problemem, ułatwią korzystanie z nowych narzędzi i zrozumienie nowej rzeczywistości, z jaką mierzą się dziś obie grupy.


>> Poznaj platformę eZamawiający >>


4. Gwarancje dostępności

Nowe przepisy sprawiają, że poprawne i zgodne z harmonogramem przeprowadzenie przetargu publicznego zależy nie tylko od działań ludzkich, ale i od technologii. Dlatego tak ważna jest gwarancja dostępności wykorzystywanego systemu określona przez producenta wyraźnie w umowie SLA.

Z jaką gwarancją można się spotkać?

Np. platforma eZamawiający zobowiązuje się do zapewnienia dostępu do platformy na poziomie 99,9% w dni robocze w skali miesiąca.

5. Opcje dodatkowe

Inwestycja w nowe rozwiązanie może przynieść instytucji minimum lub cały wachlarz korzyści. Wybierając platformę e-Usług, warto zwrócić uwagę na opcje dodatkowe zapewniane przez usługodawcę. Może do nich należeć np. dostęp do bazy wykonawców czy pakiet zawierający planowanie zakupów, wnioski zakupowe, zarządzanie umowami oraz e-fakturowanie. 

Warto również zwrócić uwagę, czy dostawca portalu e-Usług oferuje podprogi od razu w ramach jednego narzędzia. Tak, aby nie marnować środków na wdrożenie kolejnego narzędzie po 1 stycznia 2020.

Portal e-Usług to dla wielu zamawiających inwestycja na lata. Dobre rozwiązanie i zaufany usługodawca sprawią, że elektronizacja zamówień publicznych nie tylko będzie łatwa, ale i przyniesie pozytywne i pożądane zmiany w wielu aspektach codziennej pracy.

Portal e-Usług – kryteria wyboru [pobierz infografikę]

portal e-Usług


>> Zapisz się na bezpłatną prezentację online >>


Podobne