Event to w głównej mierze narzędzie komunikacyjne – z rynkiem, z kontrahentami, ale także z pracownikami firmy. Jak przygotować się do organizacji, aby uniknąć wizerunkowej wpadki? Na co zwrócić uwagę w zapytaniu ofertowym, aby zawierało wszystkie kluczowe elementy.

Zaczynając przygotowania do zakupu usługi świątecznego spotkania firmowego mamy do wyboru dwie drogi. Możemy sami kupić wszystkie składniki eventu u bezpośrednich dostawców takie jak: wynajem miejsca, catering, oprawa dźwiękowa, dodatkowe atrakcje, transport itp. Możemy również zdecydować się na powierzenie zadania wyspecjalizowanej agencji, która kompleksowo zorganizuje event. W obu przypadkach proces zakupowy jest kluczowy, aby całe przedsięwzięcie stało się dobrze wspominanym wydarzeniem. Zorganizowanie atrakcyjnej imprezy świątecznej wymaga precyzyjnego określenia naszych podstawowych oczekiwań (czyli przedmiotu zapytania ofertowego)w obszarach takich jak:

  1. Miejsce i wystrój
  2. Światło
  3. Dźwięk
  4. Specjalne wydarzenie / Atrakcja
  5. Jedzenie
  6. Termin

Jeśli uda nam się precyzyjnie określić, jakiego eventu potrzebuje nasza firma, możemy przystąpić do realizowania procesu zakupowego. Co należy zrobić:

  • po pierwsze zbadać rynek- kto może nam dostarczyć usługi, które zdefiniowaliśmy;
  • po drugie przeanalizować zebrane dane – jeśli jesteśmy małą firmą np. 10-15 osobową ze średnim budżetem, niekoniecznie będziemy szukać dużej, międzynarodowej agencji do organizacji eventu. I odwrotnie – jeśli jesteśmy bardzo dużą organizacją będziemy raczej zbierać oferty od większych graczy z branży, z dużym portfolio realizacji;
  • ostatnim etapem jest zebranie rekomendacji – wśród pracowników, znajomych, kontrahentów co do sprawdzonych firm, których realizacje spotkały się z uznaniem w poprzednich latach.

Warto poprosić firmy biorące udział w przetargu o podpisanie Umowy o zachowanie poufności- w tym przypadku nie tylko co do danych dostarczanych w procesie zakupowym. Warto dodać zapis o poufności co do treści i wydarzeń podczas samego eventu, tak aby to co dzieje się podczas spotkania nie wyszło poza krąg uczestników.

Jeśli obawiamy się, że nie sprostamy samodzielnej organizacji imprezy lub po prostu chcemy mieć pewność, że wszystko zostanie dopilnowane bez angażowania dodatkowych zasobów, skorzystajmy z pomocy agencji.

Jak wybrać dobrą agencję?

W przypadku usług cena nie jest głównym kryterium. Równie ważna jest jakość i oferta. Trzeba dobrze wyważyć stosunek jakości do ceny, aby nie okazało się, że skusiliśmy się na korzystniejszą ofertę, która nie spełni naszych wymagań i oczekiwań uczestników. Źle zorganizowany event jest zawsze gorszy od braku eventu – trudno potem zatrzeć złe wrażenie na uczestnikach imprezy i zamiast porcji motywacji mamy rozczarowanie.

Sprawdzenie rekomendacji, którymi chwali się agencja powinno stać się nawykiem dla kupujących eventy. Warto również poszukać na liście referencyjnej firm, w których możemy podpytać osobiście o wrażenia ze współpracy, choćby poprzez portale społecznościowe.

Kupowanie eventów świątecznych to nie tylko kupowanie konkretnych produktów i usług. To przede wszystkim kupowanie niezapomnianych wrażeń i miłej, odświętnej atmosfery. Zadbajmy zatem, aby był to proces przemyślany, zaplanowany z wyprzedzeniem i dopięty na „ostatni guzik”. O dobrych imprezach mówi się w firmach przez długi czas i są dodatkowym elementem motywującym pracowników na niełatwym dziś dla pracodawcy rynku pracy.

Podobne