Rozpoczynamy nowy cykl na blogu – Niezbędnik młodego kupca. Znajdziecie tutaj podstawowe informacje z obszaru zarządzania zakupami w firmie. Zachęcamy do śledzenia i wykorzystywania materiału w swoich organizacjach.

Obszar zakupów to nie tylko miejsce oszczędności w firmie. To źródło przewagi konkurencyjnej i optymalizacja procesów.

Poznaj 5 procesów w obszarze zakupów, które sprawią, że firma zyska na efektywności.

Każdy proces zakupowy ma swoje etapy. Kiedy każdy z nich przebiega prawidłowo i w oparciu o dobre praktyki, firma zyskuje.

Co konkretnie?

Więcej oszczędności finansowych, dodatkowy czas i mniej obciążone kadry. Na zakupy firmowe często patrzymy z szerokiej perspektywy, a tymczasem pochylenie się nad szczegółami związanymi z poszczególnymi etapami może nie tylko usprawnić każdy z nich, ale także przynieść sporo satysfakcji wszystkim zaangażowanym osobom.

Zobacz, co jest ważne na poszczególnych etapach i sprawdź, co warto poprawić w swoim procesie.

#1 Planowanie zakupów

Zakupy, jak każda większa inicjatywa podejmowana w firmie, potrzebują mądrego planu. A planowanie szczegółów dotyczących zakupów to proces, w którym przede wszystkim musimy zachować balans pomiędzy potrzebami w ujęciu asortymentowym, wartością ich zakupu oraz oczekiwanymi terminami dostaw.

W naszym interesie leży dokładne określenie liczby potrzebnych produktów czy usług, wybór najkorzystniejszej finansowo opcji czy otrzymanie zamówienia na czas. Nikt nie chciałby sytuacji, by sprzętów potrzebnych do pracy nad ważnym projektem było za mało, by przyszły do firmy za późno, a ich ceny były za wysokie.

Warto pamiętać, że zakupy są elementem szerszej strategii firmy, dlatego tak ważny jest proces ich planowania. Dzięki obserwowaniu procesu zakupowego w dłuższej perspektywie, możemy wprowadzać zmiany, szczególnie w tych planach, które dotyczą asortymentu zamawianego cyklicznie.

Przez sporządzanie planów zakupowych możemy lepiej przygotować i wdrażać efektywne strategie zakupu poszczególnych dóbr i usług. Proces ma sens, gdy dotyczy istotnych asortymentów z punktu widzenia prowadzonego biznesu.

#2 Badanie rynku dostawców

Z dobrze przygotowanym planem wiadomo dokładnie, co, w jakiej ilości i na kiedy jest potrzebne w firmie. Czy jednak wiadomo, komu powierzyć zadanie dostarczenia nam potrzebnego asortymentu? By móc odpowiedzieć na to pytanie, trzeba bliżej przyglądać się nie tylko indywidualnym dostawcom, ale też całemu rynkowi dostawców.

Badanie rynku to kluczowy proces organizacji zakupów, który tworzy fundamenty pod możliwie najkorzystniejsze dla firmy dostawy. Zatwierdzony plan zakupów wyznacza nam zadania w zakresie badania rynku dostawców w istotnych dla firmy kategoriach asortymentowych.

Wiedząc dokładnie, czego potrzebujemy, możemy sprawdzać wytyczne, które mają wpływ np. na cenę, specyfikację produktu czy też czas dostawy.

Strategia zakupowa wynika bezpośrednio z bilansu firmowych potrzeb asortymentowych, a także powinna być adekwatna do sytuacji na rynku dostawców. Oznacza to, że na nasze zamówienie wpływ może mieć pora roku, podwyżka cen, lokalizacja dostawcy czy sposób, w jaki on sam organizuje swoją pracę. Aby dobrze przeprowadzić badanie rynku, trzeba pamiętać o jego najważniejszych elementach.

To przede wszystkim: rozpoznanie specyfiki zakupów w danej branży, wrażliwość ceny na sezonowość, kurs walut, ponadnormatywny popyt wynikający z ogólnej sytuacji rynkowej, średnie ceny rynkowe.

#3 Standaryzacja asortymentu

Każda firma ma swój charakter i potrzeby, które z czasem stają się standardem. Jedna firma organizuje konferencje, warsztaty i szkolenia, dlatego robi regularne zamówienia cateringowe. W innej projektuje się gry komputerowe, dlatego zapotrzebowanie na świetnej jakości sprzęt i zapas dobrej kawy też można uznać za standard. Poza tym każda firma zaopatruje się w produkty spożywcze, środki czystości czy bieżące artykuły biurowe.

Patrząc przez dłuższy czas na tryb pracy, liczebność zespołu, ilość godzin spędzanych w biurze oraz bieżące potrzeby, zauważamy prawidłowości, które możemy uznać za standard i uwzględnić w planie zakupów.

Standaryzacja ma charakter stałych działań w organizacji. Ich celem jest wypracowanie standardu funkcjonalnego oraz jakościowego dla kupowanych asortymentów. Dzięki temu możemy agregować ilość kupowanych produktów, trzymając się określonego poziomu funkcjonalno-jakościowego. Agregacja ilościowa na poziomie asortymentu daje solidną podstawę do uzyskania bardziej korzystnych warunków dostaw.

#4 Optymalizacja specyfikacji funkcjonalnej, jakościowej oraz serwisowej

Mierz siły na zamiary – warto przypomnieć sobie to zdanie, planując firmowe wydatki i inwestycje. Optymalizacja w tym przypadku to odpowiedzialne działanie zespołowe, które ma budować i utrwalać w firmie świadomość skutków przewymiarowania wymagań wobec realizowanych dostaw materiału, sprzętu oraz usług.

Przewymiarowanie wymagań specyfikacji jest wydajnym generatorem wzrostu cen zakupu, bez realnego przełożenia i wzrostu efektywności po stronie przychodowej przedsiębiorstwa. Optymalizacja specyfikacji powinna uwzględniać reguły analizy TCO (z ang. Total Cost Ownership czyli całkowity koszt posiadania).

TCO to całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymywania, a na koniec także pozbycia się aktywów w firmie na przestrzeni określonego czasu. Dziś o TCO mówi się przede wszystkim w kontekście narzędzi informatycznych, w które inwestują firmy.

Planując takie wydatki, trzeba zwrócić uwagę nie tylko na cenę zakupu, ale zastanowić się, ile zapłacimy za utrzymanie narzędzia, potencjalny serwis czy rozbudowę o nowe funkcjonalności. Dzięki TCO można lepiej ocenić bieżące i prognozowane wydatki przedsiębiorstwa związane z narzędziem czy całą infrastrukturą informatyczną lub telekomunikacyjną.

#5 Ofertowanie i badanie ofert

Poświęcenie uwagi czterem powyższym procesom skutkuje miłą niespodzianką na ostatnim etapie. Ofertowanie jest procesem ściśle powiązanym i korzystającym w pełni z efektów poprzednich procesów: planowania zakupów, badania rynku dostawców oraz opracowania specyfikacji.

Jeśli poprzednim krokom poświęciliśmy należytą uwagę, przygotowaliśmy plan, przeanalizowaliśmy sytuację na rynku dostawców, określiliśmy standardy i wymagania, na ostatniej prostej będzie o niebo łatwiej. Dlaczego? Dzięki nieocenionym danym, a także wnioskom, jakie wyciągnęliśmy z poprzednich procesów.

Od tego jak przygotujemy zapytanie ofertowe zależy jak precyzyjne i optymalne oferty otrzymamy. Jakość i precyzja przygotowania zapytania oraz rzetelne wykorzystanie wniosków z wymienionych wcześniej procesów, są gwarancją zebrania jednoznacznych oraz porównywalnych ofert.

Dzięki temu nie musimy się martwić, że zaoferowane nam produkty czy usługi nie odpowiedzą dokładnie na oczekiwania firmy i jej pracowników.

Czas na świadome zamówienia

Kreowanie poprawy efektywności finansowej w zakupach nie należy do najłatwiejszych zadań w firmie. Bieżące prace operacyjne często przysłaniają działania strategiczne dla zbudowania fundamentów świadomego zarządzania zakupami.

Warto systematycznie, krok po kroku budować opisane procesy oraz prowadzić konsolidację działań całej organizacji, by w pełni zrozumieć przyczyny i skutki decyzji w obszarze zakupów.

Podobne