Dobra i w pełni przejrzysta współpraca z dostawcami może przynieść firmie szereg korzyści. A w osiągnięciu najlepszego poziomu współpracy niezwykle pomocna jest regularna ewaluacja dostawców. Poniżej przedstawiamy, co daje rzetelna ocena pracujących z firmą dostawców i podpowiadamy, jak przeprowadzić ją skutecznie, by obie strony na niej zyskały.

Niemal każda firma w większym lub mniejszym stopniu korzysta z usług zewnętrznych dostawców. Dzięki platformom dedykowanym zakupom B2B, firmy mogą wybierać sprawdzonych dostawców, którzy najlepiej odpowiadają na konkretne potrzeby. Cały proces zakupowy jest szybszy, łatwiejszy i bardziej korzystny dla obu stron. Możliwości sprawnej komunikacji między stronami oraz przejrzystego i szybkiego obiegu potrzebnych dokumentów znacznie ułatwia sprawę, pozwalając firmie zaoszczędzić czas, zasoby i środki finansowe.

Istnieje jeszcze jeden element, który w ogromnym stopniu usprawnia proces transakcyjny, a w dłuższej perspektywie przynosi wymierne korzyści zarówno firmom, jak i dostawcom oferującym najwyższą jakość swoich usług. To proces ewaluacji współpracy z dostawcami czyli inaczej ich rzetelna i w pełni przejrzysta ocena. Ewaluacja pracy zewnętrznych współpracowników pozwala uzyskać jeszcze większą kontrolę nad firmowymi zakupami, a także lepiej dopasować cały proces do celów biznesowych przedsiębiorstwa.

Dlaczego warto mądrze oceniać?

Chociaż świadomość w kontekście oceny współpracy rośnie wśród polskich przedsiębiorców, wciąż niewiele firm decyduje się na przeprowadzanie regularnych ewaluacji pracy swoich dostawców. Być może zjawisko wynika z niewiedzy i braku świadomości benefitów, jakie firma może zyskać dzięki takim ocenom. Rzetelna ocena pracy dostawców przynosi wnioski, które pozwalają nie tylko lepiej kontrolować cały proces zakupowy, ale też maksymalnie dostosować współpracę do celów strategicznych firmy. Regularna i dobrze przeprowadzona ewaluacja pozwala:

  • potwierdzić lub zanegować rentowność dostawcy;
  • znaleźć ukryte czynniki kosztowe;
  • zmniejsza ryzyko w procesie zakupowym;
  • zwiększa przewagę konkurencyjną.


>> Zdobądź pełen obraz procesu zakupowego >>


Ewaluacja dostawców to element skutecznego zarządzania

Warto pamiętać, że współpraca z dostawcami, niezależnie od skali, nie sprowadza się jedynie do wyboru odpowiednich podwykonawców, ich kwalifikacji i negocjowania warunków transakcji. Dostawcy są przecież ważną częścią zewnętrznych zasobów firmy, dlatego firmy powinny uwzględniać ich w strategii zarządzania. A realne zarządzanie pracą dostawców rozpoczyna się w momencie podjęcia decyzji o świadomej, długotrwałej i systematycznej oceniey. W ramach ewaluacji dostawców należy przede wszystkim:

  • ocenić jakość pracy wszystkich dostawców;
  • sprawdzić rentowność każdego z nich;
  • wykonać audyt kluczowych dostawców w różnych obszarach (sprawdzamy wtedy np. czy dostawca płaci składki, pracuje zgodnie z zasadami etyki, posiada wymagane certyfikaty oraz jakie ma możliwości produkcyjne);
  • wykonać R&D czyli tzw. Research and Development, który ma na celu rozpoznanie nieprawidłowości występujących w wybranych obszarach współpracy. Na podstawie wniosków można podjąć decyzje o zmianach, które wpłyną na polepszenie współpracy i przyniosą firmie większe zyski.

Dwie zasady rzetelnej oceny

Przeprowadzanie ocen podwykonawców nie jest ani specjalnie trudne, ani nie pochłania ogromnych ilości czasu. Wystarczy, że specjaliści z działów zakupów zastosują dwie zasady, które powodują, że cały proces oceny jest prosty, a z czasem staje się zupełnie naturalnym elementem optymalnego procesu zakupowego.

Oto 2 zasady, które warto wykorzystać w ocenie pracy dostawców:

Zasada 1: checklista

Stwórz tzw. checklistę czyli listę dostawców kwalifikowanych i zastrzeżonych. Dzięki niej łatwiej i szybciej dobierzesz odpowiednich podwykonawców do aktualnych potrzeb firmy, a także unikniesz niepotrzebnych błędów czy nieporozumień.

Zasada 2: audyt

Pamiętaj, by raz do roku przeprowadzić audyt (przede wszystkim wśród kluczowych dostawców, ale najlepiej z uwzględnieniem wszystkich).

  1. Rozmawiaj z dostawcami – kontaktuj się z dostawcami na różnych etapach procesu zakupowego i pamiętaj, by regularnie przekazywać im swój feedback.
  2. Regularnie mierz wskaźniki takie jak:
  • efektywność współpracy – zdefiniuj, jakie elementy dokładnie chcesz zmierzyć i jak zebrane dane pomogą unikać spadków efektywności pracy dostawców. Pamiętaj jednak o zachowaniu umiaru. Realizacja procesu w obszarach, które są nieistotne dla efektywności operacyjnej firmy nie da efektów, a dodatkowo może zniechęcać pracowników do uczestnictwa w procesie pomiaru;
  • cena – sprawdzaj koszty, formy finansowania transakcji, obecność upustów, możliwości negocjacji warunków współpracy z dostawcą czy terminy płatności;
  • zapewnienie wymaganego poziomu jakości technicznej – sprawdź, czy deklarowany przez dostawcę jakość usług i produktów jest poparta odpowiednimi certyfikatami oraz czy spełnia normy zarządzania jakością takie jak np. ISO;
  • zdolności techniczne i organizacyjne dostawcy w zakresie wielkości wolumenu dostawy, sposobu realizacji dostaw (np. czy dostawy są scentralizowane lub czy jest możliwość dostaw do poszczególnych jednostek);
  • szerokość oferowanego asortymentu, dzięki czemu możemy z wyprzedzeniem planować zakupy produktów, które w danym momencie jeszcze nie są w firmie potrzebne, ale wraz z rozwojem może pojawić się na nie zapotrzebowanie;
  • wdrażanie innowacji produktowych – to ważny element w kontekście przyszłości – jeśli dostawca regularnie wprowadza do swojej oferty nowości, to dla nas informacja, że stara się odpowiadać na zmieniające się potrzeby swoich klientów;
  • terminowość i elastyczność dostaw;
  • świadczenie usług serwisowych przed sprzedażą (takich jak np. projektowanie rozwiązań, doradztwo techniczne) oraz bezpośrednio po zakończonej transakcji (np. szybkie dostawy czy pomoc w instalacji sprzętu)
  • serwis techniczny (naprawy i konserwacje w ramach oferty produktowej);
  • serwis informacyjny (dedykowane warsztaty dla pracowników, szkolenia i doradztwo).

Korzystaj z usług consultingowych i rozwijaj bazę dostawców

Ewaluacja dostawców świetnie wpływa na rozwój bazy preferowanych podwykonawców. Dzięki regularnym ocenom zyskujesz listę dostawców, którzy najlepiej odpowiadają na potrzeby Twojej firmy, świadczą usługi najwyższej jakości, mają konkurencyjne ceny, a także oferują wartości dodane w postaci zniżek czy dodatkowych usług takich jak wdrożenie, serwis albo dedykowane szkolenia.

Każda firma, która wykonuje regularne ewaluowanie swoich dostawców zyskuje. Szczegółowa wiedza o dostawcach, ich ofercie i modelach współpracy to dla Twojej firmy również większa kontrola nad całym procesem zakupowym.

Jeśli potrzebujesz poszerzenia wiedzy i wsparcia w zakresie ewaluacji dostawców swojej firmy, koniecznie zajrzyj TUTAJ. W ramach usług consultingowych możemy pomóc Ci zorganizować proces ewaluacyjny w najbardziej wygodny i prosty sposób.

Podobne