Jeśli myślisz, że tylko zakupy bezpośrednie (direct) liczą się dla rozwoju przedsiębiorstwa – przeczytaj ten tekst!

Prawidłowo prowadzone zakupy pośrednie (indirect) w równym stopniu mogą przynieść firmie oszczędności. Nie tylko pomagają one redukować koszty, ale także podnoszą wskaźniki rentowności, wartości i konkurencyjność przedsiębiorstwa.

Planowanie, automatyzacja, a może outsourcing?

Mamy dla ciebie 10 sprawdzonych sposobów na podniesienie jakości zakupów pośrednich w firmie.

1. Określ rolę zakupów w firmie

Przy wsparciu najbardziej decyzyjnych osób w firmie określ rolę i znaczenie zakupów. Często zakupy są traktowane w przedsiębiorstwach po macoszemu, potrzeby zakupowe są realizowane ad hoc, co nie sprzyja generowaniu oszczędności. Organizacja musi być świadoma znaczenia wagi, jakie pełnią zakupy w firmie i w konsekwencji wspierać kupców w ich proefektywnościowych działaniach.

2. Zdefiniuj cele dla działu zakupów

Pomogą ci w tym jasne KPI (ang. Key Performance Indicators), wytyczone w oparciu o zasadę SMART – Specifix, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound. Stopień realizacji założonych celów poprawy efektywności zakupów wskaże poziom dojrzałości działu zaopatrzenia oraz jakość realizowanych procesów zakupowych w ujęciu czasowym i finansowym.

3. Opracuj i wdróż politykę zakupów firmowych

Gdy już znasz cele i rolę zakupów w przedsiębiorstwie, możesz określić jasne zasady, jak chcesz kupować. Polityka zakupowa to generalne wytyczne jak realizować zakupy w poszczególnych grupach asortymentowych ze wskazaniem na efektywność finansową i organizacyjną. Polityka zakupowa określa oczekiwane standardy organizacji zakupów oraz standardy jakościowe i relacje z rynkiem dostawców. Szeroko pojęta standaryzacja zakupów sprzyja zmniejszeniu i podnosi parametry jakościowe kupowanych dóbr i usług. Polityka zakupów powinna obowiązywać wszystkich pracowników, którzy w jakimkolwiek stopniu biorą udział w procesach zakupowych firmy.

4. Ustal i monitoruj potrzeby zakupowe

Rozpoznawaj i monitoruj potrzeby swoich klientów wewnętrznych dobry kupiec posiada zawsze aktualną wiedzę o potrzebach firmy. Ciągłe monitorowanie potrzeb swojej organizacji pozwala na opracowanie odpowiedniej strategii negocjacji warunków dostaw oraz eliminuje ryzyko przewymiarowania potrzeb, gromadzenia zbędnych zapasów co powoduje zbędne angażowanie zasobów finansowych firmy.

5. Zaplanuj zakupy

Planowanie zakupów w pespektywie długo i krótko terminowym dla poszczególnych asortymentów pozwala na efektywne poszukiwanie źródeł dostaw dla zaspokojenia naszych potrzeb w kontekście dobrej ceny oraz oczekiwanej jakości towarów i usług. Planowanie zakupów powinno uwzględniać nie tylko wymiar wartościowy zakupów, ale również asortyment. Istotnym elementem planowania jest również oczekiwany harmonogram dostaw ze względu na często występującą sezonowość potrzeb. Rezygnując z planowania zakupów należy pamiętać, że pilne zakupy zawsze realizujemy po wyższych cenach.

Nasze zakupy warto grupować w tzw. kategorie zakupowe, czyli grupy produktów o podobnych parametrach użytkowych lub przeznaczeniu. Często rynek dostawców dostarcza produkty z danej kategorii asortymentowej i wówczas możemy nasze potrzeby negocjować łącznie dla całej lub części kategorii asortymentowej. Uzyskany efekt skali daje nam lepszą pozycję negocjacyjna co pozwala na uzyskanie bardziej korzystnych warunków handlowych.

Dobrą praktyką w zarządzaniu zakupami jest przypisywanie zbliżonych kategorii zakupowych jednemu kupcowi w organizacji. Takie podejście pozwala z czasem na zbudowanie kompetencji kupca w danym asortymencie oraz dobrym rozpoznaniu rynku dostawców w danej kategorii. Osiągnięte kompetencje kupca są gwarancją dla optymalizacji kosztowej zakupów z jednoczesną gwarancją dochowania wymagań jakościowych.

6. Automatyzuj i standaryzuj procesy zakupowe

Dzięki umowom ramowym, katalogom dostawców z dedykowanymi cennikami czy elektronicznym platformom zakupowym proces zakupów nieprodukcyjnych staje się szybszy i bardziej przejrzysty. Zyskujesz nad nim większą kontrolę i lepiej widzisz pola do dalszej optymalizacji. Standaryzacja dokumentów i sposobu składania zamówień w firmie, zgodne z przyjętą polityką zakupową, tylko ułatwią ci pracę i pomogą zredukować niepotrzebne koszty operacyjne.

7. Procesy trudne, niepowtarzalne i specyficzne zleć na zewnątrz

Jeśli planujesz zakupy trudne, specyficzne, ale istotne kosztowo i nie posiadasz wiedzy o rynku dostawców oraz regułach negocjowania dostaw, wówczas warto powierzyć to zadanie specjalizowanym podmiotom gospodarczym. Przykładem takich zakupów są ubezpieczenia mienia, produkcji, współpracy, transakcji handlowych a także usług teleinformatycznych lub inwestycji. Dla incydentalnych zakupów nie opłaca się budować kompetencji własnych, bo zazwyczaj zdobywanie doświadczeni stanowi istotny koszt dla firmy a oczekiwana efektywność jest trudna do osiągnięcia.

8. Dbaj o relacje z dostawcami

Zakup to nie jednorazowa transakcja, to najczęściej dłuższa, wieloletnia nawet współpraca. Dbaj o te relacje, żeby zaoszczędzić firmie czasu, nerwów i pieniędzy. Organizowanie panelu dostawców, dni dostawcy, itp. pozwoli zadbać o dobre relacje, wynegocjować lepsze warunki współpracy i podzielić się wiedzą o rynku. Należy pamiętać, że dobra kondycja naszych dostawców jest pośrednio gwarantem naszego sukcesu.

9. Podziel się odpowiedzialnością za budżety

Odpowiedzialność za dyscyplinę budżetową i wczesne monitorowanie zaciąganych zobowiązań są podstawą dla osiągania zaplanowanej rentowności firmy. Planowanie zakupów oraz ich realizacja z bieżącym monitoringiem wykonania budżetu jest gwarantem dochowania dyscypliny budżetowej.

10. Kupuj z pomysłem

Czytaj: bądź innowacyjny – i to na każdym etapie realizacji potrzeby zakupowe firmy. Myśl kreatywnie o sposobach podnoszenia efektywności zakupów i optymalizacji kosztów. Testuj nowe rozwiązania, korzystaj z nowych technologii – pomogą ci w codziennej pracy.


>> Sprawdź, jak kupować efektywnie dla firmy >>


Jak nie kupować dla firmy?

Skoro znamy już dobre praktyki w obszarze indirect procurement, to przypomnijmy krótko, czego powinien wystrzegać się kupiec w firmie.

  • Nie sugeruj się tylko ceną

Weź pod uwagę także inne kryteria oceny oferty dostawców, np. ich wiarygodność, realizację zamówień w terminie, itd. Możesz poprosić o referencje od dotychczasowych klientów w celu weryfikacji tych kwestii.

  • Nie rozmieniaj się na drobne (zamówienia)

Brak konsolidacji zakupów z różnych działów firmy, przyzwolenie na to, aby każda z jednostek kupowała po swojemu powoduje, że tracimy oszczędności, które moglibyśmy uzyskać dzięki efektowi skali. Pamiętaj, większe zamówienie, to potencjalnie lepsza oferta dostawcy.

  • Nie zostawiaj zakupów firmowych przypadkowi

W każdej firmie potrzebna jest jasno określona polityka zakupów firmowych. Co więcej, upewnij się, że reszta przedsiębiorstwa (od osób najbardziej decyzyjnych po szeregowych pracowników) jest zaznajomiona z zasadami robienia zakupów w firmie.

  • Nie komplikuj procesu akceptowania wydatków

Zwłaszcza w dużych firmach, o rozwiniętej strukturze – proces decyzyjny wydłuża się. Problem z ustaleniem odpowiedzialności, wiele stopni akceptacji nie sprzyjają szybkim i efektywnym zakupom firmowym.

  • Nie zostawiaj dostawców samych sobie

Kontrola podwykonawców (ich rentowności, działania zgodnie z prawem, zasadami etyki, itd.), przeprowadzanie audytów, podział dostawców na kwalifikowanych i zamrożonych (zastrzeżonych) pomoże ci w ewaluacji swoich partnerów biznesowych i zachowaniu wysokiej jakości obsługi przedsiębiorstwa. Najlepiej dokonywać ewaluacji dostawców przynajmniej raz w roku!

Pamiętaj – optymalizacja obszaru indirect procurement prowadzi pomaga uzyskać oszczędności i zredukować koszty w firmie. 
10_dobrych_praktyk2-min


>> Sprawdź, jak zoptymalizować zakupy w firmie >>


Podobne