Posiadanie kompetentnego zespołu kupców jest bardzo ważne dla rozwoju firmy, ale bez zmian w samej strukturze przedsiębiorstwa nie ma co marzyć o realnych oszczędnościach.

Trwająca ewolucja, a dokładniej rewolucja (przede wszystkim cyfryzacja oraz automatyzacja) procesów gospodarczych w ostatnich 20 latach powoduje ustawiczną zmianę oczekiwań co do roli i kwalifikacji kupca w przedsiębiorstwach.

Jednak kluczowym zagadnieniem jest to, by w pierwszej kolejności same firmy zauważyły w swojej strategii rozwoju i konkurencji kluczową rolę służb zaopatrzeniowych. Dopiero wówczas budowanie kompetentnych zespołów kupców ma sens.

Wykształcony strateg

Jakie kwalifikacje i kompetencje powinien mieć kupiec?

Myślę, że kluczem do sukcesu przy budowaniu efektywnie działających zespołów kupieckich jest ich asortymentowa specjalizacja. Każdy asortyment zakupowy wymaga indywidualnej i dedykowanej strategii zarządzania procesem zaopatrzenia, wynikającym z wielkości potrzeb własnych przedsiębiorstwa, wielkości i dostępności rynku zaopatrzeniowego czy wreszcie panujących zwyczajów związanych z negocjacjami z dostawcami.

Dlatego osoby zajmujące się zakupami bezwzględnie muszą znać specyfikę zastosowania kupowanego asortymentu, mieć wiedzę o rynku oraz dostawcach, trendach rozwoju technologicznego itp. Najlepiej, by profil wykształcenia kupca merytorycznie był zbieżny z grupą asortymentową, jaką prowadzi.

Przywódca i negocjator

Niewątpliwie istotną cechą kupca jest umiejętność nakłonienia do współpracy autorytety zawodowe w przedsiębiorstwie, aby wspólnie, pod jego nieformalnym kierownictwem, zrealizować wspólny cel – zoptymalizować źródła dostaw.

Dobry kupiec musi odnaleźć się również w relacjach zewnętrznych, z rynkiem i dostawcami. Powinien umieć profesjonalnie reprezentować interesy swojej firmy w aspekcie handlowym oraz wykazać się znajomością merytoryczną grupy asortymentowej, za którą odpowiada. Jego wiedza o rynkach dostaw nie może być jedynie lokalna, ponieważ relacje gospodarcze mają obecnie wymiar globalny.

Niewątpliwie kupiec jako organizator zabezpieczenia źródła dostaw musi być komunikatywny, otwarty na relacje z ludźmi zarówno wewnątrz własnej organizacji jak i w relacjach zewnętrznych. Posiadać umiejętności analityczne i negocjacyjne.

Być dbałym w swoich działaniach na każdym kroku realizacji procesu sourcingowego, skrupulatnym w zakresie prowadzenia zapisów, które będą budowały dla całej firmy bazę wiedzy o potrzebach zakupowych, rynku i asortymencie zakupowym, a także tendencjach zmian rynku dostaw.
Kupiec, co najważniejsze, musi być właściwie zmotywowany do działania oraz świadomy swojej strategicznej misji, jaką ma do spełnienia w przedsiębiorstwie.

Wielcy Pionierzy

Przez ostatnie 15 lat nastąpiło duże zróżnicowanie w rozumieniu roli kupców w firmach oraz podejściu do procesów zaopatrzenia. Wynika ono generalnie z rozwoju technologicznego, który mocno wpływa na dzisiejsze procesy zakupowe i sprzedażowe, otwierając przed kupcami zupełnie nowe możliwości.

Cyfryzacja procesów biznesowych, zmieniający się rynek i wolna konkurencja stały się motorem przemian. Początkowo inwestowano w nowoczesne środki produkcji, jednak szybko zorientowano się, że jest to jedna z najdroższych metod budowania przewagi konkurencyjnej firm.

Wolny rynek, swobodny przepływ towarów błyskawicznie zweryfikował proste źródła przewagi konkurencji, zaczęto doceniać lekceważone dotąd powody wzrostu efektywności produkcji – ceny zaopatrzenia.

Od przypadku do przypadku?

Tymczasem w firmach, których działalność jest prowadzona w warunkach branżowego monopolu lub słabej konkurencji, kupcy nadal pozostają nieprzygotowani do nowoczesnych metod pracy z rynkiem zaopatrzeniowym. Ich działania pozostają działaniami stricte operacyjnymi, polegają po prostu na zarządzaniu obiegiem dokumentów handlowych w przedsiębiorstwie.

Takie zespoły są często budowane z przypadkowych osób, np. pracowników ze zredukowanych działów przedsiębiorstwa, którzy nie mają ani specjalistycznej wiedzy, ani doświadczenia w dziedzinie zakupów. Dowodzi to, że na poziomie managementu takich firm brak jest rozpoznania rzeczywistego ryzyka biznesowego, a zarządza-nie kosztami po prostu nie istnieje.

Na szczęście rynek i jego prawa zaczynają być coraz powszechniej zauważane i liczba firm prowadzących przypadkową politykę zakupową z każdym rokiem maleje.
Drugim biegunem rzeczywistości gospodarczej są przedsiębiorstwa mocno zmotywowane do walki o rynek, gdzie zarządzanie kosztem na każdym poziomie jest uznawane za część strategii przedsiębiorstwa.

W tych firmach istnieją lub są budowane profesjonalne zespoły kupców, których celem jest zaopatrywanie firmy po optymalnych cenach zakupu.
Nadzieją napawa fakt, że z roku na rok rośnie świadomość firm w zakresie roli zaopatrzenia oraz konieczności nadania kierunku zmianom – przejścia od operacyjnych działań zaopatrzeniowych do stałego wypracowywania strategii wyboru źródeł zaopatrzenia.

Kluczem struktura

Jak budować kompetencje kupców w zakresie zaawansowanych metod poszukiwania optymalnych źródeł zaopatrzenia?

To częsty dylemat, przed jakim stają dyrektorzy logistyki zaopatrzenia na etapie budowania swoich zespołów. Najczęściej sięgają oni po zasoby kadrowe, szukając specjalistów z doświadczeniem kupieckim w dużych międzynarodowych korporacjach. Liczą na to, że doświadczenie pracowników przekują na sukces budowanego zespołu.

Owszem, zatrudnienie specjalistów jest niezbędne do uzyskania przez przedsiębiorstwo realnych korzyści ze stworzenia profesjonalnego zespołu zaopatrzenia. Jest niezbędne, ale… niewystarczające.

Z naszych obserwacji oraz wspólnej pracy z kupcami z wielu firm wynika bowiem, że organizacja zakupowa może być sprawna i efektywna tylko wówczas, gdy jej kompetencje, cele i zakres działania zostaną zdefiniowane nie na poziomie działu czy departamentu, lecz na poziomie strategii przedsiębiorstwa, zaś w strukturze organizacyjnej firmy zostanie ona wyniesiona wysoko.

Dopiero spełnienie tych warunków jest gwarancją wprowadzenia zmian w całym przedsiębiorstwie, co pozwala na efektywne realizowanie strategii zaopatrzenia.

W obecnych warunkach gospodarczych, ze względu na kurczące się proste rezerwy po stronie organizacji produkcji oraz wydajności pracy, logistyka zaopatrzenia stanowi jeden z najważniejszych elementów strategii sukcesu i efektywności działania przedsiębiorstw. Planując lub rozwijając departamenty zakupów, warto o tym pamiętać.

Podobne