Umiejętne wykorzystanie narzędzi informatycznych w zakupach przynosi od lat firmom komercyjnym wymierne korzyści. Sektor publiczny stoi dziś w obliczu podobnej szansy.

Osoby, które na co dzień zajmują się procesem udzielania zamówień publicznych, wiedzą, że jest to procedura skomplikowana i wymaga rozległej wiedzy oraz dużego doświadczenia.
Jednostki sektora finansów publicznych stoją także przed wyzwaniem związanym z elektronizacją oraz realizacją projektów inwestycyjnych i absorpcją środków unijnych. Środki te mogą zostać utracone w przypadku niezrealizowania projektu w terminie bądź wystąpienia problemów formalnych w toku realizacji procedury.

W obliczu realnych problemów związanych z udzielaniem zamówień warto przybliżyć rozwiązania, które mogą usprawnić proces przetargowy i pozwolą skuteczniej wykorzystać potencjał wiedzy oraz doświadczenia pracowników działu zakupów.

Wyzwania Zamawiających

Prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest obwarowane licznymi warunkami formalnymi, koniecznością dotrzymania terminów zależnych od rodzaju zamówienia i trybu, w jakim realizujemy postępowanie. Inny, ważny punkt zamówień publicznych to publikacja ogłoszeń związanych z postępowaniami.

Ważne jest także, aby stosować obowiązujące wzory dokumentów i móc szybko dotrzeć do aktualnych tekstów przepisów prawa. Ponadto zgodnie z przyjętymi zasadami w postępowaniach przetargowych zamawiający powinien precyzyjnie zarządzać dokumentacją postępowania, realizować obowiązki sprawozdawcze i raportowe. We wszystkich tych aspektach warto wykorzystać narzędzia informatyczne wspierające ten proces.

Rozwiązania informatyczne mogą być odpowiedzią na wiele uciążliwych problemów związanych z codzienną pracą. Zarządzanie terminami, dokumentacją postępowania, publikowanie ogłoszeń i wyjaśnień do specyfikacji – w tym wszystkim system może oferować konkretne wsparcie.


>> Bądź zgodny z PZP wraz z e-Zamawiającym >>


Nowoczesne zakupy

Korzyści związane z zastosowaniem w zakupach sektora publicznego rozwiązań sprawdzonych w biznesie nie ograniczają się tylko do aspektów technicznych. Realizując cele o charakterze modernizacyjnym i inwestycyjnym, sfera publiczna musi także sprostać rosnącym oczekiwaniom związanym z optymalizacją kosztową działań i dynamicznym tempem prowadzonych prac.

Obszarem, w którym te tendencje możemy zaobserwować, są głównie zakupy. W sektorze publicznym pojawiają się już koncepcje koncentracji kompetencji zakupowych w centrach usług wspólnych, a samo wykorzystanie outsourcingu staje się powszechne.

Myśląc o zmianach w sposobie pracy jednostki administracji publicznej, warto wykorzystywać sprawdzone rozwiązania. Na rynku komercyjnym od lat przynoszą one bowiem firmom oszczędności rzędu 10-20% rocznie.

 

Podsumowanie

Sektor publiczny stoi w obliczu podobnej szansy. Elektronizacja tej sfery jest obecnie głównym wyzwaniem. Od tego jak Zamawiający wraz z Wykonawcami przygotują się na nadchodzące zmiany zależeć będzie dalszy obraz sektora.

Należy pamiętać, że rozwiązania te służą rozwiązywaniu konkretnych problemów i usprawnianiu bieżącej pracy, jednak zawsze będą one jedynie narzędziem w rękach służb zakupowych, których doświadczenie i wiedza są najlepszymi gwarantami jakości prac.


>> Sprawdź jak działa e-Zamawiający >>


Podobne