Według ankiety przeprowadzonej przed warsztatami (Zarządzanie bazą dostawców), które organizowaliśmy wraz z PSML, dla 60% Kupujących proces wyboru dostawcy przekłada się na realizację celów strategicznych firmy.

I trudno nie zgodzić się z tymi danymi.

Podstawowym celem prawidłowego przeprowadzenia postępowania zakupowego jest osiągniecie najlepszych warunków zakupu towaru odzwierciedlających rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa. A firmom zależy przecież na optymalizacji procesu i realnych oszczędnościach. Szczególnie, gdy kilka procent w skali roku to kwoty liczone w setkach tysięcy czy nawet w milionach złotych.

Sekret sukcesu w dużej mierze tkwi w dobrze przygotowanej i mądrze zarządzanej bazie dostawców. Firmy poszukują dostawców oferujących produkty czy usługi na wysokim poziomie, terminowych, wnoszących długotrwałą wartość dla przedsiębiorstwa i generujących widoczne oszczędności w obszarze zakupów. A pozyskanie takich dostawców wymaga zgromadzenia potrzebnej wiedzy, analizy sytuacji, wyboru odpowiedniej metody działania, czasu i zaangażowania różnych zespołów wewnątrz firmy.

Zakupy B2B bez błędów

Niestety aż 85% Kupujących wyszukuje dostawców w Internecie na podstawie słów kluczowych. 77,5% Kupujących wysyła elektroniczne zapytania o koszty czy inne dane. Przytoczone liczby pokazują, że organizacje przekładają nawyki zakupowe z obszaru B2C na zakupy firmowe, a przecież nie tędy droga. W relacji B2B firma ma silną pozycję negocjacyjną oraz pełen wachlarz narzędzi, z których może korzystać, by wspomóc pracę i uzyskać najkorzystniejsze warunki zakupu.

Częstym błędem, jaki popełniają firmy jest zamieszczanie na swojej stronie www otwartych zapytań. Trudno liczyć na to, że w ten sposób firma znajdzie doskonale dopasowanych do swoich potrzeb dostawców, bo większość z nich nawet nie dowie się o zapytaniu. To dlatego ważne jest korzystanie z odpowiednich narzędzi. Firmy mają dzięki niej kontakt ze sprawdzonymi dostawcami, z powodzeniem budując bazę dostawców strategicznych, preferowanych i kontrolowanych.

Innym, popularnym błędem popełnianym przez firmy jest brak świadomości dotyczącej proaktywnego wymiaru procesu zakupowego. Sourcing proaktywny zakłada ścisłą współpracę pomiędzy działami zaangażowanymi w proces, aktywne szukanie nowych możliwości i zarządzanie konfliktem (np. w relacji z dostawcą), wykorzystanie wiedzy dostawców oraz budowanie innowacyjnych rozwiązań.

Korzystanie z platformy zakupowej w wyborze nowego dostawcy daje firmom znaczące korzyści. To nie tylko oszczędności i znaczące usprawnienie procesu, ale też czerpanie wiedzy o rynku, budowanie dobrych relacji z dostawcami oraz dopasowanie procesu do potrzeb obu stron.

Segmentacja czyli klucz do optymalizacji

Każda firma chce mieć optymalny proces zakupowy, w którym nabędzie to, czego potrzebuje i zmniejszy koszty przeprowadzanej transakcji. Budowanie przydatnej bazy dostawców to stały i wymagający uwagi proces, w którym kupujący powinni uczestniczyć od początku do końca. Firmy zazwyczaj myślą o planowaniu zakupów, przygotowaniu zapotrzebowania, wyborze i ocenie dostawcy.

A czy myślą o segmentacji kategorii zakupowych?

W takim podziale wyróżniamy 4 typy produktów:

  • produkty strategiczne,
  • standardowe,
  • produkty dźwignie,
  • oraz tzw. wąskie gardła.

Firma, chcąc wprowadzić taką segmentację, musi przeprowadzić analizę. Jej wynik zależy od profilu działalności firmy, założeń i klasyfikacji kosztów do poszczególnych kategorii. W projektach sourcingowych największą uwagę przyciągają produkty dźwignie zwane też produktami konkurencyjnymi. To one mają największy wpływ na wynik finansowy, a niosą niewielkie ryzyko związane z dostawami.

W obszarze produktów dźwigni łatwo buduje się konkurencyjne środowisko dostawców. Można w ich obrębie z powodzeniem standaryzować kategorie wydatków, a co za tym idzie – generować oszczędności dla firmy.

5 kroków do udanego projektu

Skuteczną oraz sprawdzoną praktyką w zakupach B2B są projekty sourcingowe, które wspomagają pracę nad całym procesem, pomagają budować trwałe relacje z dostawcami i maksymalnie wykorzystać pozycję negocjacyjną firmy, żeby zyskać jak najkorzystniejsze warunki zakupu.
Sourcing zakłada działania, które mają na celu przeprowadzenie procesu zakupowego przy użyciu odpowiednich metod dopasowanych do potrzeb przedsiębiorstwa.


>> Pozyskaj nowych dostawców >>


Aby były skuteczne, projekty sourcingowe wymagają strategicznego podejścia.

Poniżej 5 sprawdzonych kroków prowadzenia projektów sourcingowych, które stosujemy we współpracy z naszymi klientami:

Projekty sourcingowe

krok 1 Analiza stanu obecnego

Dział zakupów kupuje zgodnie ze zleceniami od innych działów np. produkcji. Bez pełnego obrazu: ile w tym roku już zostało skonsumowane, ile w zeszłym roku, jak często dokonywany był zakupów nie można przeprowadzić prognozy zużycia na rok obecny oraz spróbować wynegocjować gwarancję cen na podstawie średniego szacowanego zużycia. Dodatkowo warto sprawdzać plany zakupowe – zbierać informację od pozostałych działów, czy planują większe inwestycje. Im więcej informacji o wszystkich zakupach zbierzemy, tym łatwiej i efektywniej będziemy mogli zaplanować zakupy oraz wynegocjować niższe ceny u dostawców.

krok 2 Planowanie projektów sourcingowych (standaryzacja, konsolidacja i agregacja).

Dzięki zebranym w kroku 1 danym można zaplanować zakupy oraz dobrać odpowiednią strategię. Zdecydować które produkty są dźwigniamy. Możemy również przeprowadzić standaryzację indeksów – zamiast kilku mieć jeden, tym samym uzyskując jednego dostawcę oraz lepszą cenę.

krok 3 Dogłębne badanie rynku.

Kiedy mamy już wystandaryzowany asortyment, wiemy jakie mamy zapotrzebowanie oraz w jakiej ilości, sprawdzamy jakie są aktualne ceny. Porównując je również z wartościami historycznymi oraz sprawdzając oraz czy cena danego indeksu nie jest zależna w czasie możemy wybrać odpowiedni moment na negocjacje. Dobrą praktyką są cykliczne badania rynku. Pozwolą one na zebranie własnych danych do analizy.

Rekomendujemy, żeby np. co 2 miesiące wysłać RFI i sprawdzać jakie są aktualne oferty na produkty/usługi, które kupujemy. W przypadku umów ramowych możemy z obecnym dostawcą negocjować ceny, które w ostatnim okresie drastycznie spadły. Działa to w obie strony. W przypadku, kiedy wartość rynkowa produktu/usługi znacznie wzrosła nie powinniśmy zmuszać dostawcę, aby sprzedawał poniżej. Na tym m.in. opiera się partnerska relacja z dostawcą.

Badanie rynku dostarcza również Kupującemu wiedzę o aktualnej technologii oraz nowych produktach.

Zaczynamy od zebrania danych wejściowych (charakterystyka segmentów w grupach asortymentowych, dane dotyczące sposobu i wielkości zakupów w ramach danego segmentu). Następnie należy wybrać metodykę działania (np. wewnętrzne bazy wiedzy, RFI- Request for Information czyli zapytanie o informację, raporty, badania, supplier cloud i spotkania informacyjne dla dostawców). Ostatni etap to dane wyjściowe czyli długa lista dostawców, podział rynku, trendy cenowe, zasięg geograficzny i potencjał dostawców.

krok 4 Zbieranie ofert od dostawców

Kiedy istnieje już lista dostawców, czas na ich ruch. Firma zbiera oferty dostawców w ramach postępowania, analizuje je i wybiera te, którym chce się bliżej przyjrzeć. Najkorzystniejsze oferty od sprawdzonych dostawców mogą być doskonałym impulsem do rozmów i negocjacji.

krok 5 Negocjowanie dla uzyskania najkorzystniejszej oferty.

W przypadku aukcji elektronicznych powinno się zapewnić oferentom możliwość korekty swojej oferty w toku trwania aukcji. Przy negocjacjach Kupcy mogą wpłynąć na oferentów, tak aby obniżyli ceny przedstawione na etapie zbierania ofert. Aukcja gwarantuje konkurencyjność warunków handlowych u dostawców oraz oszczędność czasu.

Podsumowując

Firmy budujące bazę dostawców powinny zwracać uwagę na kilka istotnych elementów, które przynoszą realne korzyści. Warto korzystać z zewnętrznej, sprawdzonej i bezpiecznej bazy dostawców jak baza na platformie OnePlace.

By uzyskać najlepsze efekty, należy pamiętać o badaniu rynku i wybierać formę otwartych zapytań ofertowych. Poza tym niezwykle ważna jest też koncentracja na segmentacji zakupów. Nie wystarczy dzielenie na indirect oraz direct, warto pomyśleć o klasyfikacji produktów. Dobra strategia, działanie sourcingowe i korzystanie z platformy komunikacji z dostawcami to dobry początek dla udanych, a przede wszystkim korzystnych zakupów firmowych.


>> Zoptymalizuj procesy zakupowe >>


Podobne