Nadchodzące zmiany związane z elektronizacją zamówień publicznych budzą obawę zarówno u Zamawiających, jak i Wykonawców oraz stawiają przed nimi kolejne wyzwania. Brak pełnego obrazu procesu elektronizacji oraz opóźniony postęp prac nad rządowym rozwiązaniem – platformą e-Zamówienia również nie ułatwia przygotowania się.

Kluczowe daty związane z elektronizacją zamówień publicznych to po 18.04.2018r. oraz 18.10.2018r.

Od 18.04.2018r. obowiązywało będzie składanie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówień (JEDZ) w elektronicznej formie.

Natomiast od 18.10.2018r. nastąpi pełna elektronizacja komunikacji, która obejmie wszystkich Zamawiających, bez wyjątków.

Według nowelizacji ustawy PZP obowiązek elektronizacji spoczywa na Zamawiającym. Aby spełnić jej wymagania należy wybrać narzędzie wspierające proces elektronizacji.

Dlaczego o tym piszemy?

Ponieważ według harmonogramu realizacji projektu platformy rządowej e-Zamówienia w pierwszym kwartale 2018 roku powinien był zostać m.in wypracowany standard usług.

Dopiero w połowie marca br. Ministerstwo Cyfryzacji ponownie dokonało wyboru najkorzystniejszej oferty.

Sytuacja ta, spowoduje, że ustalony wcześniej harmonogram prac ulegnie przesunięciu.

Mimo tych zmian termin elektronizacji zamówień publicznych nie zmieni się.

Jeśli chcesz być zgodnym z ustawą PZP oraz gotowym na wyzwania elektronizacji zapoznaj się, z tym co oferują rozwiązania komercyjne.

Portale e-Usług, takie jak e-Zamawiający to kompleksowa obsługa procesu od wniosku, przez wybór wykonawcy, aż po publikację wyników postępowania.

Poniżej omawiamy, co dokładnie należy zrobić, aby sprostać elektronizacji i przygotować się do zmian po 18.04.2018r. oraz 18.10.2018r.

18.04.2018r. – JEDZ w formie elektronicznej

Zgodnie z nowelizacją Prawa zamówień publicznych z 22 czerwca 2016 r., już od 18 kwietnia do udziału w zamówieniu publicznym konieczne będzie przesyłanie przez wykonawcę JEDZ (jednolity europejski dokument zamówienia) drogą elektroniczną. Musi on być również podpisany elektronicznym podpisem z kwalifikowanym certyfikatem:

Według art. 10a ust. 2 ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r:

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, sporządzonego zgodnie z wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji Europejskiej wydanym na podstawie art. 59 ust. 2 dyrektywy 2014/24/UE oraz art. 80 ust. 3 dyrektywy 2014/25/UE, zwanego dalej „jednolitym dokumentem” odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Biorąc pod uwagę definicje środka komunikacji elektronicznej wynikającą z rozporządzenia oraz uregulowania dotyczące przesyłania i zabezpieczania dokumentów stanowiących ofertę i jej załączniki,  a także komunikację na etapie postępowania,  z wykorzystaniem poczty e-mail, poddaje się w wątpliwość poprawność stosowania poczty e-mail jako wystarczającego środka komunikacji, co może grozić w skrajnym przypadku unieważnieniem postępowania na późniejszych etapach.

Pomimo iż rekomendacja UZP odnośnie takiej możliwości została oficjalnie zakomunikowana, jednakże nie spełnia ona wyżej przytoczonych przesłanek dla definicji środka komunikacji elektronicznej i formuły zabezpieczenia ofert (w tym JEDZ-a który stanowi część oferty).

O czym należy pamiętać:

  1. przyjęcia JEDZ mailowo może spowodować chaotyczną archiwizację, ogólny brak porządku w dokumentacji, brak wystarczających zabezpieczeń oraz nie zapewni dalszego elektronicznego wsparcia realizacji zamówienia;
  2. złożenie JEDZ wraz z ofertą na nośniku danych (np. CD, pendrive) jest niedopuszczalne;
  3. przyjęcie JEDZ-a mailowo, zaszyfrowanego, bez zabezpieczenia jego przechowywania może doprowadzić do sytuacji, w której przechowanie maila nie zapewni odpowiedniego bezpieczeństwa;
  4. użycie dowolnego mechanizmu szyfrowania przez Wykonawcę, może doprowadzić do zabezpieczenie oferty (szyfrowania) z wykorzystaniem technologii, która nie zapewni wystarczającego poziomu bezpieczeństwa;
  5. JEDZ musi być opatrzony podpisem elektronicznym oraz powinien zostać zaszyfrowany, tj. opatrzony hasłem dostępowym;
  6. wykonawca, przesyłając JEDZ, wymaga potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej JEDZ.

Platforma e-Zamawiający w pełni umożliwia przesyłanie JEDZ-a  drogą elektroniczną oraz opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa dostępu oraz archiwizacji dokumentów.


>> Sprawdź jak działa e-Zamawiający >>


18.10.2018r. – pełna elektronizacja komunikacji między Zamawiającym, a Wykonawcą

Komunikacja pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą odbywać się będzie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Środki komunikacji elektronicznej to (art.2 pkt. 17 ustawy pzp, art.2pkt.5 ustawy z 18.07.2002r. O świadczeniu usług drogą elektroniczną /Dz.U. z 2017r.poz. 1219/):

– rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy

wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi….

Wybór środka komunikacji elektronicznej należy do Zamawiającego.

Rządowa platforma e-Zamówienia będzie zapewniać jedynie przechowywanie danych na etapie składania ofert do terminu składania ofert oraz wymaganą sprawozdawczość.

Przeprowadzenie kompletnego postępowania poprzez centralną platformę nie będzie możliwe.

Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcą odbywać się będzie z wykorzystaniem portalu e-Usług (np. e-Zamawiający).

Takie rozwiązanie powinno wspierać poszczególne etapy procesu postępowania począwszy od przygotowania ogłoszenia o zamówieniu, poprzez przeprowadzenie postępowania do etapu wyboru wykonawcy zakończone publikacją ogłoszenia o udzielonym zamówieniu.

Dzięki e-Zamawiającemu zyskujesz wszystko w jednym narzędziu, bezpiecznie, zgodnie z przepisami z wykorzystaniem nowoczesnych mechanizmów wspierających wybór wykonawcy.

Zapisz się na bezpłatną prezentację online i przygotuj się do elektronizacji zamówień publicznych

 

Podobne