Przez lata dominowała praktyka w przetargach Pzp, że cena praktycznie pozostawała jedynym kryterium oceny ofert. Powodów takiego podejścia było wiele, jednym z nich to zachowawczość urzędników, ograniczanie przez nich własnych ryzyk związanych z uzasadnieniem podejmowanych decyzji.

W konsekwencji skupianie się zamawiających wyłącznie na tym, aby wybrać najtańszy produkt lub usługę bez odnoszenia się, do jakości i efektywności, prowadziło do wielu patologii na rynku zamówień publicznych. Często niskie koszty inicjalne zakupu obarczone były wysokimi kosztami serwisu, niską jakością lub ponadnormatywnym zużyciem w okresie eksploatacji.

Wdrożone nowelizacje ustawy o zamówieniach publicznych kolejno w latach 2014 i 2016 zbudowały formalne podstawy do zmiany podejścia do procesu oceny ofert. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Urząd Zamówień Publicznych koleje nowelizacje wpłynęły na efektywność zmian w zakresie poza cenowych kryteriów oceny oferty. Niemniej konkluzje raportu budzą również wątpliwości.

Kryteria w procesie wyboru oferty

Z opublikowanego Raportu UZP wynika, że dominujące kryteria można podzielić na 2 grupy. Pierwsza z nich dotyczy takich kryteriów jak: „termin realizacji / czas dostawy”, ” gwarancja / rękojmia”, „płatności ( warunki, terminy)”. Realnie żadne z wymienionych kryteriów nie odnoszą się, do jakości, funkcjonalności czy zabezpieczenia w przyszłości niskich kosztów cyklu życia produktu lub usługi. Przytoczone kryteria promują często szybkie i nierealne terminy realizacji usług lub dostaw.

W zakresie warunków płatności bez merytorycznego uzasadnienia punktuje się ponadnormatywne terminy płatności dla wykonawców. W konsekwencji działania takie prowadzą do osłabiania kondycji wykonawców, wzrostu zatorów płatniczych u podwykonawców oraz ograniczania dostępu do rynku Pzp dla małych firm.

Nacisk na terminy realizacji zamówień, często wynika ze słabej koordynacji procesów przetargowych w instytucjach zamawiającego, gdzie brak jest racjonalnego planowania postępowań, tak aby zmieścić się czasowo z realizacją zadań, wynikających z przyjętych wcześniej planów budżetowych.

W ramach wymienionej powyżej pierwszej grupy kryteriów ocen ofert, widać największą dynamikę wzrostu stosowania ich udziału wagowego w całej ocenie. Punktem odniesienia dla porównania jest okres przed nowelizacją Pzp.
Dla przykładu waga dla” terminu realizacji dostawy” średnio wzrosła w postępowaniach o 11% ( z 9% do 22%), w przypadku „gwarancji” o 10 % ( z 10% do 20%). Dla kryterium „płatności”, wzrost nastąpił o 16% ( z 6% do 22%).

Drugą grupę kryteriów stanowią: „jakość (funkcjonalność / parametry techniczne)”, „wiedza i doświadczenie wykonawcy”, kolejne to „czas reakcji”.

Należy stwierdzić, że ta grupa jest już bliższa idei dbałości o jakość dostaw w przetargach, niemniej dynamika wzrostu stosowania tych kryteriów jest na niższym poziomie niż dla zestawu kryteriów z pierwszej grupy.

I tak zmiana wartości wag po nowelizacjach Pzp dla „jakości” zwiększyła się o 9% (z 20% do 29%), dla „wiedzy i doświadczenia” zmiana wyniosła 4% (z 22% do 26%). Dla „czasu reakcji” odnotowano wzrost wagi o 14% (z 8 % do 22%).

Jeśli zatem posiadamy narzędzia prawne już po nowelizacjach ustawy Pzp, to należałoby zadać pytanie, dlaczego tak trudno jest, wdrożyć mierzalne poza cenowe kryteria oceny ofert, bez koncentracji na parametrach nie mających związku z efektywnością zakupu czy inwestycji?

Powodów jest wiele, jednym z nich jest sposób organizacji przetargów w jednostkach zamawiającego. Najczęściej przygotowanie do przetargu prowadzone jest w komórkach organizacyjnych w oderwaniu od działu odpowiadającego za realizację sformalizowanej procedury przetargowej.

Dlatego też brak jest zauważalnej dbałości wszystkich uczestników procesu w osiągnięcie efektów jakościowych.

Można odnieść wrażenie jakby najważniejszym elementem było bezproblemowe przeprowadzenie procedury przetargowej, nie zaś osiągnięcie jakościowego, funkcjonalnego i korzystnego kosztowo wymiaru projektu, z dbałością o efektywność na etapie zakupu oraz użytkowania danego przedmiotu lub usługi.

Zauważa się również separację poszczególnych etapów i działań przetargowych, co nie sprzyja globalnemu spojrzeniu przez wskaźniki efektywności ponoszonych nakładów.

Taka organizacja procesów przetargowych nie sprzyja gromadzeniu informacji o efektywności i koszcie posiadania w czasie użytkowania danego przedmiotu lub zrealizowanej inwestycji.

Brak jest refleksji, że wiedza o poszczególnych fazach użytkowania jest bezcenną dla opracowywania SIWZ i wymagań technicznych w przyszłości, brak jest formalnej potrzeby gromadzenia i liczenia wskaźników, które mogą być zbiorem mierzalnych poza cenowych kryteriów oceny ofert w przyszłości.

Obiektywnym problemem jest i to, że zamawiający nie poszukują sposobów specjalizowania się w poszczególnych branżach i nie podejmują działań wspólnych nad opracowywaniem SIWZ-ów z innymi zamawiającymi pracującymi nad niemal identycznymi branżowo przetargami.

Zamawiający z reguły elementy takiej współpracy traktują, jako ingerencję w ich autonomię oraz obawiają się tworzenia wyspecjalizowanych centrów kompetencji, które mogłyby docelowo przejmować funkcje w zakresie przygotowywania lub prowadzenia przetargów w imieniu zamawiającego.

Odnosząc się obiektywnie do kompetencji urzędników, należy stwierdzić, że zakres rzeczowy zamówień publicznych jest na tyle szeroki, iż trudno oczekiwać, że zamawiający będzie utrzymywał zespoły pracownicze o tak rozległych i wysokich kompetencjach. Jest to zwyczajnie nieopłacalne zarówno dla zamawiającego jak i samych urzędników.

Dlatego coraz częściej spotykaną praktyką jest powoływanie zewnętrznych specjalistów dla opracowania SIWZ oraz kryteriów oceny ofert.

Zasygnalizowane powyżej powody są niewątpliwie nie jedyne, niemniej istotne z punktu widzenia stosowania w praktyce znowelizowanej ustawy Pzp, w kontekście zwiększenia nacisku na odstąpienie od cenowego kryterium, na rzecz kryteriów poza cenowych mających związek z jakością, kosztem użytkowania i osiąganą funkcjonalnością realizowanych dostaw i usług.

Świadomość UZP w zakresie trudności stosowania racjonalnie zdefiniowanych poza cenowych kryteriów oceny ofert, wyraża się poprzez zapowiedziane i realizowane prace zespołów zadaniowych, które docelowo przygotują szablony oceny ofert ze wskazaniem na jakość, funkcjonalność oraz przyszłe kosztu korzystania z dóbr i usług kupowanych przez zamawiającego.

Przykładowe szablony mają być dedykowane poszczególnym branżom, których specyfika wymusza diametralnie innego podejścia do opracowani kryteriów oceny ofert.

Nowelizacja ustawy Pzp – dobre praktyki dla poprawy efektywności oceny ofert

    • Ścisłe współdziałanie wszystkich interesariuszy zamawiającego powinno być stałą praktyką w ramach prowadzonych przetargów.

Interesariusze i inicjatorzy przetargów powinni być odpowiedzialni za gromadzenie wiedzy o rzeczywistych kosztach poszczególnych faz życia użytkownych urządzeń i infrastruktury. Jest to niezbędna wiedza dla świadomego definiowania przyszłych wymagań w odniesieniu do kosztów użytkowania i serwisu a także funkcjonalności i trwałości kupowanych dóbr i usług.

Jednostki organizacyjne zamawiającego będące inicjatorami procesu przetargowego powinni bardziej angażować się w finalnie opracowywane specyfikacje i wymagania. Zaangażowanie to w konsekwencji będzie sprzyjało wypracowaniu kryteriów oceny ofert ze wskazaniem na jakość, funkcjonalności oraz koszty użytkowania i serwisu.

    • Podejmowanie działań wspólnych przez zamawiających dla podzielenia się doświadczeniem i zdobytą wiedzą w zakresie jednoznaczności specyfikacji oraz racjonalnych kryteriów oceny ofert.

Położenie nacisku na standaryzację i optymalizację specyfikacji ze wskazaniem na mierzalne kryteria dla porównywania i oceny ofert w pozacenowych wymiarach.

  • Współdzielenie się szablonami oceny ofert dla poszczególnych branż z innymi zamawiającymi oraz UZP.

Tworzenie i wzajemne udostępnianie szablonów oceny ofert per branża prowadzą do standaryzacji wymagań, ograniczenia nakładów na opracowanie indywidualnych strategii oceny ofert, dają szansę skorzystania z doświadczeń innych zamawiających w ramach danej branży.


Nie czekaj, już dziś zelektronizuj swoje zamówienia publiczne.

Podobne