Właściciele firm wiedzą o tym, że panowanie nad zakupami nie należy do łatwych rzeczy. Zwłaszcza kiedy firma rośnie i musimy zacząć delegować obowiązki, kiedy jedna osoba nie jest w stanie mieć kontroli nad wszystkim.

Nie raz się zdarzyło, że nawet duże firmy miały problem z zapanowaniem nad wydatkami. Marketing, administracja, dział IT itp. wszyscy zamawiali oddzielnie. Zakupy były rozproszone po różnych działach.

W wyniku braku komunikacji tworzyło się coś w rodzaju biura podróży pieniędzy na nieznane inwestycje. Menadżerowie, prezesi, czy zarząd często dowiadywali się o tym dopiero przy rozliczeniu faktur.

Niektóre z zakupów dublowały się lub każdy z działów to samo zapotrzebowanie kierował do różnych dostawców. W ten sposób, albo było zamawiane dwa razy więcej niż potrzeba po wyższej cenie, bądź dostawców papieru do drukarek było dziesięciu zamiast jednego.

W niektórych firmach zdarzało się również, że wydatki znacznie wzrastały w okresie od czerwca do września. Było to spowodowane, tym, że pracownicy z pieniędzy firmowych kupowali wyprawki dzieciom do szkoły, tłumacząc, że to są artykuły biurowe potrzebne im do pracy.

Z czasem przedsiębiorstwa zaczęły zauważać, jak ważne jest odpowiednie zarządzanie zakupami dokonywanymi przez firmę.

Nie tylko po to aby zoptymalizować liczbę wydatków, ale również aby uważnie inwestować za pomocą tych zakupów.

W końcu dokonujemy zakupów po to, aby nasza praca stała się łatwiejsza, bardziej zautomatyzowana oraz przede wszystkim każda kupiona przez firmę rzecz bądź usługa ma być inwestycją, która z czasem się zwróci z nawiązką.

Procurement to szeroko rozumiane działania zakupowe obejmujące zapewnienie źródła dostaw, uzgadnianie warunków umów oraz nabywanie wszelkich dóbr i usług od zewnętrznych dostawców.

Pozyskiwanie źródła dostaw odbywa się często za pomocą przetargu czy licytacji aby uzyskać, jak najlepszą ofertę.

Etapem rozpoczynającym cały proces jest zapotrzebowanie wewnętrzne, które zaspakajane jest za pomocą uzgodnionych umów w procesie wyboru dostawców.

Procurement obejmuje więc całość procesu zakupowego, natomiast jeśli cały proces kończy się spłatą faktury, wtedy posługujemy się określeniem Procure to Pay (P2P) , czyli od zamówienia po zapłatę.

Aby procurement w firmie działał dobrze, warto zastosować się do kilku dobrych praktyk, które przedstawiliśmy na poniższej infografice:

procurement

Tych 11 dobrych praktyk to rzeczy podstawowe, lecz są one zawsze fundamentem rozwoju firmy.

Według raportu KPMG 36% badanych wskazuje na przyszły wzrost strategicznej roli funkcji zakupowej w organizacji, co miałoby doprowadzić do tzw. „prymatu funkcji zakupów”.

W Marketplanet już od lat dbamy o to, aby nasze produkty, jak najlepiej wspierały proces optymalizacji zakupów i pozyskiwanie nowych dostawców.

Sprawdź jakie moduły eProcurementu oferuje nasze rozwiązanie

Podobne