Na czym najmocniej skupiamy się podczas dokonywania transakcji?

Co najbardziej zajmuje nasze myśli?

Jakość towaru, termin dostawy, cena i gdzieś na szarym końcu – dostawca.

No właśnie, czy to nie dostawca powinien być na szczycie naszych przemyśleń przed, w trakcie i po transakcji?

W artykule pokażemy, że partnerskie, oparte na zaufaniu i wzajemnym zrozumieniu relacje z dostawcami mogą realnie przyczynić się do biznesowego sukcesu firmy.

W dłuższej perspektywie dobry układ pomiędzy stroną kupującą, a sprzedającą to pewniejsze decyzje dla przedsiębiorstwa, oszczędność nerwów, czasu i pieniędzy.

Dostawca czyli partner

Stwierdzenie, że dobry partner wśród dostawców jest na wagę złota w procesie transakcyjnym nie jest nadużyciem.

Rzuca za to nieco światła na kluczową dla działań sprzedażowych relację pomiędzy kupującym, a sprzedającym.

Dostawca to nie tylko osoba odpowiedzialna za sprzedaż i dostawę towaru pod wskazany adres. To przede wszystkim firma czy człowiek, dzięki któremu nasze firmowe zakupy mogą stać się łatwiejsze, szybsze i przede wszystkim bardziej opłacalne.

Z drugiej zaś strony dostawca nie istnieje bez swojego klienta (przedstawiciela firmy, szefa działu zakupów czy zaopatrzenia), dlatego ważne, by obie strony ową zależność miały na uwadze i czerpały z niej to, co najlepsze.

Dzięki elektronizacji i automatyzacji procesów zakupowych znacząco zwiększają się możliwości obu stron.

Sprawna komunikacja to podstawa

W każdej relacji pełni istotną rolę, jednak w procesie zakupów tylko dobra i jasna komunikacja ma rację bytu, przynosząc obu stronom wymierne korzyści.

Już na początku budowania biznesowej relacji należy pamiętać o tym, że obie strony w procesie są równie ważne, dlatego warto zwracać uwagę na potrzeby, pomysły i uwagi płynące z każdego obozu.

Żeby komunikacja pomiędzy kupującym, a dostawcą przebiegała sprawnie warto pomyśleć o elektronizacji procesu zakupowego.

Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom takim jak np. platformy zakupowe, możemy szybko i łatwo przeprowadzić cały proces, komunikując się z dostawcą na każdym etapie transakcji czy wymieniając najważniejsze dane.

W ten sposób znacząco wyeliminujemy ryzyko błędów, nieporozumień czy zbędnego oczekiwania na decyzję.

Komunikacja drogą elektroniczną pozwala usprawnić i zautomatyzować proces transakcyjny, przynosząc wymierne korzyści firmie.

Dialog zaczyna się od oferty

Proces kupowania nie kończy się na kupującym, który definiuje wymagania dotyczące oferty.

Złożenie oferty to początek dialogu, poszukiwania wspólnych rozwiązań mających wpływ na przedmiot i formę zakupu, poszukiwanie wartości.

Dobra komunikacja z dostawcą rozpoczyna się od sformułowania i złożenia oferty, dlatego tak ważne jest, by potencjalni kandydaci mieli możliwość zadawania pytań oraz zgłaszania uwag kupującemu.

Dzięki elektronizacji procesu transakcyjnego dostawca ma lepszy obraz sytuacji, jest na bieżąco informowany o decyzjach (widzi statusy wszystkich procesów w transakcji) czy najpotrzebniejsze dane.

Pierwsza strona medalu: kupujący

Konia z rzędem za uczciwego, efektywnego i komunikatywnego dostawcę – niejeden pracownik działu zakupów czy zaopatrzenia podpisałby się pod tymi słowami.

By lepiej zrozumieć istotę omawianej relacji, przyjrzyjmy się bliżej postaci kupującego i korzyściom, jakie może osiągnąć dzięki dobrej współpracy z dostawcą.

Kupującemu zależy na terminowym zamówieniu towaru czy usługi jak najlepszej jakości, w jak najkorzystniejszej cenie. Jak jednak można zauważyć, trudno osiągnąć którykolwiek z tych elementów bez zaufanego dostawcy, który wie jak sprawnie i dobrze przeprowadzić przez cały proces transakcyjny.

Kupujący szuka takiego dostawcy, który pomoże mu zaoszczędzić na procesie, nie zaś na jakości produktów czy usług.

Kupujący szuka możliwości długofalowej współpracy z dostawcą, który sprawdził się w poprzednich transakcjach. Dzięki temu zaoszczędzi czas, uniknie zastanawiania się nad poszczególnymi etapami procesu, swoim zaufaniem do sprzedającego, terminami czy sposobami wypracowania standardu.

Zaufany dostawca to dla kupującego również możliwość współpracy nad innowacjami w procesach transakcyjnych, co mocno popularyzuje się już na Zachodzie.

Należy jednak pamiętać, że póki co, mniej korzystają z tej możliwości firmy, które posiadają środki na przeprowadzenie badań rozwojowych we własnym zakresie.

Trudno jednak oprzeć się wrażeniu, że informacje zwrotne od dostawcy mogą znacząco przyczynić się do wypracowania jeszcze bardziej efektywnych procesów.

Pewny dostawca, elektroniczna, szybka komunikacja i automatyzacja procesu może dla firmy zdziałać cuda.

Druga strona medalu: dostawca

Zrozumienie sytuacji, potrzeb i trudności dostawcy to pierwszy krok do sprawnych, dobrze przeprowadzonych transakcji, które niosą możliwość współpracy na przyszłość.

Największym koszmarem dla dostawcy jest klient zamknięty na dialog, stawiający wymagania, do których dostawca ma się dostosować, nie pytany o zdanie.

Dzięki elektronizacji procesu transakcyjnego dostawca może zawsze dopytać o szczegóły oferty, zgłosić cenną uwagę czy zaproponować swoje rozwiązanie.

Dla dostawcy stały kontakt z klientem to nie tylko lepsza relacja, ale przede wszystkim więcej możliwości dzielenia się uwagami, szybciej wypracowany standard współpracy, szansa na innowacyjne rozwiązania i lukratywne zlecenia w przyszłości.

Takie działanie sprzyja długofalowej współpracy, która dla dostawcy oznacza zawsze nowego, stałego klienta.

Warto też pamiętać, że każdy nowy klient to nowe możliwości. Dostawca przy każdej współpracy gromadzi cenne know-how, które pomoże mu usprawniać proces sprzedaży i dostawy w przyszłości.

Kupujący, który dzieli się swoim standardem w dokonywaniu transakcji, zgłasza uwagi i daje cenny feedback to prawdziwy skarb dla dostawcy, który może tak przemodelować swoje procesy, by obie strony działały efektywnie, oszczędzając czas i koszty.

A jak zwrócić na siebie uwagę kupującego?

Dzięki elektronizacji procesu kupujący ma zawsze wgląd do klasyfikacji dostawców, stworzonej na podstawie ocen niezależnych podmiotów. Godni zaufania dostawcy mają zawsze wysokie noty i warto o tym pamiętać.

Optymalizacja tylko po stronie dostawcy?

Realnego zmniejszania kosztów w procesie transakcyjnym częściej spodziewamy się po stronie dostawcy – to zrozumiałe.

Niska cena jest wciąż najsilniejszym bodźcem napędzającym rozmowy o długofalowej współpracy wśród kupujących i dostawców. Ważne jednak, by korzystna cena nie była wynikiem niskiej jakości produktów, a rezultatem mądrych działań optymalizacyjnych wewnątrz organizacji dostawcy.

Dzięki bardziej efektywnym procesom po stronie dostawcy, kupujący może liczyć na obniżone koszty zakupu usługi czy produktów w przyszłości. Tak rozumiane obniżanie kosztów stanowi bardzo silny fundament do długiej i owocnej współpracy między obiema stronami.

Należy jednak pamiętać, że spory wpływ na koszty procesu transakcyjnego ma też kupujący. Jego feedback, uwagi, komunikacja, standard współpracy i pomysły pomagają przecież usprawniać proces po stronie dostawcy. Warto o tym pamiętać, rozpisując ofertę oraz współpracując nad transakcją.

Informacja zawsze na pierwszym miejscu

Oferta znalazła najlepszego dostawcę i jest realizowana?

Świetnie.

Wybrany dostawca ma teraz ręce pełne roboty. A reszta potencjalnych kandydatów?

No właśnie, należy informować wszystkich biorących udział w ofertowaniu o postępach naszych działań.

Jasna informacja o wygranej/ przegranej nie tylko daje dostawcom pełen obraz sytuacji, ale jest początkiem dialogu pomiędzy stronami. Warto zadbać, by zarówno kupujący, jak i dostawca mieli poczucie, że rozmawiają z wiarygodnym partnerem.

Informujmy zatem o każdej decyzji czy zmianie w procesie. To buduje zaufanie pomiędzy stronami i jest najlepszą drogą do dobrej współpracy.

Podsumowanie – warto budować długofalowe relacje z dostawcami

Doskonała kooperacja na polu “kupujący-dostawca” znacząco usprawnia cały proces transakcyjny oraz pomaga wyeliminować wiele zagrożeń.

Kiedy lepiej rozumiemy wzajemne potrzeby, na bieżąco konsultujemy się z dostawcą i usprawniamy proces zakupowy  drogą elektroniczną, zmniejszamy ilość popełnianych błędów, a co za tym idzie – oszczędzamy czas i koszty.

A dla firmy to przecież wymierne zyski.

 

 

Podobne