Grupa zakupowa – grupa podmiotów działająca pod jednym szyldem wobec potencjalnych dostawców, wyznaczająca reprezentantów, którzy w ich imieniu prowadzą proces zakupowy.

Czy działanie takie zawsze jest efektywne?

Jaki wybrać model współpracy – partnerski czy ekspercki?

Powołać spółkę, a może zlecić specjalizującej się w zakupach firmie doradczej?

Od czego zacząć?

Konstrukcja bez luk

Tworzenie grupy zakupowej to proces dużo bardziej skomplikowany od znanych nam dziś na rynku B2C portali zakupów grupowych, choć niektórzy usiłują zaimplementować model obsługi klienta końcowego do modelu B2B, co nie może skończyć się sukcesem.

Zakupy grupowe prowadzone właściwie to nic innego niż strategiczny proces sourcingu na rzecz wielu jednostek powiązanych w mniej lub bardziej formalny sposób.

Sama konstrukcja współpracy w grupie to sprawa niebagatelna, uzgodnienie wspólnej specyfikacji, zarządzanie rynkiem dostawców, wspólne warunki handlowe, wreszcie właściwe planowanie i zarządzanie asortymentem.

Obecnie firmy posiadają na swoje potrzeby profesjonalną kadrę, składającą się niejednokrotnie z zespołów zakupowych pod przewodnictwem doświadczonych menedżerów asortymentu – firmy oczekują od zarządzającego grupą efektów lepszych niż same są w stanie wygenerować poprzez własną kadrę i środki, a to nie jest łatwe.

Szybkie wygrane i co dalej?

Proces konsolidacji grupowej prowadzi, i owszem, do szybkich zwycięstw. Konsolidacja wolumenów i zakup i jednego dostawcy w większości przypadków generuje oszczędności finansowe.

Pytanie jednak, z punktu widzenia strategicznego zarządzania zakupami, brzmi: „co dalej?”.

Co w przypadku gdy zakup skonsolidowany doprowadzi do monopolizacji strony podażowej?

Wymiar rynku nierzadko jest pomijany, zarządzający grupą i jej uczestnicy rządni efektów finansowych, zapominają, że kolejny kontrakt też trzeba mieć z kim negocjować i najlepiej mieć do tego konkurencyjny rynek od strony podażowej.

Aby zapewnić długofalowe generowanie korzyści, należy przeanalizować możliwy potencjał konsolidacji i standaryzacji – nie każdy zakup grupowy będzie opłacalny.

Bez działań strategicznych, opartych na właściwych strategiach przygotowanych dla poszczególnych asortymentów bądź rynków dostawców, uzyskane korzyści będą krótkoterminowe.

Niewłaściwe przeprowadzenie procesu wyboru np. jednego dostawcy dużego wolumenu może doprowadzić do zaburzenia sił rynkowych i doprowadzić z czasem do monopolizacji rynku przez dostawcę czy dystrybutora.

Wspólny interes

Reprezentując interesy grupy podmiotów, nierzadko rozbieżne pod kątem specyfikacji czy to czysto technicznej, czy też warunków handlowych, np. akceptowane terminy płatności, sposób i częstotliwość dostaw, należy brać pod uwagę powyższe.

Z mojego doświadczenia wynika, że proces prowadzony w grupach kapitałowych, w ramach procesu centralizacji, zmierzający do wspólnego kupowania wytypowanych asortymentów jest bardzo skomplikowany technicznie i organizacyjnie, a co dopiero pogodzenie interesów podmiotów niezależnych od siebie.

Często w procesach grupowych, realizując projekty dla naszych klientów, wspomagamy i definiujemy proces komunikacji, zarządzania zmianą i przygotowania organizacji do implementacji procesu strategicznego, jakim jest zarządzanie sourcingiem.

Proces zmian w zakresie zaopatrzenia należy właściwie przygotować, zabieranie odpowiedzialności i przenoszenie jej na poziom centralny/zewnętrzny zawsze rodzi opory wewnątrz organizacji, szczególnie wielopodmiotowej, a jako taką należy traktować grupę zakupową.

Podstawą sukcesu jest właściwe podejście do procesu zmiany, przygotowanie na poziomie poszczególnych podmiotów wchodzących w skład grupy, odpowiednia komunikacja celu działań restrukturyzacyjnych, standaryzacja, łamanie oporu wobec zmiany i „utraty” samodzielności decyzji co do wydatkowanych środków.

Krok po kroku

Niebagatelny jest także wątek „standingu finansowego” uczestników grupy. Dostawcy nie zaoferują najlepszych warunków handlowych podmiotom niewypłacalnym czy o wątpliwej wiarygodności.

Nierzadko jeden niewłaściwy partner w grupie może pogorszyć warunki dla wszystkich. Doprowadzenie do zdefiniowania wspólnej specyfikacji technicznej przy bardziej skomplikowanych asortymentach może zająć miesiące.

Przykładem prostego asortymentu, który wydaje się być banalny jako przedmiot zakupów dla grupy, może być papier do drukarek, zwykły A4, którego każdy z nas używa w codziennej pracy biurowej.

Otóż papier jako produkt charakteryzuje co najmniej osiem cech technicznych, zaczynając od białości, gramatury, bezchlorowości itp., dodatkowo warunki opakowania, warunki handlowe, sposób dostawy, częstotliwość dostaw i szereg pozostałych cech kontraktowych – to również informacje, które należy wziąć pod uwagę już na początku procesu przygotowania sourcingu grupowego.

Proces należy dobrze zaplanować, zaczynając od najprostszych asortymentów, kończąc na najbardziej skomplikowanych wymagających dużego nakładu pracy związanego ze standaryzacją i konsolidacją, a z niektórych asortymentów wręcz zrezygnować i pozostawić je w zakresie decyzji poza grupą zakupową.

Chodzi o efekt

Kolejny bardzo istotny aspekt dla zakupów grupowych to narzędzia wsparcia dla planowania potrzeb, precyzyjnego wyboru i analizy rynku dostawców, pracy grupowej nad uzgodnieniami specyfikacji, warunków handlowych, przeprowadzenia przejrzystego procesu wyboru, implementacji wyników, konsumpcji umowy, monitoringu wykonania kontraktów, oceny i kwalifikacji dostawcy.

Bez narzędzi proces będzie długotrwały i jako taki jednostkowy, a tutaj chodzi o powtarzalność, standardy, szybkość i efektywność kosztową.

Nie należy zapominać o wskazanym powyżej aspekcie edukacji, kreowania i zarządzania rynkiem dostawców.

Bo cóż nam z wielomilionowego zgrupowanego wolumenu, gdy rynek nie istnieje bądź nie jest w stanie obsłużyć procesu w tym wymiarze.

Podobne