Oceniając wyniki związane z efektywnością działań zaopatrzenia, należy opierać się na korzyściach długoterminowych wynikających z pełnej i rzetelnej analizy całkowitego kosztu posiadania, tzw. TCO.

Podstawowym celem analizy TCO (Total Cost of Ownership) jest ustalenie prawdziwego obrazu kosztów związanych z zakupem usługi lub towaru w całym okresie jego „życia”.

Co oznacza, że należy w przedsiębiorstwie przeanalizować powstały koszt od momentu organizacji zakupu, poprzez uruchomienie użytkowania, eksploatację, aż po wycofanie z użycia danej usługi lub produktu.

Prowadzenie takiego rachunku kosztów dla każdego zakupu nie znajdzie ekonomicznego uzasadnienia, jednak dla zakupów strategicznych powinno stać się normą na etapie opracowania zapytań ofertowych i wyboru ofert oraz dostawcy. Za zakupy strategiczne uważamy te, których wartość w portfelu naszych wydatków stanowi około 80% lub ich znaczenie technologiczne, konstrukcyjne jest kluczowe i ma wpływ na naszą pozycję konkurencyjną.

Analiza TCO

Kompleksowe oszacowanie kosztów daje podstawę do rzetelnego porównania ofert dostawców oraz wyboru najodpowiedniejszej z punktu widzenia naszych potrzeb nie tylko budżetowych, ale również kosztu związanego z cyklem życia produktu w czasie zakładanego okresu eksploatacji.

Niejednokrotnie, jeśli kupujemy produkt za niższą cenę, musimy później ponosić większe nakłady związane z częstością serwisowania, co może okazać się akceptowalne w sytuacji małego obciążenia urządzenia lub zakładanego z góry krótkiego okresu użytkowania.

Jednak intensywniejsza eksploatacja może generować na tyle znaczący koszt, że bardziej opłacalny może okazać się zakup urządzenia droższego.

Dlatego w ramach strategii wyboru dostawców oraz walidacji ofert warto odwoływać się do powszechnie uznanego rachunku całkowitego kosztu posiadania, który komentujemy poniżej.

Ignorowanie rachunku kosztów według modelu TCO z reguły prowadzi do niedoszacowania nakładów po stronie kosztów nabycia i późniejszej eksploatacji i stanowi poważny problem szczególnie w obszarze inwestycji oraz jej efektywności.

Skutkiem takich działań jest albo przewymiarowanie nakładów w stosunku do potrzeb i wolniejszy zwrot z poniesionych nakładów, albo wejście w niezaplanowane wysokie koszty bieżącej eksploatacji, prowadzące do wysokich kosztów produkcji i niskiej rentowności wytwarzania.

Rachunek

W kalkulacji kosztów należy pamiętać o takich pozycjach kosztowych, jak koszt opracowania wymagań i specyfikacji, działań związanych z wyborem dostawcy, przetwarzania dokumentów oraz korespondencji z dostawcami, wizyt referencyjnych u potencjalnych dostawców, logistyki dostawy, w tym ubezpieczenia i transportu.

Istotne, w zależności od rodzaju zakupu, są koszty montażu, w tym adaptacji pomieszczeń, w których instalujemy urządzenie. W praktyce, w zależności od specyfiki przedmiotu zakupu, wymienione powyżej elementy kosztu stanowią od 3% do 60% wartości nominalnej ceny zakupu urządzenia lub usługi.

Ignorowanie tych kosztów prowadzi często do destrukcji budżetów inwestycyjnych firm i wydłuża czas realizacji inwestycji.

W magazynie

Odnosząc się do specyfiki zakupu surowców, istotne znaczenie ma również analiza kosztów składowania oraz ryzyka związanego z zarządzaniem stokami magazynowymi.

Częstość dostaw oraz wielkość jednorazowej partii dostaw ma wpływ na szacowanie ryzyka powiązanego z ciągłością dostaw z jednej strony, z drugiej zaś przeterminowania surowców oraz kosztów zamrożonego kapitału w czasie bezproduktywnego składowania surowców.

Te elementy ryzyka mają szczególne znaczenie między innymi w branżach: spożywczej i przetwórstwa tworzyw sztucznych. Krótkie terminy przydatności do użycia oraz nieregularne cykle produkcyjne i niedopasowanie wielkości dostaw jednostkowych decydują o potencjalnych stratach w wyniku przeterminowania surowców oraz niewykorzystanej szansy potencjalnej sprzedaży.

Dlatego ważne jest skorelowanie atrakcyjności oferty z ryzykiem ciągłości własnych potrzeb produkcyjnych.

Często dostawy w małych partiach, na wywołanie, chociaż kosztowniejsze ze względów logistyki dostaw i wyższych cen jednostkowych zakupu, mogą okazać się efektywniejsze ze względu na mniejsze ryzyko strat na etapie magazynowania produktów czy półfabrykatów w przypadku zaburzeń ciągłości produkcji.

Utylizacja

W obliczu rosnących wymagań środowiskowych zaczyna istotnie ważyć również bilans kosztów wynikający z utylizacji wycofywanej z eksploatacji maszyny czy urządzenia.

Przykładem znacznych obciążeń mogą być również wdrażane technologie, a w ślad za tym materiały technologiczne.

Dla przykładu, jedną z metod nawęglania stali jest technologia opierająca się na mieszaninie soli cyjanowych, odpadem w procesie są uciążliwe związki chemiczne, których utylizacja jest bardzo kosztowna i wymaga zaangażowania poważnych nakładów finansowych.

Podobne