Zgodnie z nowelizacją ustawy o Prawie Zamówień Publicznych od października 2018 r. elektronizacji będą podlegać wszystkie zamówienia powyżej 30 tys. euro.

Ale czy przygotowując się na nowe przepisy nie warto pomyśleć również o usprawnieniu zamówień niskocennych?

Przecież zamówienia poniżej ustalonej przez nowe prawo kwoty również można zelektronizować.

Czy warto?

Skoro nie ma obowiązku elektronizacji zamówień podprogowych poniżej 30 tys. euro (jak zwykło się o nich również mówić), to po co zmieniać coś, co dobrze funkcjonuje?

No właśnie, czy aby na pewno dobrze?

Zamówienia w tradycyjnej formie obarczone są dużą ilością wad – wystarczy wymienić chociażby czasochłonność, częste ograniczanie rynku, objęcie zasięgiem informacji o przetargu tylko lokalnych wykonawców czy wyższe koszty. Nie wspominając już o manualnej ocenie papierowych wniosków, przetwarzaniu danych czy pomyłkach.

Tymczasem przeniesienie całego procesu zamówień na platformę elektroniczną pozwala oszczędzić czas, pieniądze, zachować transparentność i terminowość oraz pozyskać nowych wykonawców.

Kiedy proces zamówień jest spójny i przeprowadzony według tych samych schematów przebiega znacznie sprawniej i bezpieczniej.

Oczywiście pod jednym warunkiem. Istotny jest solidny partner, który pokryje ewentualne ryzyko i dostarczy nam właściwych narzędzi.

Jaką platformę wybrać?

Do przeprowadzenia elektronicznych zamówień podprogowych będzie nam potrzebne narzędzie, które spełnia trzy podstawowe założenia.

Po pierwsze: jest intuicyjne i proste w obsłudze.

Platforma musi posiadać mechanizmy umożliwiające weryfikację czasu i poprawności złożenia oferty, oferowała pomoc poprzez helpdesk oraz dawała gwarancję bezpieczeństwa.

Po drugie: powinno umożliwiać przeprowadzenie postępowań w zgodzie z ustawą o finansach publicznych i PZP.

Właściwa obsługa całego procesu oraz wsparcie partnera w przypadku odwołań czy podważenia możliwości skorzystania z platformy, to czynnik znacznie zwiększający bezpieczeństwo procesu zamówień. Warto zadbać, by platforma z której korzystamy dawała nam taką pewność.

Po trzecie: usługa powinna być dostępna przez Internet i bezpieczna.

W dzisiejszych czasach nikt nie ma czasu na skomplikowane i długotrwałe wdrożenia, to twórca platformy powinien zadbać o jej sprawne funkcjonowanie i bezpieczeństwo.

6 kroków jak zelektronizować zakupy podprogowe

Zdecydowaliśmy się na dokonywanie zamówień podprogowych w postaci elektronicznej, wybraliśmy odpowiednią dla nas platformę, czas na działanie w praktyce.

Zobaczmy jak wyglądają poszczególne kroki tego procesu, bo na ich przykładzie najlepiej widać zalety tego typu zamówień.

Krok 1. Szacowanie wartości zamówienia (badanie rynku)

Za pomocą wybranej platformy przeprowadzamy rozeznanie cen rynkowych przedmiotu zamówienia, wysyłając zapytania do wybranych podmiotów w liczbie zgodnej z regulaminem zamówień publicznych zamawiającego, albo publikując ogólnodostepną informację o prowadzonym rozeznaniu rynku.

Zgodnie z artykułem 31a ustawy Pzp możemy również podejąć dialog techniczny z Wykonawcami:

Art 31.a. 1. Zamawiający, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, może przeprowadzić dialog techniczny, zwracając się o doradztwo lub udzielenie informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy.

Krok 2. Zbieranie ofert

Oferty spływają w jedno miejsce na nasze konto w platformie zakupowej na przykład w odpowiedzi na opublikowane wcześniej ogłoszenie o zamówieniu.

Krok 3. Ocena ofert

Platforma umożliwia ocenę nadesłanych ofert na podstawie kryteriów wprowadzonych do systemu.

Krok 4. Wybranie finalnej oferty lub dogrywka w postaci aukcji elektronicznej

Dwie lub więcej ofert jest dla nas bardzo atrakcyjnych? Wybór najkorzystniejszej oferty można przeprowadzić z wykorzystaniem aukcji elektronicznej.

Krok 5. Analiza

Badamy i oceniamy oferty oraz kończymy postępowanie poprzez podpisanie umowy z Wykonawcą, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę. Pamiętajmy o obowiązku publikacji wyników postępowania.

Krok 6. Proste i przejrzyste raporty

Platforma dostarcza nam komplet raportów, które pokazują poszczególne elementy procesu zakupowego i pozwalają wyciągnąć konkretne wnioski na przyszłość.

Jak to wygląda w praktyce?

Przyjrzyjmy się dwóm przykładom z rynku, w których zamawiający szukał różnych produktów i usług, poprzez elektroniczną platformę zakupową.

Uzyskane efekty pozwoliły zdobyć zarówno nowych wykonawców jak i wprowadzić konkretne oszczędności.

Przykład 1: Wielopozycyjne zapytanie ofertowe na artykuły BHP dla pracowników

CEL:
Badanie rynku per kategoria zakupowa (rozeznanie w zakresie możliwości wykonawców, cen oferowanych usług)
Pozyskanie nowych wykonawców (zwiekszenie konkurencyjności postępowania)
Oszczędności

PRZEBIEG
Zaczęto od zweryfikowania rynku dostawców i pozyskania nowych wykonawców. Zakupy przebiegły w dwóch etapach a wybór dostawców nastąpił po przeprowadzeniu aukcji elektronicznej.

EFEKTY
case_artykul1

Przykład 2: Zakup licencji na oprogramowanie komputerowe przez jednostkę terytorialną

CEL:
Aktywizacja potencjalnych wykonawców
Oszczędności

PRZEBIEG
Proces polegał na weryfikacji wykonawcóworaz pozyskaniu nowych za pomocą rozesłanej informacji do wykonawców o wszczęciu postępowania (taką mozliwość daje artykuł 11b ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych).

EFEKTY
case_artykul2

Chcesz wiedzieć więcej o elektronizacji i zmianach w zamówieniach publicznych?

Zapisz się na Akademię e-Zamówień.

Nie czekaj na wejście przepisów w życie, zacznij działać już teraz, przekonaj wykonawców.