Podstawowe założenia platformy e-Zamówienia

Wdrożenie projektu platformy e-Zamówienia zakłada:

  • wprowadzenie obowiązkowej komunikacji elektronicznej między wykonawcą i zamawiającym,
  • wprowadzenie obowiązku stosowania profilu nabywcy (przy składaniu ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu), stanowiącego rozwiązanie techniczne, umożliwiające realizację procesu udzielania zamówień publicznych. W tym sporządzanie dokumentów elektronicznych, ich udostępnianie, przekazywanie i przechowywanie, z wykorzystaniem środków elektronicznych,
  • stworzenie elektronicznej platformy zamówień publicznych e-Zamówienia, na której będzie znajdował się Biuletyn Zamówień, profil nabywcy oraz aukcje elektroniczne, dzięki czemu zwiększona zostanie dostępność oraz przejrzystość realizowanych procesów, z jednoczesnym zapewnieniem bezpieczeństwa danych,
  • uproszczenie realizacji obowiązków związanych ze sprawozdawczością poprzez automatyzację tworzenia sprawozdawczości rocznej wykorzystującej dane o postępowaniach przechowywanych na platformie e-Zamówienia.

Kluczową rolę odgrywać będzie Centralne repozytorium danych. Z repozytorium tym współpracowały będą:

  • biuletyn Zamówień Publicznych;
  • TED (Tenders Electronic Daily) czyli internetowa wersja „Suplementu do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej” poświęconego europejskim zamówieniom publicznym – za pomocą eSender;
  • moduł przyjmowania i zabezpieczania zaszyfrowanych ofert/wniosków (tylko do terminu ich otwarcia);
  • moduł aukcji i licytacji elektronicznej;
  • moduł monitorowania i analiz.

Aby zapewnić pełną współpracę zostaną opracowane standardy wymiany danych. Pozwoli to na reużywalność danych, a więc dane będą wprowadzane tylko raz i współużywane przez współpracujące moduły. Np. dane wprowadzone do ogłoszenia automatycznie przeniosą się do protokołu z postępowania, czy też do rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

Jakie ważne czynniki należy wziąć pod uwagę wybierając platformę wspierającą e-Zamówienia?

  1. komunikatywność z platformą e-Zamówienia,
  2. pełną elektronizację procesów wyboru dostawcy od planowania do oceny dostawcy,
  3. odwzorowanie w systemie zakupowym ścieżek akceptacyjnych,
  4. rozwiązanie powinno dotyczyć także zarządzania zakupami podprogowymi, poniżej progów PZP,
  5. integralną częścią rozwiązania powinien być e-procurment, zakupy operacyjne (zamówienia składane do zawartych umów),
  6. bezpieczeństwo danych zakupowych – w rozumieniu wydzielonej strefy dostawców, do której logują się dostawcy składający oferty, wystawiający faktury, bez możliwości/ konieczności zalogowania się do platformy zakupowej zamawiającego,
  7. pełne możliwości raportowe w zakresie monitorowania wydatków zakupowych na wybranym poziomie: total zakupy, dostawcy, kategorie asortymentowe.

Platforma e-Zamówienia: fakty i mity

Wśród celów jakim ma służyć projektowany system wymieniano m.in.:

  • poprawę jakości opracowywanej dokumentacji takiej jak np. ogłoszenie o postępowaniu, co miałoby nastąpić m.in. dzięki zautomatyzowanemu systemowi kontroli poprawności wypełniania ogłoszeń.

Nie wydaje się, aby problemem była jakość ogłoszenia, którego forma jest ustrukturyzowana przepisami prawnymi. Wykonawcy narzekają raczej na jakość SIWZ, specyfikacji technicznej, a zamawiający z kolei na jakość składanych ofert.

  • skrócenie czasu przygotowania ogłoszenia o zamówieniu. Dzięki przewidzianym rozwiązaniom zamawiający będą mogli wypełnić tylko jedno ogłoszenie, które zostanie opublikowane zarówno w BZP jak i w TED. System umożliwi ponowne wykorzystywanie raz wprowadzonych danych.

Skrócenie czasu przygotowania ogłoszenia nie jest kluczowym elementem postępowania. Jeśli formalna procedura wyboru dostawcy nie będzie realizowana elektronicznie, nie poprawi to czasu realizacji przeciętnego postępowania. Poprzez formalną procedurę dostawcy należy rozumieć prace komisji przetargowej, obieg akceptacyjny zatwierdzenia SIWZ, wybór dostawcy, umowy.

  • wsparcie zamawiających w wypełnieniu ustawowego obowiązku elektronizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

Platforma e-Zamówienia nie obejmuje całościowego procesu: planowania, przygotowania postępowania publicznego, wyboru dostawcy, realizacji wykonawczej zawartych umów. Stanowi raczej repozytorium danych o postępowaniu.

  • bezpłatna Platforma e-zamówienia zastąpi komercyjne platformy zakupowe

Przyjęte rozwiązanie minimalistyczne nie zastąpi platform komercyjnych.

W prezentowanych założeniach projektowanego systemu brak jest m.in. rezultatów w postaci ujednolicenia procedur przetargowych, przyspieszenia procedury czy ograniczenia dowolności oceny ofert.

Co musi zapewnić bezpieczna i transparentna platforma zakupowa?

  • poufność – zabezpieczenie danych przed ich udostępnieniem nieuprawnionemu odbiorcy,
  • integralność – zabezpieczenie danych przed modyfikacją lub zniekształceniem przez
    nieuprawnionych użytkowników,
  • rozliczalność – określenie i weryfikowanie odpowiedzialności za wykorzystanie systemu,
  • autentyczność – weryfikacje tożsamości podmiotów i prawdziwości zasobów,
  • niezawodność – gwarancja oczekiwanego zachowania systemu.

 

Nie daj się zaskoczyć elektronizacji!
Sprawdź jak wdrożyć zmiany związane z nowelizacją ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Podobne