
Praktyczna implementacja wymagań związanych z nowelizacją ustawy Prawo Zamówień Publicznych, powinna się składać z czterech kolejnych etapów:
- Przeanalizowania kluczowych obszarów organizacji zakupowej.
- Identyfikacji luki między stanem obecnym a wymaganym.
- Wskazania zmian organizacyjnych, formalnych oraz funkcjonalności narzędzi elektronicznych wspierających zakupy.
- Utworzenia planu implementacji zmian.
Analizę obecnego poziomu zaawansowania elektronizacji zamówień publicznych można przeprowadzić w podziale na najważniejsze obszary funkcjonalne związane bezpośrednio z elektronizacją, np.:
- proces zakupowy,
- procedury zakupowe,
- narzędzia elektroniczne.
Przy okazji analizy procesów zakupowych realizowanych w rygorze ustawy Prawo Zamówień Publicznych można przeprowadzić także analizę realizacji zakupów poniżej progów ustawy. Nie ma formalnych przeszkód, aby uproszczenie zakupów i elektroniczna komunikacja z dostawcami objęła całość realizowanych procesów zakupowych.
Rekomendacje zmian w zakresie dostosowania obszaru zakupów do dyrektywy unijnej i zmian ustawy Prawo Zamówień Publicznych, mogą zawierać:
- niezbędne zmiany funkcjonalne w obecnych e-narzędziach,
- propozycje rozwojowe w zakresie wdrożonych e-narzędzi,
- propozycja pokrycia obszarów procesu zakupowego nie odwzorowanych dotychczas w narzędziach IT.
Plan implementacji zmian w zakresie elektronizacji podzielić można na poniższe obszary:
- proceduralno-organizacyjny,
- w zakresie e-narzędzi.
W ramach planu powinno się określić przede wszystkim realny harmonogram implementacji zmian. Terminami brzegowymi będą tutaj terminy ustawowe wejścia w życie zmian. Całościowy harmonogram implementacji zmian dotyczyć powinien jednocześnie zmian organizacyjnych i systemowych.
Należy pamiętać, że elektronizacja będzie wdrażana stopniowo. Centralny zamawiający (tj. Centrum Usług Wspólnych) będzie musiał zapewnić elektroniczną komunikację z wykonawcami w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, wszczynanych od 18 kwietnia 2017 r.
JEDZ w formie elektronicznej będzie składany obowiązkowo w postępowaniach wszczętych 18 kwietnia 2018 r. lub później.
Pełna elektronizacja komunikacji, tj. obejmująca wszystkich pozostałych zamawiających, nastąpi w odniesieniu do postępowań wszczynanych od 18 października 2018 r.
Wsparciem dla wdrożenia będzie wyznaczenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI). Nie powinno się także zapominać o komunikacji zmian wewnątrz organizacji. W tym cel warto:
- dokonać identyfikacji interesariuszy zmian,
- opracować kanały komunikacji do wewnątrz i zewnątrz organizacji oraz częstotliwość ich wykorzystywania.
A Wy jak przygotowujecie się do nadchodzących zmian?