Praktyczna implementacja wymagań związanych z nowelizacją ustawy Prawo Zamówień Publicznych, powinna się składać z czterech kolejnych etapów:

  1. Przeanalizowania kluczowych obszarów organizacji zakupowej.
  2. Identyfikacji luki między stanem obecnym a wymaganym.
  3. Wskazania zmian organizacyjnych, formalnych oraz funkcjonalności narzędzi elektronicznych wspierających zakupy.
  4. Utworzenia planu implementacji zmian.

Analizę obecnego poziomu zaawansowania elektronizacji zamówień publicznych można przeprowadzić w podziale na najważniejsze obszary funkcjonalne związane bezpośrednio z elektronizacją, np.:

  • proces zakupowy,
  • procedury zakupowe,
  • narzędzia elektroniczne.

Przy okazji analizy procesów zakupowych realizowanych w rygorze ustawy Prawo Zamówień Publicznych można przeprowadzić także analizę realizacji zakupów poniżej progów ustawy. Nie ma formalnych przeszkód, aby uproszczenie zakupów i elektroniczna komunikacja z dostawcami objęła całość realizowanych procesów zakupowych.

Rekomendacje zmian w zakresie dostosowania obszaru zakupów do dyrektywy unijnej i zmian ustawy Prawo Zamówień Publicznych, mogą zawierać:

  • niezbędne zmiany funkcjonalne w obecnych e-narzędziach,
  • propozycje rozwojowe w zakresie wdrożonych e-narzędzi,
  • propozycja pokrycia obszarów procesu zakupowego nie odwzorowanych dotychczas w narzędziach IT.

Plan implementacji zmian w zakresie elektronizacji podzielić można na poniższe obszary:

  • proceduralno-organizacyjny,
  • w zakresie e-narzędzi.

W ramach planu powinno się określić przede wszystkim realny harmonogram implementacji zmian. Terminami brzegowymi będą tutaj terminy ustawowe wejścia w życie zmian. Całościowy harmonogram implementacji zmian dotyczyć powinien jednocześnie zmian organizacyjnych i systemowych.

Należy pamiętać, że elektronizacja będzie wdrażana stopniowo. Centralny zamawiający (tj. Centrum Usług Wspólnych) będzie musiał zapewnić elektroniczną komunikację z wykonawcami w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, wszczynanych od 18 kwietnia 2017 r.

JEDZ w formie elektronicznej będzie składany obowiązkowo w postępowaniach wszczętych 18 kwietnia 2018 r. lub później.

Pełna elektronizacja komunikacji, tj. obejmująca wszystkich pozostałych zamawiających, nastąpi w odniesieniu do postępowań wszczynanych od 18 października 2018 r.

Wsparciem dla wdrożenia będzie wyznaczenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI). Nie powinno się także zapominać o komunikacji zmian wewnątrz organizacji. W tym cel warto:

  • dokonać identyfikacji interesariuszy zmian,
  • opracować kanały komunikacji do wewnątrz i zewnątrz organizacji oraz częstotliwość ich wykorzystywania.

A Wy jak przygotowujecie się do nadchodzących zmian?

Podobne