
Sukces większości nowych projektów w przedsiębiorstwach często zależy od umiejętności i podejścia lidera zmiany. To on przygotowując, wspierając i motywując pracowników, sprawia, że wdrażana zmiana będzie postrzegana jako coś pozytywnego i zakończy się sukcesem.
Funkcjonowanie departamentu zakupów w niezmiennym otoczeniu jest w dzisiejszych firmach stanem niemożliwym do osiągnięcia. Zmiana, jak określa ją Peter Drucker, jest jedyną stałą rzeczą w organizacji. Ma ona zawsze dwa oblicza. Chińczycy, chcąc powiedzieć słowo „zmiana” muszą użyć dwóch wyrażeń: „szansa – zagrożenie”. To zestawienie jest bardzo trafne – taki jest bowiem charakter każdej zmiany. Zmiana tworzy potencjał do rozwoju zarówno w firmie, jak i wśród jej pracowników, ale jednocześnie niesie za sobą poważne ryzyko, co potwierdzają statystyki.
Mimo wielu zagrożeń, które pociąga za sobą zmiana, zastanawiające jest jednak, dlaczego tylko 10% procesów zmian kończy się sukcesem, czyli skutecznym wdrożeniem zmiany.
Silny lider
Pierwsza odpowiedź, jaką możemy przedstawić, to mylne zrozumienie tego, na czym polega skuteczne wdrożenie zmiany. Doświadczenie pokazuje, że zbyt często proces ten jest utożsamiany jedynie z rozwojem organizacyjnym. Wdrażając zmiany zapominamy, że o skuteczności swoich działań możemy mówić tylko w sytuacji, kiedy zmiana dokonuje się również na poziomie indywidualnym, czyli osoby biorące udział w procesie zaczynają myśleć, zachowywać się oraz pracować tak, jak wymaga tego od nich stan po zmianie. Dla osiągnięcia obu celów, czyli wdrożenia zmiany na poziomie organizacyjnym oraz indywidualnym kluczowa jest rola silnego lidera zmiany. Dla zobrazowania zadań, jakie stoją przed liderem zmiany wyobraźmy sobie jego sytuację. Właśnie otrzymaliśmy do zarządzania projekt zmiany organizacyjnej w zakupach. Nawet nie rozpoczęliśmy tegoprojektu, a już słyszeliśmy plotki o tym, jakie będzie to nieprzyjemne, jakie będą cięcia, a sam pomysł wydaje się wszystkim bezsensowny. Sytuacja nie jest ciekawa, ale lider nie jest wcale na straconej pozycji.
4 istotne pytania…
Zanim jednak rozpocznie jakiekolwiek działania, lider powinien odpowiedzieć sobie na cztery kluczowe pytania.
- Czy w mojej organizacji odczuwalna jest konieczność zmiany oraz energia do zmiany?
- Czy wizja stanu docelowego jest jasna oraz podzielana przez wszystkie najważniejsze osoby?
- Czy zostały zapewnione odpowiednie zasoby oraz umiejętności, aby móc z sukcesem przeprowadzić projekt?
- Czy został stworzony realistyczny plan działania?
Jeśli lider zmiany odpowie negatywnie na przynajmniej jedno z powyższych pytań, można wnioskować, że wdrażana zmiana obarczona jest wysokim ryzykiem.
Jakie jest ryzyko?
Brak poczucia konieczności wdrożenia zmiany jest niebezpiecznym aspektem, bo przekłada się na niski priorytet projektu w całej organizacji. W rezultacie zastąpi go inny bieżący projekt, który będzie postrzegany jako ważniejszy i zabsorbuje zasoby przeznaczone tylko na realizację projektu wdrożenia zmiany. Brak wspólnego zrozumienia na temat tego dokąd dążymy, jakie są nasze obecne cele, kończy się zazwyczaj falstartem. Każdy w przedsiębiorstwie podąża w innym kierunku. Energia jest konsumowana na dyskusje na temat tego, co będzie najlepsze w danym momencie i jakie rozwiązanie powinniśmy wybrać. W rezultacie projekt stoi w miejscu.
Najczęstszym jednak problemem, z jakim może spotkać się lider zmiany jest brak odpowiednich zasobów oraz umiejętności niezbędnych do wdrożenia zmiany. Członkowie zespołu projektowego muszą realizować zadania związane z projektem oraz swoje bieżące cele wynikające z obowiązków na danym stanowisku. Z czasem taka sytuacja może spowodować stres i napiecie. Jeśli dodamy do tego fakt, że bardzo często członkowie zespołu nie posiadają niezbędnych umiejętności do skutecznego realizowania nowej wizji, to możemy stwierdzić, że tego typu projekt nie zakończy się sukcesem.
Ostatnim zagrożeniem jest brak realistycznego planu działania. Za często chcemy wdrożyć zmiany zbyt szybko, nakładając na siebie liczne zadania. To tylko potęguje poczucie bezradności i frustracji wśród osób wdrażających zmianę. Zadaniem lidera jest sprawienie, aby już na początku wprowadzania projektu wprowadzić do organizacji wszystkie cztery kluczowe elementy decydujące o przyszłym sukcesie wdrożenia zmiany.
Z fazy oporu do fazy testowania
Czy jednak w przypadku wprowadzenia wspomnianych kluczowych elementów przez lidera zmiany jest to koniec jego działań? Tak naprawdę jest to dopiero początek – baza do skutecznego wdrożenia zmiany. Chcąc zrozumieć dalsze działania lidera, musimy odpowiedzieć na pytanie, jak ludzie reagują na zmianę. W skrócie można powiedzieć, że różnie. Każdy z nas ma bowiem specyficzne reakcje emocjonalne związane z określoną zmianą. Reakcje można sklasyfikować w pięciu fazach procesu zmiany, tj. szoku, wyparcia, oporu, testowania oraz dostosowania. Rolą lidera jest doprowadzenie do sytuacji, w której osoby dotknięte bezpośrednio lub pośrednio zmianą będą w obszarze dostosowania w relacji do zmiany. Co ciekawe, często przyczyną porażki w procesie wdrażania zmian jest mylne przeświadczenie, że osoby, które nie protestują, zaakceptowały zmianę. Prawda jest zazwyczaj taka, że w większości osoby te są w fazie wyparcia. W wyparciu ludzie są obojętni na zmianę, zachowują się tak, jakby nic się nie działo. Całkowicie ignorują wszelkie czynności, których wymaga od nich proces zmiany. Paradoksalnie, wystąpienie oporu jest pozytywną informacją dla lidera, ponieważ oznacza, że ludzie zrozumieli, czego wymaga od nich zmiana, jak muszą się zmienić, jak zacząć myśleć. Opór jest w tej sytuacji czymś naturalnym. Rolą lidera jest przeprowadzenie osoby z fazy oporu do fazy testowania, kiedy to nowe zasady działania zostaną wypróbowane. Faza ta jest często nazywana „ jeden krok do przodu, dwa kroki do tyłu”. Bardzo ważne w tej sytuacji staje się stałe wsparcie ze strony lidera, gdyż z fazy testowania bardzo łatwo wrócić do fazy wyparcia lub oporu. Kiedy osoby znajdą się w fazie dostosowania, są zadowolone z tego, że zmiana miała miejsce.
Miernikiem sukcesu działań lidera jest skuteczne wdrożenie w firmie nowych rozwiązań organizacyjnych oraz zmiana myślenia pracowników. Silny lider zmiany, przy wsparciu sponsora projektu oraz przy współpracy kompetentnego zespołu projektowego jest w stanie zrealizować to zadanie, osiągając założone cele. Jednak aby wdrożenie zmiany zakończyło się pełnym sukcesem, niezbędne jest położenie odpowiednich fundamentów oraz systematyczne podejście do zarządzania.