System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na efektywne zarządzanie dostępem do zasobów informacyjnych,  a także ogranicza ryzyka spowodowane utratą dokumentów. Nakłady, jakie trzeba ponieść na wdrożenie tej technologii są niewspółmierne do ryzyk, jakie mogą wystąpić przy tradycyjnym podejściu do zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie.

Z roku na rok rośnie zainteresowanie eliminacją papierowego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwach. Jako motywację, firmy podają nie tylko oszczędności kosztowe, ale przede wszystkim bezpieczeństwo przetwarzania dokumentów w organizacji.

Elektroniczny obieg dokumentów to sukces, którym może pochwalić się firma J. Schneider Elektrotechnik – znany i ceniony producent osprzętu elektrycznego. Przedsiębiorstwo uprościło przepływ dokumentów księgowych w rozproszonej strukturze organizacyjnej firmy, eliminując papierowe dokumenty na rzecz ich elektronicznych wersji. Wyzwaniem  organizacyjnym była oddzielna lokalizacja departamentów księgowości i zakupów. Ponadto jednostki organizacyjne generowały dużą ilość dokumentów, których przetwarzanie związane było z wysokimi kosztami i wymagało poświęcenia czasu. Firma zdecydowała się na zmianę sposobu pracy z dokumentami za pomocą systemu ELO Professional,  eliminując z obiegu dokumenty papierowe. Wybrano ELO Professional ze względu na otwartość systemu na modyfikacje uwzględniające specyfikę użytkowników i procesów. Obecnie wszystkie papierowe faktury są automatycznie skanowane, a następnie bezpośrednio przesyłane do departamentu księgowości. To samo dotyczy faktur otrzymanych e-mailem lub fax-em. System przypisuje także odpowiedni scenariusz obiegu akceptacyjnego według wcześniej zdefiniowanych zasad.

Główne korzyści, o których mówi firma J. Schneider Elektrotechnik z wdrożenia nowego rozwiązania to:

  • Dostęp do wszystkich zasobów informacyjnych niezależnie od lokalizacji
  • Szybszy czas przetwarzania  dokumentów księgowych
  • Uproszczony system dostępu i kontroli dokumentów
  • Oszczędność kosztowa w postaci eliminacji z obiegu wielu kopii dokumentów oraz czasu ich przetwarzania
  • Eliminacja zbędnych kopii dokumentów

Podobne