Z dzisiejszej perspektywy można powiedzieć, że stosowanie mierników efektywności (KPI) stało się standardem, znacznie wykraczającym poza obszar zakupów. Wiele mówimy o KPI i ich znaczeniu zarządczym oraz jako o narzędziu do weryfikacji postawionych celów. Znacznie trudniej jest natomiast zróżnicować wskaźniki uwzględniając specyfikę kategorii asortymentowej, czy rynku dostawców.
Można opracować i wdrożyć nawet kilkadziesiąt mierników, mierzących cały proces zakupowy. Oczywiście nie twierdzę, że nie są potrzebne globalne wskaźniki typu: czas upływający od zgłoszenia zapotrzebowania do czasu realizacji zakupu albo średnia ilość ofert złożonych w postępowaniu. Nie ma natomiast potrzeby analizować np. ilości umów w kategorii asortymentowej, tam gdzie jest zawarta jedna umowa centralna.
Jak się zabrać do dopasowania wskaźników do specyfiki asortymentu? Proponuję, aby w ramach tworzenia strategii asortymentowych obligatoryjnie opracować kilka wskaźników weryfikujących jej efektywność. A konkretnie? Wyobraźmy sobie, że mówimy o asortymencie, który idealnie nadaje się do skonsolidowania w ramach jednej umowy centralnej o charakterze ramowej. Taką kategorią są np. artykuły biurowe. Wyznaczenie KPI musi być spójne ze strategią zakupową. Jakie cele ma konsolidacja artykułów biurowych? Nie jest to zwykle asortyment o strategicznym znaczeniu, więc główny nacisk kładzie się na oszczędności: finansowe i operacyjne. Ważne będzie zatem zmierzenie np.: całościowego poziomu wydatków przed konsolidacją i po konsolidacji, czy też zmniejszenia ilości faktur. Konsolidacja w ramach jednej umowy zawsze będzie oznaczać dużą zmianę w organizacji. Dlatego też w tym konkretnym przykładzie punktem odniesienia powinien być okres poprzedzający zawarcie umowy centralnej, okres wstecz odpowiadający długości trwania umowy ramowej.
***
13 września odbył się kolejny warsztat z cyklu „Akademia Zakupowca’’. Tym razem tematyka dotyczyła mierników efektywności ukierunkowanych na konkretne kategorie asortymentowe i dostawców.