Szumne deklaracje e-państwo, e-urząd, e-firma, e-komunikacja – gdzie tu miejsce na zakupy w formie „e” ? Od czego zacząć, aby zapewnić sobie sukces i nie wylać dziecka z kąpielą. Moda na „e-wszystko” rozwija się w najlepsze, kolejne „e” pojawia się jako zapis marketingowy, bądź deklaracja polityczna. Będzie milej, łatwiej a przede wszystkim tanio. Generalnie proszę nie traktować, iż jestem przeciw, wręcz przeciwnie (jak mówi klasyk) , postęp technologiczny dopada nas nieubłagalnie – nawet powstają dyrektywy unijne odnośnie e-taniości nowego e-Państwa poprzez e-EU regulacje.

Pytanie od czego zacząć, należy oprzeć o odpowiedź, co chcemy i w jakim obszarze uzyskać. W poprzednich wpisach poruszaliśmy takie kwestie jak:

  1. Oszczędności finansowe i procesowe
  2. Szybsza realizacja zakupu
  3. Łatwa identyfikacja przedmiotu zamówienia
  4. Usprawnienie procesu monitorowania elektronicznych zakupów

Jeśli wiemy już, „gdzie i jak”, pozostaje nam pytanie, gdzie dziś jest nasza organizacja. Ocena własna nie zawsze jest obiektywna, stąd może się przydać pomoc konsultanta – aby właściwie dobrać narzędzia i formy realizacji naszego „e”.

I tak 4 pytania, jakie winniśmy sobie zadać:

  1. Ile i jakich projektów zakupowych przeprowadzamy w ciągu roku/miesiąca/dnia.
  2. Czy rynek naszych dostawców jest gotowy do obsługi naszego e-zapytania/e-zamówienia/e-umowy/e-rozliczenia.
  3. Czy nasza organizacja jest gotowa wewnętrznie na obsługę procesów w formie elektronicznej.
  4. Czy jesteśmy w stanie opisać to co chcemy kupić na tyle szczegółowo aby narzędzie było pomocne.

E-sourcing, e-procurement

Kolejny wybór jaki nas czeka to e-sourcing czy e-procurement ? Czy chcemy poszukiwać i wybierać dostawców elektronicznie (narzędzie klasy e-rfx+aukcje), czy obsługiwać wywoływanie zamówień, obsługę koszyka, rozliczanie zamówień, dostawy (narzędzie klasy e-procurement).

Do tego dochodzą procesy wewnętrzne przed wyborem dostawcy (wniosek zakupowy, planowanie zakupów, ścieżki monitowania i zatwierdzeń)  oraz po wyborze (umowy, budżety, koszyki, rozliczenia, rozksięgowania, elektroniczna faktura, ścieżki raportowania i zatwierdzeń) – całkiem skomplikowany „las procesów”, które obsługuje i z którymi łączy się System Zakupowy.

E-zakupy – od czego zacząć

Wracając do punktu wyjścia – od czego zacząć? W przypadku gdy nigdy nie korzystałeś z e-narzędzi proponuję następujące podejście:

  1. Wybierz prosty asortyment i zleć przeprowadzenie akcji ofertowej (e – zapytanie ofertowe, e-aukcja) – patrz i angażuj swój zespół we współpracę z dostawcą usługi
  2. Oceń efekty – będziesz zaskoczony potencjałem jaki tkwi w narzędziach e – na razie tylko finansowym – ale to dobra droga
  3. Zobacz gdzie  rozpocząć implementację – może istnieje miejsce w firmie gdzie łatwo można kupować produkty/usługi w formie powtarzalnej z użyciem e-narzędzi
  4. Wybierz solidnego partnera – partnera który posiada narzędzia/potrafi jest skutecznie wdrożyć/ma potencjał aby obsłużyć Twoją organizację dziś ale także w przyszłości.
  5. Rozpocznij wdrożenie w formie pilota na wybranej kategorii dla wybranej jednostki organizacyjnej.
  6. Rozpocznij wdrożenie. Jeśli wykonałeś kroki powyżej będzie łatwiej i szybciej.

Cały sukces opiera się o „skutecznie przeprowadzone wdrożenie właściwego narzędzia przez właściwego partnera” – proste a zarazem skomplikowane (jak w grze słownej – tanio, szybko, profesjonalnie – wybierz dowolne dwa) – zbyt wiele mamy w Polsce wdrożeń systemów klasy  „e- „, które nie dostarczają żadnej wartości klientowi lub są niewykorzystywane.

Niestety rozwiązania, o których mowa, a głównie ich postrzeganie psują źle wykorzystane dotacje unijne, które na słowo e – otwierają się szeroko, sypiąc tysiące EURO na przedsięwzięcia, delikatnie rzecz biorąc wątpliwe w swoich założeniach – pozwalające mylić, skołowanemu klientowi parę szablonów internetowych z rozwiązaniem klasy Enterprise w obszarze e-sourcingu czy e-procurement – ale o tym w następnym wpisie.

 

Podobne