Współpraca z dostawcą nie sprowadza się jedynie do procesu związanego z wyborem dostawcy, negocjacjami czy też jego kwalifikacją. Realne zarządzanie zewnętrznymi zasobami firmy tj. dostawcami rozpoczyna w momencie podjęcia wysiłku związanego z systematyczną oceną efektywności współpracy realizowanej z danym dostawcą. Jak powinna wyglądać kompletna ocena dostawcy i jakie są wady i zalety istniejących modeli?
Pomiar efektywności realizowany może być przy wykorzystaniu trzech modeli:
- modelu prostego, gdzie wykorzystywane mierniki są z kategorii spełnia/nie spełnia założone wartości,
- modelu ważonego, gdzie wykorzystywane mierniki mają przypisane wagi,
- modelu kosztowego, gdzie mierniki oparte są o realne koszty, które generowane są w ramach operacyjnej współpracy z dostawcą – np. miernik SPI (Supplier Performance Index), który poza kosztami związanymi z kosztem asortymentu bierze pod uwagę wszystkie koszty operacyjne związane z realizacją współpracy z dostawcą.
Każdy z tych modeli ma swoje wady i zalety. Z perspektywy trudności wdrożenia oraz kosztów wdrożenia najprościej i najtaniej jest wdrożyć pierwszy model, model ważony wymaga inwestycji w narzędzia IT, a wdrożenie modelu kosztowego często dla swojej skuteczności musi być poprzedzone zmianą kultury organizacyjnej. Pomimo wad – jedno jest pewne – WARTO WDRAŻAĆ PROCES POMIARU EFEKTYWNOŚCI WSPÓŁPRACY Z DOSTAWCAMI. Jest to pierwszy krok do wdrożenia otwartego dialogu z dostawcą nacelowanego na wzrost efektywności współpracy.
O czym warto nie zapominać
Warto pamiętać o kilku istotnych aspektach związanych z wdrażaniem modelu pomiaru efektywności współpracy z dostawcami:
- Co mierzyć! Należy zdefiniować co będziemy mierzyć oraz jak pomoże nam to uniknąć spadku efektywności! Realizacja procesu w obszarach, które są nieistotne dla efektywności operacyjnej firmy nie da efektów, co więcej może zniechęcić pracowników do uczestnictwa w procesie pomiaru.
- Pułapka subiektywizmu! Wybrane dla pomiaru efektywności mierniki nie powinny być oparte o subiektywne spostrzeżenia. Nie oznacza to, że nie można ich używać, ale przeważać powinny oceny oparte o dane i obiektywne informacje.
- Kultura organizacyjna! Wyniki pomiaru powinny prowadzić do wewnętrznego dialogu oraz dialogu z dostawcą, dlaczego taka a nie inna efektywność została osiągnięta. Dlatego istotnym elementem jest praca nad wdrożeniem kultury zbierania i analizowania danych.
- ROZMAWIAJ Z DOSTAWCĄ! Projektując system pomiaru efektywności warto do tego procesu zaprosić kluczowych dostawców, którzy będą w przyszłości w ramach systemu podlegać ocenie. Pozwoli im to lepiej zrozumieć sam model. I chyba najważniejsze w całym przedsięwzięciu. Daj feedback dostawcy w postaci np. karty oceny dostawcy. Świadomość po stronie dostawcy, że jego efektywność jest monitorowana oraz oceniana motywuje dostawcę do podnoszenia efektywności. Szczery dialog pozwala na uzyskanie w ramach współpracy pozytywnych efektów.
Wdrażanie modelu warto rozpocząć od prostych rozwiązań, które będą zrozumiałe dla pracowników oraz dostawców i co najważniejsze zostaną następnie wykorzystane. Najgorsze co może nastąpić to wdrożenie modelu, którego efekty nie będą wykorzystywane.